С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). После этой даты все трудовые отношения оформляются исключительно в электронном виде, а бумажный вариант сохраняется только по заявлению работника. Ниже – пошаговое руководство, как получить свою ЭТК при увольнении, какие документы потребуются и где её можно скачать.

Основные правовые нормы

• ФЗ‑402 «О трудовых книжках» (в редакции от 2020 г.) – регулирует ведение и хранение трудовых книжек, включая электронный формат.
• Постановление Правительства РФ № 1405 от – определяет порядок формирования, хранения и предоставления ЭТК.
• Приказ Минтруда России № 582н от – уточняет требования к работодателям по передаче данных в Пенсионный фонд РФ (ПФР) и выдаче выписок сотруднику.

Когда и как работник получает доступ к ЭТК

Увольнение по инициативе работника или работодателя

При расторжении трудового договора работодатель обязан в течение трех рабочих дней после дня увольнения:

1. Передать в ПФР сведения о периоде работы, причине расторжения договора и других обязательных реквизитах (форма СЗВ‑ТД).
2. Выдать сотруднику выписку из электронной трудовой книжки (форма СЗВ‑ИНС) либо обеспечить возможность её самостоятельного получения через личный кабинет на портале Госуслуги или сайт ПФР.

Если работник отказался от бумажной книжки

Согласно пункту 4 статьи 66 ТК РФ, при отсутствии заявления о сохранении бумажного варианта работник получает только электронную форму. Выписка из ЭТК имеет равную юридическую силу с бумажной трудовой книжкой.

Как получить выписку из ЭТК

Вариант 1: Через работодателя

Самый простой способ – запросить у отдела кадров:

• Напишите заявление (можно в свободной форме) о выдаче выписки из электронной трудовой книжки.
• Укажите удобный способ получения: на бумажном носителе (распечатка) или в электронном виде (PDF, отправленная на корпоративную почту или личный e‑mail).
• Получите документ в течение трёх рабочих дней после увольнения.

Вариант 2: Через личный кабинет на портале «Госуслуги»

Если работодатель не предоставил выписку, её можно скачать самостоятельно:

1. Авторизуйтесь на gosuslugi.ru (требуется подтверждённая учётная запись).
2. В разделе «Труд и занятость» выберите «Электронная трудовая книжка».
3. Нажмите «Получить выписку». Система сформирует документ на основе данных, переданных ПФР.
4. Сохраните PDF‑файл или распечатайте его.

Вариант 3: Через сайт Пенсионного фонда РФ

Альтернативный вход – личный кабинет на pfrf.ru:

• Войдите через ЕСИА (универсальная электронная подпись) или логин/пароль ПФР.
• Перейдите в раздел «Мои сведения» → «Электронная трудовая книжка».
• Сформируйте выписку за нужный период и скачайте её.

Что должно быть в выписке из ЭТК

Выписка содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные формой СЗВ‑ИНС:

• ФИО сотрудника, дата рождения, СНИЛС.
• Периоды работы: название организации, ИНН, даты приёма и увольнения, должность, основание увольнения (например, «по соглашению сторон», «по инициативе работника»).
• Информация о переводах, совмещении работ, периодах простоя (если имеются).
• Дата формирования выписки и подпись уполномоченного лица ПФР (электронная подпись).

Что делать, если выписка не содержит нужных данных

Если в документе отсутствуют сведения о каком‑либо периоде работы:

1. Свяжитесь с бывшим работодателем и запросите корректировку сведений в ПФР (форма СЗВ‑ТД).
2. При необходимости подайте заявление в ПФР о внесении изменений (можно через личный кабинет на госуслугах или лично в клиентской службе ПФР).
3. После внесения исправлений повторно получите выписку.

Особенности периода перехода (до )

До конца 2025 года работодатели могут вести трудовые книжки в двойном формате:

• Если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной книжки, работодатель обязан вести обе версии одновременно.
• При увольнении в этот период сотрудник имеет право получить как бумажную, так и электронную выписку (по своему выбору).

После бумажный формат сохраняется только по заявлению работника; в остальных случаях выдаётся исключительно электронная выписка.

Полезные советы

• Сохраняйте копию выписки в надёжном месте (облачное хранилище, USB‑накопитель, распечатка).
• Проверяйте СНИЛС – ошибки в этом номере приводят к проблемам при формировании выписки.
• Запрашивайте выписку сразу после увольнения, пока данные ещё не успели «застрять» в обработке у ПФР.
• Используйте подтверждённую учётную запись на Госуслугах – без неё доступ к разделу «Электронная трудовая книжка» будет ограничен.
• При возникновении технических сложностей обращайтесь в службу поддержки ПФР (тел. 8‑800‑200‑00‑00) или в МФЦ.

Получение электронной трудовой книжки при увольнении – процесс, регламентированный законодательством и доступный через несколько каналов: отдел кадров бывшего работодателя, личный кабинет на портале «Госуслуги» или сайт Пенсионного фонда РФ. Главное – подать запрос в течение трёх рабочих дней после дня увольнения, проверить корректность данных и сохранить выписку в надёжном месте. После завершения переходного периода электронный формат станет единственным обязательным документом, подтверждающим трудовой стаж, поэтому умение работать с ЭТК уже сегодня является важным навыком для каждого работника.