С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) в России изменился порядок ведения и предоставления сведений о трудовой деятельности. Ниже рассмотрены основные вопросы, связанные с получением копии трудовой книжки в электронном формате, а также особенности взаимодействия бумажного и электронного вариантов.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной книжки, хранящийся в единой информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). В неё вносятся все сведения о приёме, переводе, увольнении и других событиях трудовой жизни гражданина.

• Ведение ЭТК осуществляется работодателем через систему «Госуслуги» или непосредственно в личном кабинете на сайте ПФР.
• Доступ к сведениям имеют работник, работодатель и уполномоченные государственные органы (ПФР, ФСС, налоговые органы).
• ЭТК позволяет быстро проверять достоверность данных, исключая риск потери или повреждения бумажного документа.

Нужна ли копия трудовой книжки, если у работника уже есть электронный вариант?

Согласно действующему законодательству, работник имеет право потребовать копию трудовой книжки в любой форме – бумажной или электронной. Если у сотрудника уже оформлена ЭТК, он может:

1. Получить электронную копию из личного кабинета на портале «Госуслуги» или сайта ПФР (выгрузка в формате PDF или XML).
2. Запросить у работодателя бумажную копию, заверенную печатью организации, если он не подал заявление об отказе от бумажного варианта.

Важно помнить, что одновременное использование бумажного и электронного вариантов допустимо, если работник не отказался от бумажной книжки письменно.

Как оформить электронную копию трудовой книжки

Процесс получения электронной копии прост и не требует посещения офиса ПФР:

• Авторизоваться на портале Госуслуги (или в личном кабинете ПФР) с использованием учётной записи.
• Перейти в раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка».
• Нажать кнопку «Получить выписку» или «Скачать копию».
• Выбрать нужный формат (PDF, XML) и сохранить файл на устройство.

Полученный файл имеет юридическую силу и может быть представлен работодателю, банку, суду или другим организациям, требующим подтверждения трудового стажа.

Особенности предоставления копии при приёме на работу

При приёме на работу впервые гражданин, у которого ещё нет ЭТК, получает бумажную трудовую книжку от работодателя. С 2021 года при первичном оформлении трудовой отношений работодатель обязан:

1. Уведомить сотрудника о возможности перехода на электронный формат.
2. Получить письменное согласие (или отказ) на ведение ЭТК.
3. В случае согласия – внести сведения в электронную систему и выдать сотруднику уведомление о создании ЭТК.

Если работник выбрал электронный вариант, при последующих трудоустройствах ему достаточно предоставить электронную выписку или доступ к личному кабинету, а бумажную книжку можно не вести.

Можно ли запросить копию ЭТК уволенного сотрудника?

Да, бывший работник имеет право получить копию своей электронной трудовой книжки после увольнения. Для этого ему необходимо:

• Обратиться в ПФР (лично или через портал Госуслуги) с запросом о выдаче выписки за период работы у конкретного работодателя.
• Указать свои паспортные данные и период, за который требуется информация.
• Получить документ в электронном виде (PDF) или запросить бумажную заверенную копию.

Работодатель, в свою очередь, обязан предоставить бывшему сотруднику информацию о периодах работы и начисленных страховых взносах по первому требованию.

Преимущества электронной трудовой книжки

Переход на ЭТК даёт множество выгод как для работников, так и для работодателей:

• Сокращение времени на оформление и хранение документов.
• Минимизация риска утраты или подделки бумажной книжки.
• Возможность мгновенной проверки стажа и выплат в ПФР.
• Упрощение взаимодействия с государственными сервисами (пособия, пенсии, кредиты).
• Экономия бумаги и связанных с ней расходов.

Электронная трудовая книжка уже стала неотъемлемой частью трудовых отношений в России. Копия ЭТК предоставляется легко и быстро через государственные порталы, а при необходимости можно получить и бумажный вариант. Знание своих прав и порядка получения копий помогает избежать бюрократических задержек и обеспечивает уверенность в легальности трудового стажа.