С переходом большинства организаций на электронную трудовую книжку (ЭТК) вопросы, связанные с её предоставлением, стали актуальными как для работодателей, так и для соискателей. В этой статье мы разберём, какие документы нужны, какие формы заполнять и как правильно оформить выписку из ЭТК.
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК – это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, хранящаяся в системе Социального фонда (СФР). В ней фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, начисления, увольнения и т.д. С 2023 г. все работодатели обязаны вести ЭТК и передавать данные в СФР через форму ЕФС‑1.
Как получить выписку из ЭТК?
Выписка из ЭТК может быть оформлена в двух основных формах:
- СТД‑Р – выписка по текущему работодателю.
- СТД‑ПФР – выписка по всем работодателям (полный стаж). Запрашивается в Социальном фонде.
Для получения выписки сотрудник должен написать работодателю письменное заявление (или оформить электронную форму, если компания использует электронный документооборот). Работодатель в течение трёх рабочих дней обязан предоставить выписку.
Шаги по оформлению выписки
- Сотрудник подаёт заявление о выдаче выписки.
- Работодатель заполняет форму СТД‑Р в личном кабинете на сайте СФР.
- Форма подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) (если она есть).
- Полученная выписка может быть выведена в PDF и передана сотруднику в электронном виде.
- Если сотрудник хочет бумажную копию, он может запросить печатную версию у работодателя.
Как предоставить ЭТК новому работодателю?
Новый работодатель может получить сведения о трудовой деятельности сотрудника двумя способами:
- Через выписку СТД‑Р, которую сотрудник передаёт работодателю.
- Запросить данные напрямую в СФР через портал Госуслуги или в личном кабинете работодателя.
В любом случае, новый работодатель обязан:
- Внести данные о приёме сотрудника в ЭТК через форму СЗВ‑ТД (отчёт о приёме на работу).
- Подтвердить данные в системе СФР, отправив ЕФС‑1.
- Сохранять бумажную трудовую книжку, в которой фиксируется запись о подаче заявления сотрудника о предоставлении выписки.
Как получить бумажную копию ЭТК?
Согласно требованиям Департамента труда и социальной защиты населения Москвы, работодатель обязан предоставить сотруднику бумажную трудовую книжку с записью о подаче заявления. Если сотрудник уже имеет ЭТК, то бумажная копия может быть оформлена следующим образом:
- Работодатель заполняет форму СТД‑Р и подписывает её УКЭП.
- Сотруднику выдаётся печатная копия выписки.
- В бумажной трудовой книжке фиксируется запись о подаче заявления.
Как проверить данные в ЭТК?
Сотрудник может самостоятельно проверить актуальность данных в ЭТК через портал Госуслуги или в личном кабинете работодателя. Если замечены ошибки, сотрудник обязан уведомить работодателя, чтобы он внес исправления в системе СФР.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли получить выписку из ЭТК без письменного заявления? – Нет, закон требует письменного заявления сотрудника;
- Какая форма выписки нужна для получения стажа по всем работодателям? – Форма СТД‑ПФР, которую запрашивает сотрудник в Социальном фонде.
- Можно ли получить электронную копию выписки? – Да, работодателю можно отправить PDF‑файл, подписанный УКЭП.
- Что делать, если ЭТК не обновляется? – Сотрудник должен уведомить работодателя, а работодатель обязан внести данные в СФР через ЕФС‑1.
Переход на электронную трудовую книжку упрощает хранение и обмен сведениями, но требует соблюдения определённых процедур. Чтобы правильно предоставить ЭТК:
- Сотрудник оформляет письменное заявление о выдаче выписки.
- Работодатель заполняет форму СТД‑Р, подписывает УКЭП и передаёт сотруднику.
- Новый работодатель вносит данные о приёме через СЗВ‑ТД и отправляет ЕФС‑1 в СФР.
- Сотрудник может проверить данные в Госуслугах и запросить бумажную копию при необходимости.
Таким образом, соблюдая эти шаги, вы гарантируете корректность и законность оформления трудовой книжки в электронном виде, а также обеспечите доступность информации как для работодателя, так и для самого сотрудника.