ЭТК – это официальная электронная версия трудовой книжки, хранящаяся в базе данных Социального фонда России (СФР). С 1 января 2020 года все работники, заключившие трудовой договор, автоматически получают электронную трудовую книжку. В статье подробно рассмотрим, как сотрудник и работодатель могут получить доступ к этим данным, какие документы нужны и какие ограничения существуют.

Что такое электронная трудовая книжка?

• Заменяет бумажную трудовую книжку, но не отменяет её полностью – при переходе на электронный формат бумажный документ выдаётся сотруднику на руки.
• Содержит сведения о:
  • дате приёма на работу и увольнения;
  • должностях и переводах;
  • основаниях прекращения трудового договора;
  • периодах стажа, учитываемых при расчёте пенсии.
• Доступ к ЭТК имеет только сам сотрудник. Работодатель может получить выписку только после согласия работника.

Кто обязан иметь электронную трудовую книжку?

ЭТК обязана вести запись у всех, кто:

1. Работал по трудовому договору с 1 января 2020 года;
2. Устроился на работу позже этой даты.

Сотрудники государственных органов (МВД, ФСБ, Росгвардия и др.) видят в ЭТК лишь даты приёма и увольнения, а полные сведения появляются только после увольнения.

Как сотруднику посмотреть свою электронную трудовую книжку

Через портал «Госуслуги»

1. Перейдите на https://www.gosuslugi.ru/ и войдите в личный кабинет (логин + пароль).
2. В главном меню выберите раздел «Электронные сервисы» → «Электронная трудовая книжка».
3. Нажмите кнопку «Получить выписку из электронной трудовой книжки».
4. Система сформирует выписку в формате PDF, которую можно скачать, распечатать или отправить работодателю.

Через сайт СФР (социальный фонд России)

1. Откройте https://www.sfr.gov.ru/ и авторизуйтесь (используется тот же логин/пароль, что и в «Госуслугах»).
2. Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка» → «Выписка из ЭТК».
3. Выберите интересующий период и нажмите «Сформировать».
4. Полученную выписку можно сохранить или отправить по электронной почте.

Через мобильное приложение «Госуслуги»

В приложении на смартфоне процесс аналогичен веб‑версии: Меню → Электронные сервисы → Электронная трудовая книжка → Получить выписку.

Как работодателю проверить сведения о трудовой деятельности кандидата

Работодатель может получить информацию только в следующих случаях:

• Согласие сотрудника. Сотрудник предоставляет выписку из ЭТК в электронном виде (PDF) или в бумажном виде.
• Обращение в ПФР. При наличии официального запроса (например, в рамках проверки пенсионных прав) ПФР может направить сведения работодателю, но только после письменного согласия работника.
• Личное обращение в фонд. Если требуется информация о более ранних периодах, работник (или его представитель) может подать заявление через портал Госуслуг или в МФЦ, приложив бумажную трудовую книжку и другие подтверждающие документы.

Важно: без согласия сотрудника работодатель не имеет доступа к полной базе ЭТК. Он может запросить только те данные, которые сотрудник добровольно предоставит.

Пошаговая инструкция для работодателя: как запросить выписку у соискателя

1. Во время собеседования попросите кандидата показать выписку из ЭТК на экране смартфона или ноутбука.
2. Согласуйте способ передачи:
   • Электронная почта (PDF);
   • Скачивание из личного кабинета «Госуслуги» и загрузка в HR‑систему;
   • Печать и передача в бумажном виде.
3. Проверьте соответствие указанных в выписке дат и должностей с документами, предоставленными соискателем (трудовой договор, справка‑согласие и т.п.).
4. Сохраните полученную выписку в личном деле сотрудника в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли посмотреть электронную трудовую книжку другого сотрудника?

Нет. Доступ к ЭТК имеет только сам сотрудник. Работодатель может получить выписку только после её добровольного предоставления сотрудником.

Что делать, если сотрудник отказывается предоставлять выписку?

Работодатель может потребовать от работника предоставить бумажную трудовую книжку или справку‑согласие (СТД‑Р). Если и это невозможно, прием на работу может быть отклонён, так как проверка стажа является обязательным требованием при оформлении трудового договора.

Как добавить сведения о ранних периодах работы, если они не отображаются в ЭТК?

Необходимо личное обращение в фонд через портал Госуслуг или в МФЦ с предоставлением бумажной трудовой книжки и/или иных подтверждающих документов. После обработки заявления сведения будут добавлены в электронную базу.

Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку после перехода на электронный формат?

Да. При переходе на электронный формат работнику выдается бумажный документ, который сохраняется в личном деле. Он может понадобиться в случае споров или для подтверждения данных в иных государственных реестрах.

Можно ли оформить электронную трудовую книжку самостоятельно без участия работодателя?

Нет. Электронная трудовая книжка формируется только после того, как работодатель подаёт в ПФР форму СЗВ‑ТД (сообщение о застрахованных лицах). Самостоятельно создать ЭТК невозможно.

Что изменилось после перехода на электронный формат?

• Упразднены бумажные формы СТД‑Р, СЗВ‑ТД и др. – все данные передаются в цифровом виде.
• Сократилось время оформления новых сотрудников: всё происходит онлайн, без необходимости физически передавать трудовую книжку.
• Повысилась защита персональных данных – доступ к ЭТК имеет только сам сотрудник.
• Упрощён доступ к сведениям о стаже для расчёта пенсии и социальных выплат.

Электронная трудовая книжка – современный и удобный инструмент, позволяющий сотрудникам быстро получать выписку о своём трудовом стаже, а работодателям – проверять эти данные только с согласия работника. Для просмотра ЭТК достаточно войти в личный кабинет на портале «Госуслуги» или на сайте СФР, сформировать выписку и предоставить её в нужном формате.

Помните, что доступ к полной базе ЭТК имеет только сам сотрудник. Любые попытки получить информацию без его согласия противоречат законодательству РФ о защите персональных данных.

Статья актуальна на 23 мая 2026 г.. Все ссылки и процедуры проверены на момент публикации.