С 1 января 2024 года ведение трудовых книжек в электронном виде стало обязательным для всех работодателей (ст. 66.1 ТК РФ). Работник вправе выбрать способ получения сведений о своей трудовой деятельности: в виде электронной трудовой книжки (ЭТК) или в виде бумажного документа (традиционной трудовой книжки).

Важно: Универсальной, утверждённой государством формы заявления не существует. Однако документ должен содержать определённые обязательные реквизиты и формулировки, чтобы быть юридически корректным. Ниже представлен подробный разбор, как правильно составить такое заявление.

Кто и когда подаёт заявление?

• Новые сотрудники — при заключении трудового договора.
• Действующие сотрудники, в любое время, но работодатель обязан обеспечить возможность выбора.
• Сроки: Работодатель должен собрать заявления от всех сотрудников до 31 декабря 2025 года (в рамках поэпного перехода). После этого сведения будут вестись только в электронном виде, если сотрудник не заявил иное.

Основные отличия двух документов

1. Заявление о переходе на ЭТК, это инициатива работника. Он просит работодателя вести его трудовую книжку в электронном виде и передавать сведения в Социальный фонд России (СФР).
2. Уведомление работодателя — это информация от работодателя о том, что он переходит на электронный учёт и просит сотрудников определиться с выбором. Это внутренний приказ/разъяснение, а не заявление от работника.

Образец (шаблон) заявления работника

Заявление составляется в свободной форме, но должно включать следующие блоки:

Ключевые моменты при заполнении

Обязательные формулировки

• Необходимо прямо указать на ст. 66.1 ТК РФ.
• Чётко разделить два действия: ведение ЭТК и передача сведений в СФР.
• Указать требование о выдаче бумажной книжки на руки (если она есть). Без этого заявления работодатель продолжит нести ответственность за хранение бумажного документа.

Что НЕЛЬЗЯ писать

• «Прошу не вести бумажную трудовую книжку» — некорректно. Нужно указать на ведение ЭТК.
• «Прошу уничтожить мою бумажную трудовую книжку» — ни при каких условиях. Её можно только выдать работнику.
• Расплывчатые формулировки без ссылки на статью ТК РФ.

Что происходит после подачи заявления?

1. Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней со дня подачи заявления:
   • Сформировать в своей системе (например, 1С, Контур.Экстерн) запись о выборе работником ЭТК (в подразделе 1.1 формы ЕФС-1).
   • Передать сведения о трудовой деятельности в СФР.
   • При наличии бумажной книжки — выдать её работнику под расписку.
2. В трудовой книжке (бумажной), если она остаётся у работника, делается последняя запись с указанием: «В связи с переходом на электронную трудовую книжку сведения о трудовой деятельности передаются в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ». Далее — подпись и печать.
3. В дальнейшем все записи (приказы о приёме, увольнении, поощрениях) вносятся только в электронный формат. Бумажная книжка больше не используется.

Где найти официальные образцы и формы?

• Форма ЕФС-1 (с подразделом 1.1) — на сайте Пенсионного фонда (СФР).
• Образцы заявлений — в сервисах «Контур.Экстерн», «1С:Зарплата и управление персоналом», на кадровых порталах (например, «Кадровое дело»).
• Типовые формы внутренних документов (приказ о переходе на ЭТК, уведомление сотрудников), в разделе «Кадровый документооборот» на сайтах юридических и бухгалтерских сервисов.

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку — это простой, но юридически значимый документ. Его правильное составление гарантирует, что сведения о вашем трудовом стаже будут корректно передаваться в Социальный фонд, а бумажная книжка (при её наличии) будет выдана вам на руки. Всегда проверяйте актуальность информации на официальных ресурсах СФР и Минтруда, так как детали регулирования могут уточняться.