С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), которая позволяет работодателям формировать и хранить сведения о трудовой деятельности сотрудников в цифровом формате․ Это нововведение было внедрено в рамках цифровизации государственного управления и упрощения ведения кадрового учета․

В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно оформить заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, какие сроки установлены законом, и на что следует обратить особое внимание как работникам, так и работодателям․

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки․ Она содержит те же сведения:

• данные о работнике;
• даты приема, увольнения и переводов;
• места работы;
• виды мероприятий (например, повышение квалификации, награждения);
• основания для прекращения трудового договора․

Сведения из ЭТК хранятся в базе Пенсионного фонда РФ и доступны работнику через личный кабинет на портале Госуслуг․

Кто обязан перейти на электронную трудовую книжку?

С 1 января 2020 года все работодатели обязаны формировать сведения о трудовой деятельности своих сотрудников в электронном виде и передавать их в Пенсионный фонд РФ․ Однако выбор формата ведения трудовой книжки остается за работником․

Работник может выбрать один из двух вариантов:

1. Сохранить бумажную трудовую книжку — в этом случае работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку, а сведения о трудовой деятельности дублируются в электронном виде․
2. Перейти на электронную трудовую книжку — тогда бумажная книжка выдается на руки с соответствующей записью, а все изменения фиксируются только в электронном формате․

Сроки подачи заявления

Работники должны были подать письменное заявление до 31 декабря 2020 года включительно․ Однако, если сотрудник не успел этого сделать, он может подать заявление в любое время, в т․ч․ при трудоустройстве․

Работодатель обязан уведомить каждого работника в письменной форме о возможности выбора формата трудовой книжки до 30 июня 2020 года․

Как правильно составить заявление?

Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде должно быть составлено в письменной форме и подано работодателю по основному месту работы․ Документ может быть написан от руки или напечатан․

В заявлении необходимо указать:

• ФИО работника;
• должность;
• реквизиты трудового договора (если заявление подается при приеме на работу);
• четкое выражение воли работника на ведение трудовой книжки в электронном виде;
• просьбу о выдаче бумажной трудовой книжки на руки (если работник выбрал электронный формат)․

Пример формулировок для заявления:

Что делать работодателю после получения заявления?

После получения заявления работодатель обязан:

1. Внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку (если она ведется) о том, что работник выбрал электронный формат ведения трудовой книжки․
2. Выдать работнику его бумажную трудовую книжку на руки (если она была у него на руках)․
3. Начать формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в Пенсионный фонд РФ․
4. При последующих изменениях (например, приеме на работу, увольнении, переводе) вносить данные только в электронную трудовую книжку․

Что делать, если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку в день приема на работу?

Если сотрудник при трудоустройстве сразу подает заявление о выборе электронного формата, работодатель:

• не оформляет бумажную трудовую книжку;
• вносит все записи только в электронную трудовую книжку;
• при необходимости выдает работнику справку о трудовой деятельности по его запросу․

Как проверить, что у кандидата электронная трудовая книжка?

При приеме на работу работодатель может запросить у кандидата:

• копию заявления о выборе электронного формата;
• справку о трудовой деятельности из Пенсионного фонда РФ;
• выписку из личного кабинета на портале Госуслуг․

Также можно уточнить у предыдущего работодателя, какой формат трудовой книжки был выбран․

Ответственность работодателя за нарушение правил ведения ЭТК

За нарушение порядка ведения электронных трудовых книжек или непредоставление сведений в Пенсионный фонд РФ работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст․ 5․27 КоАП РФ:

• штраф на должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
• штраф на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли позже изменить свой выбор (с бумажной на электронную или наоборот)?

Да, работник может в любое время подать новое заявление о смене формата трудовой книжки․

Что делать, если бумажная трудовая книжка была утеряна?

В этом случае работодатель должен выдать дубликат бумажной трудовой книжки с записью о переходе на электронный формат․

Можно ли получить бумажную копию электронной трудовой книжки?

Да, работник может запросить у работодателя бумажную выписку из электронной трудовой книжки․

Как работнику получить доступ к своей электронной трудовой книжке?

Для этого необходимо:

• зарегистрироваться на портале Госуслуг;
• войти в личный кабинет;
• перейти в раздел «Электронная трудовая книжка»․

Переход на электронные трудовые книжки, это часть цифровой трансформации российского рынка труда․ Хотя бумажные трудовые книжки еще не полностью исчезли, их ведение становится все более редким явлением․

Работникам важно понять, что выбор формата трудовой книжки — это их право, и они могут изменить его в любое время․ Работодателям же необходимо строго соблюдать требования закона, чтобы избежать штрафных санкций․

Если у вас остались вопросы по оформлению заявления или ведению электронных трудовых книжек, рекомендуем обратиться к юристу или в службу поддержки Пенсионного фонда РФ․