С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Это не просто цифровая копия бумажного документа, а новый юридически значимый формат хранения сведений о трудовой деятельности. В этой статье мы разберем на конкретных примерах заполнения электронной трудовой книжки, как её получить, в чём отличие от бумажной и как правильно вести записи.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это официальный документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника, которые хранятся в электронной базе Социального фонда России (СФР). Физического бланка «трудовой книжки» не существует. Вся информация формируется в виде выписок из единой базы данных.

Ключевые отличия от бумажной:

• Хранение в цифровом виде в СФР, а не у работодателя или работника.
• Не требует вкладышей, печатей, подписей в традиционном понимании.
• Автоматическое формирование записей на основе данных от всех предыдущих работодателей, отчитывающихся в СФР.
• Невозможность порчи, потери или подделки.
• Доступна работнику в любое время через Личный кабинет на портале Госуслуг или сайт СФР.

Какие данные содержит электронная трудовая книжка?

В ЭТК включаются все сведения, которые ранее вносились в бумажную книжку, а также дополнительная информация. Основные разделы:

1. Сведения о работнике: ФИО, дата и место рождения, СНИЛС.
2. Трудовая деятельность: последовательный список всех мест работы с указанием:
   • Наименования работодателя (организации, ИП).
   • Даты приема на работу и увольнения.
   • Должность, специальность, профессия.
   • Основание для приема/увольнения (приказ, договор).
   • Подразделение, если было.
3. Сведения о трудовом стаже и страховом стаже (для пенсионных выплат).
4. Сведения об обучении и повышении квалификации (если работодатель передавал такие данные).
5. Нотариальные доверенности (если оформлялись).

Примеры заполнения электронной трудовой книжки

Записи в ЭТК формируются автоматически на основе сведений, которые работодатель передает в СФР в установленных форматах. Вот примеры записей, которые увидит работник в своей электронной книжке.

Пример 1: Прием на работу по трудовому договору

Запись формируется на основе формы СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности), которую работодатель обязан подать в СФР в течение 15 дней после приема на работу.

Пример 2: Увольнение по собственному желанию

Запись об увольнении также формируется на основе формы СЗВ-ТД, подаваемой при прекращении трудовых отношений.

Пример 3: Запись о работе в период до (исторические данные)

Для граждан, у которых уже была бумажная трудовая книжка на , СФР переносит в ЭТК информацию из всех ранее переданных сведений. Эти записи имеют особый статус и формируются на основе формы СТД-ПФР (сведения о трудовой деятельности, переданные в ПФР ранее);

Как получить и проверить свою электронную трудовую книжку?

Доступ к ЭТК у работника есть всегда. Вот как получить выписку:

1. Через портал Госуслуг (gosuslugi.ru):
   • Авторизуйтесь в личном кабинете.
   • В разделе «Социальное обеспечение» найдите сервис «Электронная трудовая книжка».
   • Система автоматически сформирует и покажет вам полную выписку. Её можно сохранить в PDF или распечатать.
2. Через сайт или мобильное приложение Социального фонда России (sfr.gov.ru):
   • Авторизация через Госуслуги или с помощью квалифицированной электронной подписи.
   • В личном кабинете найдите раздел «Трудовая деятельность».
3. Через работодателя:
   • Вы можете письменно обратиться к своему текущему работодателю с заявлением о предоставлении выписки из электронной трудовой книжки (образец заявления часто есть у кадровиков).
   • Работодатель обязан выдать вам такую выписку (в бумажном виде или в форме электронного документа) в течение 3 рабочих дней.

Переход с бумажной трудовой книжки на электронную

Если у вас есть бумажная трудовая книжка, вы можете в любой момент перевести её в электронный формат. Это делается у любого работодателя, даже не у того, где вы в последний раз работали.

Порядок действий:

1. Вы пишете заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронной форме и о прекращении ведения бумажной трудовой книжки (если она у вас есть). Образец такого заявления можно найти в системе «КонсультантПлюс» или у кадровиков.
2. Прикладываете к заявлению свою бумажную трудовую книжку (если она есть).
3. Работодатель (текущий или любой другой) на основании вашего заявления формирует и подает в СФР форму СТД-Р (сведения о трудовой деятельности — расторжение). Эта форма сообщает СФР, что вы переходите на ЭТК, и передает все сведения из вашей бумажной книжки (если она была).
4. После обработки данных СФР создает вашу ЭТК. Все последующие записи будут только электронными.
5. Бумажная трудовая книжка, если вы её сдали, хранится у работодателя как документ, подтверждающий переход. Вам выдают справку о её сдаче.

Важно: После перехода на ЭТК вы больше не получите физическую книжку. Все подтверждения стажа и работы — только через выписку из ЭТК.

Как работодатель заполняет электронную трудовую книжку?

Кадровики работают не с «книжкой», а с отчётными формами, которые отправляются в СФР. Основные формы:

• СЗВ-ТД, основная форма. Подается при приеме на работу, при каждом изменении условий трудового договора (перевод, изменение должности) и при увольнении. Именно эти данные и попадают в ЭТК как новая запись.
• СТД-Р — подается, если работник переходит с бумажной книжки на электронную или если нужно исправить ошибку в ранее переданных сведениях.
• СТД-ПФР, используется для передачи исторических данных о стаже, которые были в отчётности до 2020 года.

Для подготовки этих форм кадровые службы используют специализированные программы (например, «1С:Зарплата и управление персоналом»), которые интегрированы с системой СФР. Программа автоматически формирует корректный XML-файл для отправки.

Исправление ошибок в электронной трудовой книжке

Если в вашей ЭТК появилась ошибка (неправильная дата, должность, название организации), исправлять её нужно через работодателя, который и вносил ошибочные данные.

1. Вы обнаруживаете ошибку в выписке.
2. Обращаетесь к своему текущему или бывшему работодателю (тому, кто допустил ошибку) с письменным заявлением об исправлении.
3. Работодатель подает в СФР корректирующую форму СТД-Р с верными данными и указанием номера и даты ранее переданной ошибочной записи.
4. После обработки СФР обновляет запись в вашей ЭТК. Старая ошибочная запись архивируется, но остаётся в истории с пометкой об исправлении.

Важно: Сам работник не может редактировать ЭТК. Все изменения вносятся только уполномоченными работодателями через СФР.

Частые вопросы (FAQ)

Могу ли я отказаться от электронной трудовой книжки и требовать бумажную?

Да, вы вправе отказаться от перехода на ЭТК и продолжать вести бумажную трудовую книжку. Для этого нужно письменно уведомить работодателя. Но с 1 января 2021 года при приеме на работу кадровик в первую очередь должен оформить запись в ЭТК. Если вы не предоставили заявление об отказе, запись всё равно будет внесена в электронный формат, а бумажная книжка (если вы её имеете) будет вестись параллельно по вашему заявлению.

Как подтвердить свой стаж, если у меня только ЭТК?

Выписка из ЭТК, полученная через Госуслуги или СФР, имеет ту же юридическую силу, что и заверенная копия бумажной трудовой книжки. Для предъявления в любые инстанции (ПФР, банк, суд) достаточно распечатать её. Для усиления доказательственной базы можно также распечатать историю передач сведений (отчёт СФР).

Что делать, если предыдущий работодатель не передавал сведения в СФР?

Это нарушение. Вы можете:

• Написать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
• Обратиться в Социальный фонд России с заявлением о включении недостающих сведений, приложив копии документов с того периода (приказы, трудовой договор, справки).
• В случае спора — в суд.

Электронная трудовая книжка — это удобный и защищённый от подделки инструмент. Главное для работника, понимать, что записи в неё вносятся автоматически на основе данных от работодателя, и регулярно проверять её актуальность через Госуслуги. Если вы обнаружили неточности, действуйте быстро: обращайтесь к кадровикам с заявлением об исправлении. Для работодателей важно вовремя и корректно подавать формы СЗВ-ТД и СТД-Р, чтобы избежать административной ответственности и конфликтов с сотрудниками.

Надеемся, эти примеры заполнения и инструкции помогут вам уверенно работать с новым цифровым документом.

Примечание: Информация в статье актуальна на 2026 год. Все формы и процедуры регулируются Трудовым кодексом РФ и законами об электронных трудовых книжках (ФЗ № 67-ФЗ, № 69-ФЗ). Для получения официальных бланков заявлений и образцов рекомендуется обращаться к ресурсам Социального фонда России или в правовые системы (например, «КонсультантПлюс»).