В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала неотъемлемой частью трудовых отношений в России. Это цифровой аналог бумажного документа, который содержит всю историю трудовой деятельности гражданина. Держателем базы данных является Социальный фонд России (СФР). В данной статье мы подробно разберем, как происходит предоставление сведений, как работнику получить выписку и какие действия должен совершить работодатель.
Что такое электронная трудовая книжка и кто ее ведет?
Электронная трудовая книжка, это информация о трудовой деятельности работника, хранящаяся в информационном ресурсе СФР. В ней фиксируются:
- Места работы;
- Должности;
- Даты приема и увольнения;
- Причины прекращения трудовых отношений;
- Сведения о награждениях и профессиональной переподготовке.
Работодатель обязан ежемесячно (а в некоторых случаях ежедневно) передавать сведения о сотрудниках в цифровую систему СФР. Бумажная трудовая книжка при этом может храниться у работника на руках (если он выбрал электронный формат), но она больше не является единственным подтверждением стажа.
Как работнику получить сведения (выписку) из ЭТК?
Официальное название документа, который получает гражданин, — СТД-СФР (Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Фонда пенсионного и социального страхования РФ). Получить этот документ можно несколькими способами:
Через портал «Госуслуги»
Самый быстрый способ. Необходимо авторизоваться на портале, найти услугу «Выписка из электронной трудовой книжки» и заказать документ. Файл в формате PDF придет в личный кабинет, его можно распечатать, сохранить или отправить будущему работодателю по электронной почте.
У работодателя
Работник имеет право подать письменное заявление работодателю с просьбой предоставить сведения о трудовой деятельности.
Важно: В заявлении необходимо указать формат предоставления выписки: на бумажном носителе (заверенная копия) или в электронном виде (подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью). Работодатель обязан предоставить выписку в течение 3 рабочих дней.
В клиентских службах СФР и МФЦ
Личное обращение в отделения Социального фонда или Многофункциональные центры также позволяет получить бумажную выписку СТД-СФР при предъявлении паспорта.
Действия работодателя: предоставление сведений и переход на ЭТК
Для организаций и ИП процесс работы с электронными трудовыми книжками строго регламентирован. Если сотрудник впервые трудоустраивается после 1 января 2020 года, бумажная трудовая на него не заводится — ведется только электронная.
Для сотрудников, работавших ранее, важен момент выбора формата. Если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую, работодатель должен:
- Принять письменное заявление от работника.
- Внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку (если она велась).
- Передать данные в СФР.
Правила внесения записи в бумажную трудовую при переходе на ЭТК
Согласно актуальным рекомендациям Минтруда и требованиям 2026 года, при переходе работника на электронную трудовую книжку, в его бумажный документ вносится следующая запись:
- Графа 1: Номер вносимой записи.
- Графа 2: Дата выдачи трудовой книжки (или дата внесения записи о переходе, в зависимости от контекста заполнения, но чаще указывается дата события).
- Графа 3: Текст записи. Формулировка должна быть точной: «Подано письменное заявление (Ф. И. О. работника в творительном падеже) о предоставлении ему/ей работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ (часть 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ)».
- Графа 4: Дата и номер заявления работника о переходе на электронные сведения.
После внесения записи бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки. С этого момента работодатель продолжает вносить сведения только в электронную базу СФР.
Техническая реализация: работа в программах учета (1С)
Для автоматизации процесса в популярных бухгалтерских программах, таких как «1С:Зарплата и управление персоналом», предусмотрены специальные механизмы:
- Раздел «Кадры» содержит пункт «Электронные трудовые книжки».
- Для фиксации выбора сотрудника создается документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
- Критически важно: дата документа в программе должна совпадать с фактической датой подачи заявления работником.
- Программа автоматически формирует отчеты для передачи в СФР и помогает сформировать текст уведомления для сотрудника.
Частые вопросы (FAQ)
Нужно ли писать заявление, если я хочу, чтобы трудовая велась только в электронном виде?
Да, если вы уже работали до 2020 года и хотите перейти на электронный формат, необходимо написать заявление работодателю с формулировкой: «Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ» или «Выражаю согласие на предоставление сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде».
Где хранится бумажная трудовая после перехода на ЭТК?
Бумажная трудовая книжка с внесенной записью о переходе выдается на руки работнику. Он хранит ее самостоятельно. Сведения о стаже до 2020 года, внесенные в нее, остаются действительными и подтверждаются этой книжкой, а весь новый стаж — в базе СФР.
Можно ли вернуться к бумажной форме?
В 2026 году возможность повторного перехода на бумажный формат для тех, кто уже выбрал электронный, законодательно ограничена. Основной формат ведения учета стажа — электронный.