Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность сотрудника. В современном мире процесс получения сведений из трудовой книжки значительно изменился: на смену традиционному бумажному формату пришла электронная трудовая книжка (ЭТК). Теперь для получения данных не обязательно посещать отделы кадров или государственные органы. В этой статье мы подробно разберем, как сделать запрос трудовой книжки, как получить выписку из ЭТК и какие нюансы стоит учитывать.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки. Согласно ст. 66.1 ТК РФ, сведения о трудовой деятельности теперь ведутся в электронном виде. Документы хранятся в защищенном облачном хранилище, что делает их доступными с любого устройства, подключенного к интернету. ЭТК упрощает процесс получения официального подтверждения стажа: запрос можно оформить буквально за несколько минут.
Важно отметить, что для работников, которые впервые начали трудовую деятельность после 1 января 2021 года, сведения о стаже формируются исключительно в электронном виде. Бумажная трудовая книжка для них более не заводится.
Как узнать, что трудовая книжка у вас уже есть?
Если вы ранее были официально трудоустроены, но не подавали заявление о сохранении бумажной трудовой, значит, ваши данные уже переведены в электронный формат. У тех, кто выбрал сохранение бумажного варианта, параллельно ведется и ЭТК. Проверить наличие сведений можно дистанционно.
Способы сделать запрос и получить сведения из ЭТК
Просмотреть сведения электронной трудовой книжки можно несколькими способами. Рассмотрим каждый из них подробнее.
Через портал Госуслуг
Это самый быстрый и популярный способ. Как получить электронную трудовую книжку через Госуслуги?
- Авторизация: Войдите в личный кабинет на портале Госуслуг или через соответствующие приложения для смартфонов.
- Поиск услуги: В поисковой строке введите «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Запрос: Нажмите кнопку получения услуги. Система автоматически сделает запрос в базы данных Социального фонда России (СФР).
- Получение: Выписка формируется в двух форматах — PDF (удобно для чтения и печати) и XML (структурированный формат для передачи в другие организации).
- Использование: Полученные файлы можно открыть для просмотра, скачать, сохранить, распечатать или отправить по e-mail.
Через личный кабинет на сайте СФР
Сведения из электронной книжки можно также запросить в личном кабинете на официальном сайте Социального фонда России (СФР); Авторизация там также осуществляется через учетную запись портала Госуслуг. Алгоритм действий схож с порталом Госуслуг: вы делаете онлайн-запрос и получаете готовую выписку.
Через работодателя
Вы имеет право запросить выписку из ЭТК у своего текущего работодателя. Как работать с выписками из электронной трудовой книжки работодателю:
- Сотрудник подает заявление на предоставление сведений о трудовой деятельности.
- Работодатель обязан сформировать выписку и выдать ее сотруднику под подпись.
- Сроки: Выписка выдается не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.
В МФЦ или ПФР (СФР)
При необходимости сведения электронной трудовой книжки могут быть предоставлены в виде бумажной выписки. Для этого можно лично обратиться в Многофункциональный центр (МФЦ) или территориальный орган СФР (ранее ПФР) с паспортом и СНИЛС.
Что делать, если требуют трудовую книжку, а ее нет?
Часто при трудоустройстве или оформлении кредитов организации просят предоставить трудовую книжку. Если требуют трудовую книжку, а ее нет (например, вы ее потеряли или никогда не заводили), закономерный вопрос, как ее сделать?
Как сделать трудовую книжку впервые?
Если вы только начинаете свой трудовой путь (после 1 января 2021 года), вам не нужно беспокоиться о том, кто должен ее делать. Как только вы устраиваетесь на свою первую работу, работодатель автоматически начнет передавать сведения о вашем стаже в электронном виде в СФР. Всё, что требуется от соискателя — это ознакомиться с приказом нанимателя и подписать трудовой договор. Вопрос о том, где получить электронную трудовую книжку, решается автоматически;
Если вы потеряли бумажную трудовую
Если у вас была бумажная трудовая, и вы ее потеряли, вам достаточно запросить выписку из ЭТК через Госуслуги или работодателя. В выписке будут отражены все ваши места работы и стаж. При необходимости вы можете распечатать эту выписку и предоставить по месту требования. Данные в электронной системе не теряются при утере бумажного носителя.
Как перевести работника с бумажной трудовой на электронную
Если вы до сих пор ведете бумажную трудовую книжку и хотите перейти на ЭТК, вам необходимо:
- Подать работодателю письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
- Работодатель внесет соответствующую запись в вашу бумажную трудовую о том, что вы подали заявление, и выдаст ее вам на руки.
- С этого момента все сведения будут вестись только в электронном виде.
Международный опыт: реформа в Украине
Стоит отметить, что переход на электронные трудовые книжки — это глобальный тренд. Например, с 10 июня 2021 года в Украине начали переводить бумажные документы в электронный формат, что коснулось и трудовых книжек. В текущем году Украина вступает в финальную фазу этой реформы. Работники, которые начали свою первую трудовую деятельность после 1 января 2021 года, могут получить сведения о стаже только из электронной системы.
Сделать запрос трудовой книжки сегодня — это простая задача, не требующая визитов в государственные инстанции. Электронная трудовая книжка надежно хранит ваш стаж в облаке. Вы можете в любой момент сформировать выписку в форматах PDF или XML через портал Госуслуг, сохранить ее на носитель информации, распечатать или переслать по электронной почте. Если бумажная книжка утеряна или вы начинаете работать впервые, электронная система уже покрыла все эти риски, обеспечив вас достоверными данными о вашей карьере.