Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это современный цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Все сведения о трудовой деятельности (прием, увольнение, поощрения, данные о стаже) вносятся в единую государственную информационную систему. Запросить выписку из этой электронной базы может как сам работник, так и его текущий или потенциальный работодатель. Рассмотрим подробно, как и где это можно сделать.

Кто может запросить выписку из ЭТК?

Запрос на предоставление сведений из электронной трудовой книжки может инициировать:

• Сам работник (для личного ознакомления со своей трудовой историей).
• Текущий или будущий работодатель (для проверки данных при приеме на работу или ведении кадрового учета).
• Иные уполномоченные органы (например, для назначения пенсии, по решению суда).

Основные способы запроса электронной трудовой книжки

Существует несколько официальных каналов для получения выписки. Выбор способа зависит от того, кто делает запрос и какие данные у него есть.

Через портал «Госуслуги» (для работника)

Это самый удобный и распространенный способ для гражданина.

1. Авторизуйтесь на портале Госуслуги (необходима подтвержденная учетная запись).
2. В поиске или через раздел «Категории услуг» → «Справки и выписки» → «Работа и пенсия» найдите услугу «Выписка из электронной трудовой книжки».
3. Начните оформление запроса. Система автоматически сформирует документ на основе данных из Пенсионного фонда (СФР).
4. Готовая выписка будет доступна для скачивания в личном кабинете. Обычно это происходит мгновенно или в течение нескольких минут.

Обращение в отделение Пенсионного фонда (СФР) или МФЦ

Работник может лично посетить:

• Территориальный орган Пенсионного фонда (СФР).
• Многофункциональный центр (МФЦ) «Мои документы».

Необходимо иметь при себе:

• Действующий паспорт гражданина РФ.
• СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования).

Заявление можно заполнить на месте или написать в свободной форме. Срок подготовки выписки — обычно до 3 рабочих дней.

Запрос у текущего работодателя

Если работник уже перешел на ведение ЭТК, его текущий работодатель обязан предоставить ему выписку.

1. Работник пишет заявление в свободной форме (или устно, если в организации такая практика) на имя руководителя с просьбой выдать выписку из электронной трудовой книжки.
2. Отдел кадров (или уполномоченное лицо) формирует выписку на основе данных, которые ведут в системе.
3. Выписка выдается работнику под расписку. Срок — в день обращения или в течение нескольких рабочих дней (зависит от внутренних регламентов компании).

Если работник не перешел на ЭТК, но у него есть бумажная трудовая книжка, работодатель выдает выписку из нее.

Запрос от нового работодателя (при приеме на работу)

Новый работодатель имеет право запросить сведения о трудовой деятельности кандидата.

1. Для этого в отдел кадров или напрямую в СФР направляется запрос в установленной форме (чаще всего используется форма СТД-Р).
2. Запрос может быть подан в электронном виде через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) или на бумаге.
3. В запросе обязательно указываются ФИО работника, дата рождения, СНИЛС (если известен).
4. СФР предоставляет выписку, содержащую всю информацию о трудовой деятельности, имеющуюся в системе.

Какие документы нужны для запроса?

Минимальный набор документов зависит от способа:

• Для запроса через Госуслуги: Достаточно авторизации на портале. Данные о паспорте и СНИЛС должны быть заранее указаны в профиле.
• Для личного обращения в СФР/МФЦ: Паспорт РФ + СНИЛС.
• Для запроса у работодателя: Паспорт (для идентификации) + заявление.
• Для запроса от работодателя: Запрос по форме СТД-Р + согласие работника на обработку персональных данных.

Ключевые особенности и нюансы

Сроки и возможность подачи заявления

Закон не устанавливает предельных сроков для подачи заявления о переходе на ЭТК или для запроса выписки. Гражданин вправе подать запрос в любое время.

Что содержится в выписке из ЭТК?

• Полная история трудовой деятельности (прием, увольнение, переводы).
• Общий и непрерывный стаж.
• Важно: Сведения о поощрениях, награждениях, грамотах могут отсутствовать в электронной базе, если они не были внесены работодателем в систему. Эта информация хранится только в бумажной книжке.

Если у работника нет электронной трудовой книжки

Если работник никогда не подавал заявление о переходе на ЭТК, в системе Пенсионного фонда может не быть его данных. В этом случае:

• Запрос через Госуслуги или в СФР вернет выписку на основе сведений из бумажной трудовой книжки, если работодатель передал их в фонд.
• Если и бумажная книжка не была передана, выписка будет содержать только те записи, которые поступили в СФР (например, сведения о пенсионном страховании).

Практический вывод

Процесс запроса электронной трудовой книжки максимально упрощен для гражданина через «Госуслуги». Работодателю для проверки кандидата необходимо получить письменное согласие и направить официальный запрос (форма СТД-Р) в СФР. Все способы требуют обязательного подтверждения личности с помощью паспорта и СНИЛС.

Информация в статье актуальна на момент составления (май 2026 г.) и основана на действующем законодательстве РФ. Для получения самой свежей информации рекомендуется обращаться к официальным источникам: порталу «Госуслуги», сайту Пенсионного фонда (СФР) или в отдел кадров вашей организации.