Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Сегодня 21 мая 2026 года электронная трудовая книжка уже является привычным инструментом учёта трудовой деятельности в России и активно внедряется в Украине. В этой статье мы разберём, что такое ЭТК, как она выглядит, как получить доступ к ней, оформить выписку, перейти с бумажного формата на электронный и какие нюансы следует учитывать работникам и кадровикам.

Содержание

Что такое электронная трудовая книжка
Как выглядит ЭТК
Как получить доступ к ЭТК
Как оформить выписку из ЭТК
Как перейти с бумажной трудовой на электронную
Кто обязан вести ЭТК
Преимущества и недостатки электронного формата
Особенности внедрения ЭТК в Украине
Часто задаваемые вопросы

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, хранящийся в единой государственной информационной системе. Все сведения о приёме, переводе, увольнении, периодах работы, должностях, начислениях и изменениях статуса фиксируются в электронном виде и доступны застрахованному лицу в любое время через authorised порталы.

В России ЭТК начала функционировать в 2021 году, а с 1 января 2026 года завершился переходный период: теперь трудовые отношения оформляются исключительно в электронном виде, за исключением случаев, когда работник по своей инициативе сохраняет бумажный документ.

В Украине процесс оцифровки трудовых книжек должен быть завершён не позднее 10 июня 2026 года. После этой даты учёт трудового стажа будет вестись únicamente в электронном Реестре застрахованных лиц.

Как выглядит ЭТК

При запросе выписки из ЭТК пользователь видит структурированный документ, содержащий следующие блоки:

Дата и название организации – период работы в конкретном работодателе.
Должность – занимаемая позиция на указанный период.
Период работы – дата приёма и дата увольнения (или текущая дата, если работа продолжается).
Сведения о начислениях – суммы заработной платы, премии, надбавки и другие выплаты (при наличии согласия работника на их отображение).
Изменения статуса – переводы, отпуска, больничные, отпуска по уходу за ребёнком и т.д.

Как получить доступ к ЭТК

Доступ к электронной трудовой книжке возможен через несколько официальных каналов:

Личный кабинет на портале Госуслуги

Самый популярный способ для россиян:

Авторизуйтесь на gosuslugi.ru (через логин/пароль, СМС‑код или ЕСИА).
В разделе «Трудовая деятельность» выберите «Электронная трудовая книжка».
Нажмите «Получить выписку» – система сформирует документ за выбранный период.

Сайт Социального фонда России (СФР)

СФР является оператором учёта трудовых стажей:

Перейдите на sf.ru.
В личном кабинете выберите раздел «Трудовая книжка».
Получите выписку или проверьте наличие записей.

Портал Пенсионного фонда России (ПФР)

Хотя основные функции переданы СФР, ПФР всё ещё предоставляет доступ к архивным данным:

Войдите в личный кабинет на pfrf.ru.
Выберите «Сведения о трудовой деятельности».

Многофункциональный центр (МФЦ)

Если нет доступа к интернету, можно посетить ближайший МФЦ:

Предъявите паспорт и СНИЛС.
Сотрудник оформит запрос и выдаст бумажную выписку из ЭТК (или распечатает электронную версию).

Через работодателя

Работодатель обязан предоставлять сотруднику выписку по первому требованию:

Сотрудник пишет заявление в произвольной форме (можно электронно).
Бухгалтерия или кадровая служба формирует выписку из внутренней системы и передаёт её сотруднику.

Как оформить выписку из ЭТК

Выписка может понадобиться для:

Устройства на новую работу;
Получения кредита или ипотеки;
Оформления пособий и льгот;
Подтверждения трудового стажа при выходе на пенсию.

Процесс получения выписки одинаков независимо от выбранного канала:

Авторизуйтесь в системе (Госуслуги, СФР, ПФР или МФЦ).
Выберите период, за который нужна выписка (например, «за весь трудовой стаж» или «с по »).
Подтвердите запрос (может потребоваться ввод кода из СМС или электронной подписи).
Дождитесь формирования документа (обычно несколько секунд).
Скачайте PDF‑файл или распечатайте его непосредственно из браузера.

При необходимости выписка может быть заверена электронной подписью СФР или ПФР, что придаёт ей юридическую силу.

Как перейти с бумажной трудовой на электронную

Переход возможен по инициативе работника или работодателя. Основные шаги:

Для работника

Напишите заявление о переходе на ЭТК (можно в свободной форме, указать ФИО, СНИЛС, дату и подпись).
Передайте заявление работодателю (лично, через электронный документооборот или почтой).
Работодатель вносит запись о переходе в бумажную трудовую книжку (запись вида «Переведён на электронную форму ведения трудовой книжки с …»).
После этого работодатель отправляет сведения о сотруднике в СФР через форму ЕФС‑1 (электронная форма сведений о трудовой деятельности).
Работник получает обратно свою бумажную трудовую книжку с отметкой о переходе (можно оставить у себя или сдать в архив).

Для работодателя

Получите заявление от сотрудника.
Внесите отметку в бумажную трудовую книжку.
Формируйте и отправляйте форму ЕФС‑1 в СФР не позднее пяти рабочих дней с даты получения заявления.
Обеспечьте хранение электронных данных в соответствии с требованиями ФЗ‑27 «О персональных данных».

После успешной передачи данных в СФР запись о трудовой деятельности сотрудника становится доступной в его личном кабинете на Госуслугах и других государственных порталах.

Кто обязан вести ЭТК

Согласно Федеральному закону № 439‑ФЗ «О трудовых книжках» и последующим поправкам:

Все работодатели (юридические лица и индивидуальные предприниматели) обязаны вести электронные трудовые книжки для своих сотрудников, начиная с 1 января 2021 года (с переходным периодом до 1 января 2026 года).
Застрахованные лица (граждане РФ, имеющие СНИЛС) имеют право получить доступ к своей ЭТК и требовать выписку.
Исключение составляют сотрудники, работающие по гражданско‑правовым договорам (например, подрядчики, фрилансеры), для которых ведение трудовой книжки не обязательно.

В Украине аналогичные требования закреплены в Законе «О занятости населения» и Постановлении Кабинета Министров № XXX от 2024 года: все предприятия должны оцифровать трудовые книжки своих сотрудников не позднее 10 июня 2026 года.

Преимущества и недостатки электронного формата

Преимущества

Мгновенный доступ – выписку можно получить в любое время и из любого места с интернет‑подключением.
Снижение риска потери или повреждения – данные хранятся в защищённых государственных базах.
Упрощение кадрового учёта – автоматизация формирования справок, расчёта стажа, подготовки отчётов в ПФР/СФР.
Экономия бумаги и времени – нет необходимости вести и хранить бумажные журналы.
Прозрачность – работник может самостоятельно проверить корректность записей и вовремя заметить ошибки.

Недостатки

Зависимость от интернета и государственных сервисов – при сбоях в работе порталов доступ может быть временно ограничен.
Необходимость базовых цифровых навыков – пожилым гражданам может потребоваться помощь при первом входе в личный кабинет.
Вопросы конфиденциальности – несмотря на защиту данных, некоторые работники опасаются возможных утечек.
Период двойного ведения – во время перехода некоторые организации вели одновременно бумажный и электронный учёт, что увеличивало нагрузку на кадровую службу.

Особенности внедрения ЭТК в Украине

Украинская реформа трудовых книжек направлена на создание единого электронного реестра застрахованных лиц, управляемого Пенсионным фондом Украины (ПФУ). Ключевые моменты:

Срок оцифровки – все бумажные трудовые книжки должны быть внесены в электронный реестр не позднее 10 июня 2026 года.
Процедура оцифровки – работник подаёт заявление в свой отдел кадров или непосредственно в ПФУ; после проверки данных делается запись в реестр и выдаётся подтверждение о внесении.
Доступ к сведениям – через веб‑портал pfu.gov.ua или мобильное приложение «ПФУ Онлайн» можно получить выписку, проверить стаж и оформить пособия по безработице.
Юридическая сила – электронная выписка, заверенная электронной подписью ПФУ, имеет такую же силу, как и бумажная трудовая книжка.
Особенности для migrant workers – иностранцы, работающие в Украине по разрешению на empleo, также подлежат включению в реестр, если их трудовая деятельность подлежит обязательному страхованию.

На сегодняшний день (май 2026 года) большинство крупных предприятий уже завершили оцифровку, а малый бизнес активно готовится к финальному сроку.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли мне сохранять бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?

Нет, после внесения записи о переходе и передачи данных в СФР бумажная книжка больше не требуется для официальных целей. Вы можете оставить её себе как личный архив или сдать в архив организации.

Что делать, если я обнаружил ошибку в своей ЭТК?

Обратитесь к своему работодателю с запросом на исправление записи. Работодатель обязан внести исправление и направить обновлённые данные в СФР. Если работодатель отказывает, можно подать жалобу в трудовую инспекцию или непосредственно в СФР.

Можно ли получить выписку за определённый период (например, только за последние 5 лет)?

Да, при формировании выписки в личном кабинете Госуслуг, СФР или ПФУ вы можете указать нужный диапазон дат;

Нужно ли платить за получение выписки из ЭТК?

Базовая выписка предоставляется бесплатно. Платными могут быть только дополнительные услуги (например, срочное изготовление бумажной копии с заверением в МФЦ или курьерская доставка).

Как быть, если я работаю у нескольких работодателей одновременно?

Каждый работодатель ведёт свою запись в ЭТК. В личном кабинете вы увидите все записи хронологически, независимо от количества мест работы.

Есть ли ограничения на частоту запросов выписки?

Ограничений нет. Вы можете запрашивать выписку столько раз, сколько необходимо, без дополнительной платы.

Что делать, если я потерял доступ к своему личному кабинету на Госуслугах?

Восстановите доступ через функцию «Забыл пароль» или обратитесь в службу поддержки Госуслуг (по телефону 8‑800‑100‑70‑10 или через онлайн‑чат). После восстановления доступа вы сразу получите доступ к своей ЭТК;

Электронная трудовая книжка уже стала неотъемлемой частью системы учёта трудовой деятельности в России и активно внедряется в Украине. Она обеспечивает быстрый, безопасный и прозрачный доступ к информации о стаже, должностях и выплатах, упрощает взаимодействие работников, работодателей и государственных органов.

Ключевые рекомендации для сотрудников:

Регулярно проверяйте свои данные в личном кабинете Госуслуг (или ПФУ) – так вы вовремя заметите возможные неточности.
При переходе с бумажного формата на электронную форму оформите заявление и убедитесь, что работодатель отправил данные в СФР/ПФУ.
Сохраняйте подтверждение о переходе (заявление, отметка в бумажной книжке) – оно может понадобиться при спорах.
При необходимости запрашивайте выписку за нужный период – это бесплатно и занимает считанные секунды.

Для работодателей важно:

Своевременно вносить записи о приёме, переводе и увольнении сотрудников в ЭТК.
Отправлять форму ЕФС‑1 в СФР не позднее пяти рабочих дней после любого изменения в трудовой книжке.
Обеспечивать обучение кадрового персонала работе с электронными системами и консультировать сотрудников по вопросам доступа к ЭТК.

С завершением переходного периода в России (с 1 января 2026 года) и приближением дедлайна оцифровки в Украине (10 июня 2026 года) электронная трудовая книжка становится стандартом, а бумажный формат постепенно уходит в архив. Используйте возможности цифрового сервиса уже сегодня – это сэкономит время, снизит риски и сделает ваш трудовой путь более прозрачным и управляемым.

Статья актуальна на 21 мая 2026 года. Информация может изменяться в связи с обновлением законодательства и работы государственных ИТ‑систем.