С 1 января 2021 года в России начат переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). С 1 января 2026 года этот переход будет завершён, и для всех впервые устраивающихся на работу будет оформляться только электронный формат. Это создаёт новые вопросы у работодателей: как подтвердить стаж нового сотрудника, если у него нет бумажной трудовой книжки?

В этой статье подробно разберём, где и как можно получить сведения о трудовом стаже работника с электронной трудовой книжкой, какие документы предъявлять при приёме на работу и как учитывать стаж для расчёта больничного.

Что такое электронная трудовая книжка и как она работает?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это официальный цифровой документ, который ведётся в Пенсионном фонде России (ПФР, теперь — Социальный фонд России, СФР). Все сведения о трудовой деятельности (приёмы, увольнения, должности, периоды работы) работодатель обязан передавать в ПФР в электронном виде.

Ключевые особенности:

• Работник может отказаться от бумажной книжки и перевестись полностью на электронную форму, подав заявление работодателю.
• Если заявления нет, работодатель может вести оба формата параллельно (бумажный и электронный).
• Все данные в ЭТК имеют юридическую силу равную бумажному документу.
• Полная выписка со всем стажем доступна только самому работнику в личном кабинете на портале ПФР или Госуслуг.

Как и где сотрудник может получить выписку из электронной трудовой книжки?

Для подтверждения стажа новому работодателю сотруднику нужно предоставить официальную выписку из ЭТК. Получить её можно несколькими способами:

Через личный кабинет на портале Пенсионного фонда (СФР) или Госуслуг

• Нужно иметь подтверждённую учётную запись на Госуслугах или на сайте ПФР/СФР.
• В личном кабинете ПФР раздел: «Заказ справок и документов» → «Выписка из электронной трудовой книжки».
• На Госуслугах: раздел «Справки» → «Выписка из электронной трудовой книжки».
• Выписка приходит в PDF-формате с электронной подписью, её можно распечатать.

Обращение в МФЦ («Мои документы»)

• Можно получить бумажную или электронную выписку через любое МФЦ.
• Нужно иметь при себе паспорт.
• Услуга обычно бесплатна.

Обращение напрямую в Пенсионный фонд (СФР)

• Через отделение ПФР или через форму СТД-ПФР.
• Можно запросить выписку по почте или через электронный сервис ПФР.

Запрос у последнего работодателя

• Работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника выдать сведения о трудовой деятельности за период работы у него.
• Используется форма СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности работника).
• Этот документ подтверждает стаж только за период работы в данной организации.

Как подтвердить стаж при приёме на новую работу?

При трудоустройстве сотрудник с ЭТК должен предоставить работодателю:

1. Выписку из электронной трудовой книжки (полную, со всеми периодами).
2. Паспорт.
3. Другие документы об образовании, квалификации (дипломы, удостоверения), если они требуются для должности.

Что говорит судебная практика? Суды указывают, что работник, имеющий ЭТК, обязан самостоятельно обеспечить предоставление сведений о своём стаже новому работодателю. Если он не предоставил выписку, это не может быть основанием для отказа в приёме на работу, но может повлиять на правильный расчёт стажа с первого дня.

Как считать стаж для больничного, если у сотрудника ЭТК?

Для расчёта пособия по временной нетрудоспособности (больничного) учитывается страховой стаж. Если у сотрудника электронная трудовая книжка, стаж считается на основании:

• Сведений из ЭТК, переданных в ПФР.
• Для периодов до 31 декабря 2019 года (до массового перехода на ЭТК) могут приниматься и другие документы, если в ЭТК их нет. Об этом свидетельствует позиция Минтруда России.

Особенности подтверждения стажа за ранние периоды

Если в электронной книжке отсутствуют данные о работе до 2020 года (например, работник не передал бумажную книжку для внесения), для подтверждения стажа могут быть использованы:

• Бумажная трудовая книжка (если сохранилась).
• Справки от прежних работодателей.
• Выписки из приказов, лицевые счёта, ведомости по зарплате.
• Иные документы, подтверждающие трудовую деятельность (например, договоры ГПХ, если они учитывались в стаже).

Важно: Работодатель при расчёте больничного должен исходить из данных, имеющихся в Единой государственной системе (ПФР). Если стаж не отражён в ЭТК, сотруднику нужно самостоятельно его подтвердить в ПФР, предоставив архивные документы.

Практические шаги для работодателя при приёме сотрудника с ЭТК

1. Запросите у кандидата выписку из электронной трудовой книжки (полную, с печатью ПФР).
2. Проверьте полноту данных: все ли периоды работы указаны, корректны ли даты и должности.
3. Сверьте с представленными документами (дипломы, сертификаты).
4. При необходимости попросите сотрудника предоставить справки по форме СТД-Р с последних мест работы для оперативного уточнения.
5. Убедитесь, что сотрудник знает, как получить выписку самостоятельно (через Госуслуги или МФЦ), так как в будущем он будет отвечать за актуальность данных.

Частые вопросы и ответы

А что, если у сотрудника нет ни бумажной, ни электронной книжки?

Если человек начал работать после 1 января 2021 года, у него должна быть электронная трудовая книжка. Если её нет, это нарушение работодателя. Сотруднику нужно обратиться к работодателю с требованием оформить ЭТК и передать сведения в ПФР. При приёме на новую работу в таком случае потребуются справки от всех прежних работодателей.

Можно ли доверять выписке из ЭТК?

Да, выписка из личного кабинета ПФР или с Госуслуг, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью, имеет полную юридическую силу. Подделка такой выписки невозможна.

Кто несёт ответственность за неточности в ЭТК?

Ответственность за достоверность и полноту сведений, переданных в ПФР, несёт работодатель. Если в ЭТК есть ошибки, сотрудник должен обратиться к работодателю с заявлением об исправлении. Работодатель обязан внести изменения и направить их в ПФР.

Электронная трудовая книжка, это удобный и безопасный инструмент учёта стажа, но она требует от сотрудника активности в получении выписок и контроля за данными. Работодатель при приёме на работу должен:

• Требовать официальную выписку из ЭТК.
• Понимать, что стаж для больничного и пенсии считается на основе данных ПФР.
• Учитывать, что за периоды до 2020 года могут потребоваться дополнительные документы, если они не отражены в электронном формате.

Главный вывод: Стаж сотрудника с электронной трудовой книжкой берётся из выписки, полученной через ПФР или Госуслуги. Это единственный официальный источник полной информации. Работодатель должен принимать такую выписку как основной документ, подтверждающий трудовой стаж.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства и разъяснений Минтруда, ПФР и судебной практики по состоянию на 2026 год.