С 2020 года в России произошла масштабная реформа — трудовые книжки стали электронными (ЭТК). С 1 января 2021 года все, кто начинает свою карьеру впервые, получают исключительно электронную трудовую книжку. Выбрать бумажный формат таким сотрудникам больше нельзя. В связи с этим у многих возникает вопрос: как теперь достать трудовую книжку и подтвердить свой стаж? В этой статье мы подробно разберем все способы получения данных из ЭТК, а также нюансы для тех, кто перешел на «цифру» с бумажного формата.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажного документа. В ней хранится информация о стаже, должностях, переводах, увольнениях и причинах прекращения трудового договора. Физически у работника на руках нет никакой книжки или пластиковой карточки — все данные хранятся в базе данных Социального фонда России (СФР). При необходимости подтвердить стаж используется выписка из ЭТК.
Как получить трудовую книжку впервые?
Если соискатель устраивается на работу впервые (в 2025, 2026 году и позже), ему не нужно ничего делать для создания трудовой книжки. Процесс происходит автоматически:
- От работника не требуется предъявлять трудовую книжку (согласно ст. 65 ТК РФ), так как ее у него попросту нет.
- Работодатель самостоятельно сдает по новому сотруднику отчет ЕФС-1 в Социальный фонд.
- После этого данные автоматически появляются в электронной системе, и ЭТК считается заведенной;
Если такому новичку потребуется подтвердить свой стаж для банка или нового работодателя, он сможет получить у текущего нанимателя справку СТД-Р или обратиться напрямую в Соцфонд за справкой СТД-СФР.
Как перейти на ЭТК, если у вас бумажная трудовая?
Если вы начали работать до 2021 года, у вас есть выбор: оставить бумажную трудовую или перейти на электронную. Если вы решили перейти на ЭТК в 2025-2026 годах, процедура выглядит так:
- Напишите заявление работодателю о переходе на электронную трудовую книжку.
- Работодатель внесет в вашу бумажную трудовую запись о том, что вы подали заявление о переходе на ЭТК.
- Не позднее трех дней с момента получения заявления работодатель обязан вернуть вам бумажную трудовую книжку на руки.
- С этого момента бумажная книжка становится просто историческим документом на ваше хранение, а актуальные данные будут вестись только в цифре.
Как достать (получить) данные из электронной трудовой книжки?
Поскольку физической книжки у ЭТК нет, под словом «достать» понимается получение официальной выписки со сведениями о стаже. Сделать это можно несколькими способами.
Через портал Госуслуг
Это самый быстрый и популярный способ. Выписка формируется дистанционно в личном кабинете. Для этого необходима подтвержденная учетная запись на Госуслугах.
Через личный кабинет на сайте Социального фонда России (СФР)
Поскольку данные хранятся в базе Соцфонда, вы можете зайти на их официальный сайт, авторизоваться (обычно через систему Госуслуг) и заказать выписку СТД-СФР.
У текущего работодателя
Вы можете обратиться в отдел кадров по месту работы. Работодатель обязан предоставить вам справку СТД-Р, которая содержит данные из вашей электронной трудовой книжки за период работы у этого нанимателя (а также общие сведения о стаже).
В МФЦ или отделении СФР
Если у вас нет доступа к интернету или учетной записи на Госуслугах, вы можете лично обратиться в МФЦ или территориальное отделение Социального фонда. Там вам предоставят бумажную выписку из ЭТК, заверенную печатью и подписью.
Что делать, если нет учетной записи на Госуслугах?
Если посмотреть ЭТК онлайн не получается из-за отсутствия подтвержденной учетной записи, у вас остается два варианта:
- Запросить сведения у работодателя (справка СТД-Р).
- Лично посетить МФЦ или отделение СФР с паспортом и СНИЛС для получения бумажной выписки.
Важные нюансы электронной трудовой книжки
- ЭТК всегда одна. Даже если вы работаете по совместительству в нескольких местах, электронная трудовая книжка будет единой. Каждый работодатель будет подавать сведения в СФР, и они будут аккумулироваться в одном вашем цифровом досье.
- Бумажная книжка не исчезает. Если вы перешли на ЭТК, бумажный бланк остается у вас на руках. Он больше не будет обновляться, но сохраняет всю историю вашего стажа до момента перехода.
- Ответственность работодателя. Бизнесу важно правильно и вовремя сдавать отчеты ЕФС-1. Ошибки или просрочки грозят штрафами от государства, а для работника — искажением данных в ЭТК.
Достать трудовую книжку в 2026 году — значит получить выписку из электронной системы. Для тех, кто только начинает работать, ЭТК заводится автоматически, никаких действий предпринимать не нужно. Для опытных сотрудников доступен переход на «цифру» с сохранением бумажного оригинала на руках. А получить нужные сведения всегда можно через Госуслуги, Соцфонд, МФЦ или у своего работодателя.