С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). С 1 января 2026 года завершается переходный период, что делает вопрос корректного учёта и передачи сведений о трудовой деятельности в Пенсионный фонд (ПФР) крайне актуальным для каждого работодателя. Данная статья объясняет, как правильно организовать этот процесс, какие документы использовать и чего категорически нельзя упускать.
Что такое электронная трудовая книжка и кто её ведёт?
Электронная трудовая книжка — это зашифрованная информация о трудовой деятельности работника, которая хранится на электронных ресурсах Пенсионного фонда РФ (ПФР, с 2023 года, Социальный фонд России, СФР).
- Работодатель формирует сведения о приёме, увольнении, изменениях (например, о переводе) в электронном виде.
- Социальный фонд (СФР) является официальным хранилищем этих данных и выдаёт работнику выписку по запросу.
- Работник вправе выбрать: получать сведения только в электронном виде или также иметь бумажную трудовую книжку (ТК).
Ключевые изменения и требования закона
Основные правила регулируются Трудовым кодексом РФ (ст. 66.1) и Приказом Минтруда России от № 320н.
Обязанность работодателя
С 2021 года все работодатели обязаны формировать и передавать в СФР сведения о трудовой деятельности каждого работника по форме СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности).
Право выбора работника
Если сотрудник пишет заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан:
- Сделать запись в его бумажной трудовой книжке (если она есть) о том, что сведения предоставляются в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
- Выдать бумажную трудовую книжку на руки (если она велась) в течение трёх рабочих дней с момента получения заявления.
- Продолжить формировать электронные сведения и передавать их в СФР;
Учёт движения бланков и книжек
Работодатель должен вести Книгу (журнал) учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форму этой книги организация разрабатывает самостоятельно (п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
- В графе 13 (Расписка работника) при выдаче бумажной книжки на руки делается запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Для организаций с численностью до 10 человек включительно допускается ведение учёта как в электронном, так и в бумажном виде.
Пошаговая инструкция для работодателя
Шаг 1: Получение заявления от работника
Работник подаёт письменное заявление о желании получать сведения о трудовой деятельности в электронном виде (или о выдаче ему бумажной книжки).
Шаг 2: Действия при переходе на ЭТК
Если сотрудник выбирает только электронный формат:
- Приостановить ведение его бумажной трудовой книжки (если она была).
- Сформировать и передать в СФР сведения по форме СЗВ-ТД о приёме, всех периодах работы и об увольнении (при его наличии).
- В случае, если бумажная книжка уже велась и сотрудник отказывается от неё, выдать её ему на руки с необходимой записью (см. выше) в течение 3 рабочих дней.
Шаг 3: Формирование и отправка отчётности (СЗВ-ТД)
Сведения о трудовой деятельности представляются в СФР:
- При первом представлении в отношении работника — сведения по состоянию на 1 января 2020 года (если у работодателя есть данные за этот период).
- При последующих представлениях — при каждом событии (приём, увольнение, изменение данных).
Отправка осуществляется через:
- Электронную отчётность (через сервисы типа «Контур.Экстерн», «СБИС» и др.).
- Личный кабинет страхователя на сайте СФР.
- На бумажном носителе (для организаций с численностью до 10 человек).
Шаг 4: Ведение внутреннего учёта
Независимо от формата, работодатель должен вести:
- Журнал учёта движения трудовых книжек (для бумажных, если они ещё используются).
- Журнал (книгу) учёта вкладышей в трудовую книжку, если применяются.
- Внутренние кадровые документы (приказы, личные карточки), которые служат источником данных для отчётности СЗВ-ТД.
Особенности для разных категорий работодателей
Для ИП и малых организаций (до 10 человек)
Имеют право подавать отчётность СЗВ-ТД на бумажном носителе. Однако переход на электронный формат отчётности значительно упрощает процесс и снижает риск ошибок.
Для всех остальных
Обязательное представление отчётности в электронном виде через сервисы обмена с СФР.
Где работник может посмотреть свою ЭТК?
Работник может получить полную выписку из своей электронной трудовой книжки:
- Через личный кабинет на портале Госуслуг (требуется подтверждённая учётная запись).
- Через личный кабинет на сайте Социального фонда России.
- Обратившись лично в отделение СФР или МФЦ.
Частые ошибки и как их избежать
- Не передавать сведения в СФР вовремя. Данные должны быть отправлены в течение месяца после события (приёма/увольнения). Задержки влекут штрафы.
- Не выдавать бумажную книжку при заявлении работника. Это прямое нарушение ст. 66.1 ТК РФ.
- Не делать запись в графе 13 журнала учёта. Без этой расписки нет подтверждения, что работник получил свою книжку.
- Путать формы отчётности. Для ЭТК используется исключительно форма СЗВ-ТД, а не старые формы СЗВ-СТАЖ или ЕФС-1.
- Не хранить внутренние кадровые документы. Они являются первичным источником для формирования СЗВ-ТД и могут потребоваться при проверках.
Учёт электронных трудовых книжек — это не просто сдача отчётности, а комплексный кадровый процесс:
- Работодатель — источник данных и оператор, передающий информацию в СФР.
- Социальный фонд — централизованный хранитель всей истории труда.
- Работник — субъект, имеющий право выбора формата и бесплатного доступа к своим данным.
Самое главное помнить:
- При заявлении работника о переходе на ЭТК — выдайте бумажную книжку в течение 3 рабочих дней и сделайте соответствующую запись в журнале учёта.
- Все события с сотрудником (приём, увольнение, перевод) обязательно отражайте в отчётности СЗВ-ТД и передавайте в СФР.
- Ведите и храните журнал учёта движения трудовых книжек, даже если основная работа ведётся в электронном виде.
- Контролируйте, чтобы ваша кадровая и бухгалтерская программы были готовы к формированию корректной формы СЗВ-ТД.
Своевременный и правильный учёт ЭТК защищает и работодателя от штрафов, и работника — от потери стажа.
Статья составлена на основе анализа актуальных нормативных актов и практических рекомендаций от сервисов электронного документооборота (Контур.Экстерн, СБИС) и правовых систем (КонсультантПлюс) по состоянию на май 2026 года.