С 1 января 2020 г. в России действует закон № 439-ФЗ «Об электронной трудовой книжке», который заменяет бумажную трудовую книжку на цифровую. В 2025‑2026 г. порядок предоставления сведений о трудовой деятельности в электронном виде стал обязательным для всех работодателей. Ниже разъясняем, как правильно оформить, вести и получить электронную трудовую книжку (ЭТК).
Что такое электронная трудовая книжка?
- Цифровой документ, хранящий сведения о трудовой деятельности работника.
- Ведётся в системе СФР (Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Фонда пенсионного и социального страхования РФ).
- Доступен через портал Госуслуги и в личном кабинете работодателя.
Законодательная база
Основные нормативные акты:
- Федеральный закон № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 г. – регламентирует создание и ведение ЭТК.
- Приказ Министерства труда от 19 мая 2021 г. № 320н – детализирует порядок внесения данных и исправления ошибок.
- Приказ СФР от 17 ноября 2023 г. № 2281 – устанавливает форму ЕФС‑1 для предоставления сведений в соцфонд.
- Постановление Правительства РФ № 590 от 26 апреля 2020 г. – новые сроки представления сведений о трудовой деятельности в Пенсионный фонд.
Как получить электронную трудовую книжку?
Процесс получения ЭТК начинается с заявления о переходе на электронный формат. Важно помнить:
- Заявление должно быть подано не позднее трёх рабочих дней с момента получения работодателем заявления о переходе.
- В графе 13 книги учета движения трудовых книжек необходимо сделать запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ».
- После утверждения работодателем, данные автоматически попадают в систему СФР.
Шаги по оформлению заявления
- Составьте заявление с формулировкой: «Выражаю согласие на предоставление сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде».
- Подпишите заявление и отправьте его работодателю.
- Работодатель подает заявление в СФР через портал «Госуслуги» или в личном кабинете.
- После проверки, работодатель получает доступ к ЭТК и может вести её в режиме реального времени.
Как вести электронную трудовую книжку?
Ведение ЭТК осуществляется работодателем в системе СФР. Основные правила:
- Все изменения в трудовой деятельности (приём на работу, увольнение, перевод, изменение должности, начисление зарплаты) фиксируются автоматически.
- При ошибке в записи работник может запросить исправление через портал «Госуслуги».
- В системе предусмотрены отчёты о трудовом стаже, начислениях и начисленных отчислениях.
Преимущества ЭТК
- Удобство доступа: любой работник может увидеть свои данные в любой момент.
- Сокращение бумажной работы и риск потери документов.
- Быстрый обмен сведениями с Пенсионным фондом и другими госорганами.
Недостатки и риски
- Зависимость от стабильности интернет‑сервисов.
- Необходимость соблюдения требований к защите персональных данных.
- Возможные ошибки при автоматической передаче данных;
Как получить выписку из ЭТК?
Выписка из электронной трудовой книжки может быть получена в следующих местах:
- Через портал Госуслуги – работник запрашивает выписку, а работодатель подтверждает запрос.
- В МФЦ – сотрудник подает заявление, а работодатель предоставляет данные.
- Через Пенсионный фонд – при оформлении пенсионных документов.
Порядок получения выписки
- Работник запрашивает выписку через портал «Госуслуги».
- Работодатель подтверждает запрос и отправляет данные в систему СФР.
- Система генерирует PDF‑выписку, которую работник может скачать и распечатать.
Что делать, если вы впервые устраиваетесь на работу с 2021 г.?
С 1 января 2021 г. новые работники получают только электронную трудовую книжку. Бумажная копия может быть предоставлена только в качестве дополнения, но она постепенно исчезнет. Поэтому важно:
- Убедиться, что работодатель ведёт ЭТК.
- Проверить, что ваши данные корректно отражены в системе.
- Получить выписку после 3‑4 недель от начала работы.
Ключевые сроки и сроки представления данных
| Событие | Срок (рабочие дни) | Кому подаётся |
|---|---|---|
| Подача заявления о переходе на ЭТК | ≤ 3 | Работодатель → СФР |
| Предоставление сведений о трудовой деятельности в Пенсионный фонд | ≤ 10 | Работодатель → ПФР |
| Получение выписки из ЭТК | ≤ 5 | Работник → Госуслуги / МФЦ |
Как проверить корректность данных в ЭТК?
Работник может самостоятельно проверить сведения через портал «Госуслуги»:
- Войдите в личный кабинет.
- Перейдите в раздел «Трудовая деятельность».
- Проверьте даты начала и окончания работы, должности, начисления.
- Если обнаружена ошибка, подайте запрос на исправление.
Что делать в случае ошибок в ЭТК?
При обнаружении ошибок работник может:
- Подать заявление о корректировке через портал «Госуслуги».
- Обратиться в отдел кадров работодателя для внесения правки.
- После внесения правки система автоматически обновит данные в Пенсионном фонде.
Электронная трудовая книжка – это современный инструмент, который упрощает ведение кадровой документации, повышает прозрачность и ускоряет обмен сведениями между работодателем, работником и государственными органами. Соблюдение порядка предоставления и ведения ЭТК гарантирует законность трудовых отношений и защиту прав всех сторон.
Если у вас возникли вопросы по конкретным пунктам закона или вам нужна помощь с оформлением заявления, обратитесь к специалисту по кадровому учету или в отдел кадров вашей компании.