С 2020 года в России начался переход на электронный формат ведения трудовых книжек, электронная трудовая книжка (ЭТК). Этот инновационный шаг призван упростить администрирование кадровых процессов, исключить риск потери документов и обеспечить прозрачность данных о трудовом стаже работника. В этой статье подробно разберем, как правильно оформлять прием на работу, перевод и увольнение при использовании электронной трудовой книжки, а также какие юридические и технические нюансы нужно учитывать работодателю и сотруднику.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся все сведения о трудовой деятельности работника. Она ведется в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР) и доступна через личный кабинет на сайте www.pfrf.ru или портале Госуслуги.
В ЭТК содержится следующая информация:
- ФИО сотрудника
- СНИЛС
- Дата рождения
- Даты приема на работу и увольнения
- Должности и подразделения
- Переводы на другие должности
- Основания для прекращения трудового договора
ЭТК исключает риск потери, порчи или подделки документа — все данные хранятся в защищенной базе ПФР и доступны только авторизованным лицам.
Прием на работу с электронной трудовой книжкой
Выбор формата трудовой книжки
С 2020 года каждый новый сотрудник имеет право выбрать:
- Электронную трудовую книжку (ЭТК), по умолчанию, если не подано заявление об обратном.
- Бумажную трудовую книжку — только при подаче письменного заявления работника.
Необходимые документы при приеме
При приеме на работу с ЭТК работодатель должен запросить у соискателя:
- Паспорт
- СНИЛС
- Заявление о выборе формы трудовой книжки (если сотрудник хочет сохранить бумажную)
- Документы об образовании и квалификации (по требованию)
Важно! Если сотрудник ранее вел бумажную трудовую книжку, он может передать ее работодателю для внесения данных в ЭТК. Работодатель обязан в течение 3 рабочих дней передать сведения в ПФР.
Оформление приказа и внесение данных
При приеме на работу:
- Издается приказ о приеме на работу (форма № Т-1 или унифицированная).
- В течение 1 рабочего дня работодатель вносит сведения в ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР (сервис «Электронная трудовая книжка»).
- Сотруднику выдаеться расписка о получении уведомления о начале ведения ЭТК.
Перевод на другую должность или в другое подразделение
Основания для перевода
Перевод может быть:
- Согласованным, по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ).
- Вынужденным — по инициативе работодателя (ст. 72.1 ТК РФ), например, при смене структуры компании.
Оформление перевода
Процедура перевода при ЭТК:
- Составляеться дополнительное соглашение к трудовому договору (если перевод связан с изменением должности или структурного подразделения).
- Издается приказ о переводе (форма № Т-5).
- В течение 1 рабочего дня работодатель вносит изменения в ЭТК через личный кабинет ПФР.
Важно! Перевод не требует прекращения трудового договора — поэтому в ЭТК фиксируется только изменение сведений о должности и подразделении, а не новая запись о приеме.
Увольнение с электронной трудовой книжкой
Основания увольнения
Увольнение может происходить по различным основаниям, перечисленным в статье 77 ТК РФ:
- По инициативе работника (ст. 80)
- По инициативе работодателя (ст. 81)
- По соглашению сторон (ст. 78)
- По иным основаниям (срок, перевод, призыв и т.д.)
Порядок увольнения при ЭТК
- Работник подает заявление об увольнении (если по инициативе работника).
- Работодатель издает приказ об увольнении (форма № Т-8 или Т-8а).
- В день увольнения работнику выдается:
- Расчет заработной платы
- Справка о заработной плате (если требуется)
- Выписка из ЭТК (по запросу)
- В течение 1 рабочего дня работодатель вносит в ЭТК запись об увольнении с указанием основания и даты.
Выдача выписки из ЭТК
Сотрудник вправе запросить выписку из ЭТК в любой момент. Работодатель обязан:
- Выдать выписку в бумажном виде — в день увольнения или по запросу.
- Выдать выписку в электронном виде — через личный кабинет ПФР или по электронной почте (с электронной подписью).
Выписка содержит полную историю трудовой деятельности и может использоваться при поступлении на новую работу.
Что делать, если сотрудник ранее имел бумажную трудовую книжку?
Если работник уже имел бумажную трудовую книжку до 2020 года, то:
- Он может сохранить ее как документ, подтверждающий стаж до 2020 года.
- Работодатель обязан внести все сведения из бумажной книжки в ЭТК в течение 10 рабочих дней с момента подачи заявления.
- Бумажная книжка остается у работника — она не изымается и не уничтожается.
Для этого работодатель должен:
- Получить от работника бумажную трудовую книжку и копию паспорта.
- Внести данные в ЭТК через личный кабинет ПФР (раздел «Внесение сведений из бумажной трудовой книжки»).
- Вернуть бумажную книжку работнику с отметкой: «Сведения о трудовой деятельности с [дата] внесены в электронную трудовую книжку».
Преимущества электронной трудовой книжки
- Надежность — данные хранятся в защищенной базе ПФР, исключена потеря или порча.
- Доступность — работник может проверить свою историю трудовой деятельности в любое время через Госуслуги или ПФР.
- Удобство — при смене работы не нужно передавать физический документ.
- Автоматизация — работодатель может интегрировать кадровую систему с ПФР для автоматического обмена данными.
- Юридическая сила — электронная запись имеет ту же юридическую силу, что и бумажная.
Ошибки, которых следует избегать
- Не вносить данные в ЭТК в срок — штрафы за нарушение сроков могут достигать 50 000 рублей для юридических лиц (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Не предоставлять выписку при увольнении, это нарушение прав работника.
- Игнорировать заявление о выборе формата, если работник хочет сохранить бумажную книжку, его право должно быть уважено.
- Не проверять СНИЛС, ошибка в СНИЛС приведет к невозможности синхронизации данных в ПФР.
Электронная трудовая книжка — это не просто цифровая замена бумажному документу, а полноценная система управления кадровыми данными, повышающая прозрачность и эффективность трудовых отношений. Прием на работу, перевод и увольнение при ЭТК требуют от работодателя внимательности, соблюдения сроков и точности внесения данных.
Работникам ЭТК дает уверенность: их трудовой стаж надежно защищен и всегда доступен. Работодателям — экономию времени, снижение рисков и соответствие современным требованиям цифровой трансформации.
Совет: Регулярно проверяйте данные в личном кабинете ПФР. Если вы обнаружили ошибку — немедленно обратитесь к бывшему или текущему работодателю для исправления.
Электронная трудовая книжка, это будущее кадрового учета в России. Уже сегодня она делает трудовые отношения честнее, прозрачнее и удобнее для всех участников.