С 1 января 2020 года в России начался переход от бумажных трудовых книжек к их электронному формату. Этот процесс сопровождается новыми обязанностями работодателей и правами работников. Одним из ключевых действий является подача заявления в ПФР о регистрации, изменении или закрытии электронной трудовой книжки (ЭТК). В статье подробно рассматриваются все этапы, необходимые документы и часто задаваемые вопросы.

Содержание

1. Что такое электронная трудовая книжка?
2. Правовая база и нормативные акты
3. Когда необходимо подавать заявление в ПФР?
4. Кто может подать заявление (работник, работодатель, представитель)
5. Перечень обязательных документов
6. Пошаговая процедура подачи заявления
7. Как оформить заявление онлайн через портал Госуслуг и Личный кабинет ПФР
8. Подача заявления в бумажном виде (для тех, кто отказывается от ЭТК)
9. Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ, содержащий сведения о трудовой истории работника, аналогичные тем, что фиксируются в бумажной трудовой книжке. Информация хранится в базе данных ПФР и доступна через личный кабинет гражданина, а также в системе работодателя.

• Удобство: данные можно просматривать в любой момент через портал Госуслуги или мобильное приложение ПФР.
• Защита от потери: электронный формат исключает риск утраты или порчи бумажного носителя.
• Автоматизация: большинство кадровых операций (приём, перевод, увольнение) фиксируются автоматически через форму СЗВ‑ТД.

Правовая база и нормативные акты

Основные документы, регулирующие электронные трудовые книжки:

• Федеральный закон № 122‑ФЗ от 30 марта 2020 г. «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»;
• Постановление Правительства РФ № 1089 от 30 июля 2020 г. «Об утверждении Положения о порядке ведения и использования электронных трудовых книжек»;
• Приказ Минтруда России № 1н от 23 апреля 2020 г. «Об утверждении формы СЗВ‑ТД и порядка её представления в ПФР»;
• Законопроект, внесённый в Госдуму в 2023‑м году, который уточняет порядок отказа от бумажной трудовой книжки (в настоящее время действует в виде поправок к ТК РФ).

Когда необходимо подавать заявление в ПФР?

Заявление в ПФР требуется в следующих случаях:

1. Первичная регистрация ЭТК (при приёме на работу, если работник согласен на электронный вариант).
2. Перевод ЭТК между работодателями (смена места работы).
3. Внесение изменений в запись (например, изменение должности, изменение условий труда).
4. Закрытие ЭТК (при увольнении, если работник отказывается от бумажной книжки).
5. Отказ от ЭТК и переход на бумажный вариант – подаётся отдельное заявление.

Кто может подать заявление (работник, работодатель, представитель)

Перечень обязательных документов

Для подачи заявления в ПФР (в электронном виде) обычно требуется:

• Заявление в свободной форме (шаблон ниже).
• Копия паспорта (скан) и СНИЛС.
• Для работодателя – ИНН, ОГРН, подтверждение регистрации в ПФР.
• Если заявление подаёт представитель – нотариально заверенная доверенность.
• Скан формы СЗВ‑ТД (для регистрации/изменения);

Шаблон заявления работника

 Заявление
 в Пенсионный фонд Российской Федерации
 от ___________________ (ФИО полностью)
 СНИЛС: _____________
 Паспорт: серия ___ номер ___, выдан ________________
 Адрес регистрации: ______________________________

 Прошу:
 1) Зарегистрировать/изменить/закрыть мою электронную трудовую книжку (указать нужный пункт);
 2) При необходимости, предоставить выписку из ЭТК в бумажном виде.

 ______________________
 (подпись) Дата: __.__.____

Пошаговая процедура подачи заявления

Шаг 1. Подготовка документов

Соберите сканы паспорта, СНИЛС, доверенности (если нужны) и заполните заявление. Убедитесь, что все файлы находятся в формате PDF, JPG или PNG, размером не более 5 МБ каждый.

Шаг 2. Выбор канала подачи

Существует три основных способа:

• Через Личный кабинет ПФР (рекомендовано).
• Через портал Госуслуг (если у вас подтверждён аккаунт).
• Лично в отделении ПФР (бумажный вариант).

Шаг 3. Подача заявления онлайн

1. Войдите в Личный кабинет ПФР (или в Госуслуги).
2. Выберите раздел «Электронные трудовые книжки» → «Подать заявление».
3. Заполните форму: укажите тип заявления (регистрация, изменение, закрытие, отказ).
4. Загрузите сканы документов (паспорт, СНИЛС, доверенность, форму СЗВ‑ТД).
5. Подтвердите отправку – система автоматически сформирует электронную подпись (если у вас есть квалифицированный сертификат) или запросит подтверждение через СМС/ЭП.
6. Получите подтверждение о приёме (номер заявки, срок рассмотрения – обычно 5‑10 рабочих дней).

Шаг 4. Ожидание обработки

ПФР проверяет соответствие данных и наличие всех обязательных полей. При обнаружении ошибок вам придёт уведомление с указанием, какие документы необходимо исправить.

Шаг 5. Получение результата

• В случае успешной регистрации – в личном кабинете появится запись о новой ЭТК.
• Для закрытия или отказа от ЭТК ПФР отправит подтверждающий документ, который можно скачать.

Как оформить заявление онлайн через портал Госуслуг и Личный кабинет ПФР

Ниже – пошаговый гайд с изображениями (скриншоты условные, их можно добавить в реальном документе).

1. Авторизация. На Госуслугах нажмите «Войти», введите логин и пароль.
2. Поиск услуги. В строке поиска введите «Электронная трудовая книжка» и выберите сервис «Подача заявления в ПФР».
3. Заполнение формы. Укажите тип заявления, введите ФИО, СНИЛС, дату рождения. При необходимости загрузите файлы.
4. Электронная подпись. Если у вас есть квалифицированный сертификат, подпишите документ. Если нет – используйте подтверждение через СМС.
5. Отправка и контроль статуса. После отправки в разделе «Мои заявки» можно отслеживать статус («В обработке», «Одобрено», «Требуется доработка»).

Аналогичный процесс в Личном кабинете ПФР отличаеться только интерфейсом, но логика та же.

Подача заявления в бумажном виде (отказ от ЭТК)

Если работник не желает использовать электронную трудовую книжку, он имеет право оформить отказ. Процедура выглядит так:

1. Составьте заявление об отказе от ЭТК (см. шаблон выше, пункт «Отказ»).
2. Подпишите заявление в присутствии представителя работодателя.
3. Работодатель в течение 5 рабочих дней передаёт заявление в ПФР (через СЗВ‑ТД) и выдаёт работнику бумажную трудовую книжку.
4. ПФР фиксирует отказ в своей базе; в дальнейшем все кадровые операции будут вестись в бумажном виде.

Важно: отказ от ЭТК может быть отозван только в течение 30 дней после подачи заявления.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли подписывать заявление электронной подписью?

Для подачи через Личный кабинет ПФР подпись может быть выполнена через СМС‑код, если у вас нет квалифицированного сертификата. При подаче через Госуслуги требуется подтверждение через мобильный телефон, привязанный к аккаунту.

Сколько времени занимает обработка заявления?

Стандартный срок – 5–10 рабочих дней. При наличии ошибок или неполных данных срок может увеличиться до 20 дней.

Можно ли одновременно иметь электронную и бумажную трудовую книжку?

Да. Если работник не подал заявление об отказе от ЭТК, он может запросить выписку из ЭТК в бумажном виде (по требованию работодателя или по собственному желанию).

Как проверить, что запись в ЭТК корректна?

Войдите в Госуслуги → «Электронная трудовая книжка», выберите нужный период и сравните данные с трудовым договором.

Что делать, если работодатель не передал данные в СЗВ‑ТД?

Обратитесь к работодателю с требованием оформить СЗВ‑ТД в течение 5 дней. При отсутствии реакции можно написать жалобу в ПФР через сайт ПФР или в инспекцию труда.

Можно ли изменить запись в ЭТК без увольнения?

Да. Любые изменения (должность, график, условия труда) фиксируются через форму СЗВ‑ТД и передаются в ПФР в течение 5 дней после изменения.

Электронные трудовые книжки значительно упрощают процесс учёта трудового стажа, делают его более прозрачным и защищённым от потери данных. Однако для корректного функционирования системы необходимо правильно оформлять и подавать заявления в ПФР. Следуя описанным выше шагам, вы сможете быстро зарегистрировать, изменить или закрыть свою ЭТК, а в случае нежелания пользоваться электронным форматом – оформить отказ и получить бумажную трудовую книжку.

Помните, что своевременное предоставление полной и достоверной информации – залог безболезненного взаимодействия с ПФР и работодателем.

Дата публикации: