С 2023 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Она заменяет традиционный бумажный документ‚ упрощает процесс оформления и позволяет вести учет трудового стажа в режиме онлайн․ В этой статье мы подробно разберём‚ какие шаги необходимо выполнить работодателю‚ чтобы правильно принять нового сотрудника на работу с использованием ЭТК․
Содержание
- Правовая база и основные требования
- Подготовительный этап: что нужно знать сотруднику
- Пошаговая инструкция по приёму на работу
- Список обязательных документов
- Типичные ошибки и как их избежать
- Часто задаваемые вопросы
Правовая база и основные требования
Электронная трудовая книжка регулируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от № 129-ФЗ (часть 2)․
- Приказ Минтруда России № 2н от «Об утверждении Положения об электронной трудовой книжке»․
- Трудовой кодекс РФ (статьи 66‑71) – общие положения о трудовой книжке‚ которые сохраняются и для её электронного аналога․
Ключевые требования к ЭТК:
- ЭТК должна быть оформлена в системе «Госуслуги» (либо в специализированных сервисах‚ одобренных Минтрудом)․
- Сотрудник обязан иметь подтверждённый аккаунт в системе и согласиться на её использование․
- Работодатель получает доступ к ЭТК через личный кабинет работодателя и может вносить записи о приёме‚ переводе‚ увольнении и т․д․
- Все записи в ЭТК подписываются электронной подписью (ЭП) работодателя и сотрудника․
Подготовительный этап: что нужно знать сотруднику
Перед тем как приступить к оформлению‚ сотруднику следует выполнить несколько простых действий:
- Создать (или подтвердить) аккаунт в системе «Госуслуги»․ Если у него уже есть личный кабинет‚ необходимо убедиться‚ что профиль актуален․
- Получить Электронную подпись (ЭП) – её можно оформить в любом аккредитованном удостоверяющем центре․
- Войти в раздел «Электронная трудовая книжка» и проверить‚ что в системе отсутствуют ошибки или «запросы на исправление»․
- Подписать согласие на ведение ЭТК (это отдельный документ‚ который генерируется в системе)․
Пошаговая инструкция по приёму на работу
Шаг 1․ Открытие вакансии и предварительный отбор
Обычно этот этап не связан с ЭТК‚ но важно заранее уточнить у кандидата‚ готов ли он работать с электронной трудовой книжкой․
Шаг 2․ Сбор и проверка документов
Список обязательных бумаг см․ в разделе «Список обязательных документов»․ После получения всех бумаг их необходимо загрузить в личный кабинет работодателя․
Шаг 3․ Создание записи о приёме в ЭТК
- Войдите в личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги»․
- Перейдите в раздел «Электронные трудовые книжки» → «Управление записями» → «Добавить запись о приёме на работу»․
- Заполните обязательные поля:
- Дата приёма (дата начала работы)․
- Должность и код ОКДП (Общероссийский классификатор должностей)․
- Трудовой договор (номер‚ дата заключения)․
- Условия труда (полный/неполный рабочий день‚ график‚ ставка)․
- Прикрепите скан‑копии (или PDF) трудового договора и согласия на ведение ЭТК․
- Нажмите «Сохранить»‚ система сформирует предварительный черновик записи․
Шаг 4․ Подписание записи электронной подписью
- Работодатель подписывает запись своей ЭП․
- Сотрудник получает уведомление в личном кабинете «Госуслуги» и подписывает запись своей ЭП․
- После двойной подписи запись считается официальной и автоматически появляется в электронном реестре трудовых книжек․
Шаг 5․ Уведомление сотрудника
Система автоматически отправит сотруднику подтверждение о том‚ что запись внесена․ Тем не менее‚ рекомендуется отправить письмо‑подтверждение (по электронной почте или в мессенджере) с указанием даты начала работы и ссылки на запись в ЭТК․
Шаг 6; Ведение дальнейшего учёта
Все последующие изменения (переводы‚ повышение‚ отпуск‚ увольнение) также вносятся в ЭТК тем же способом – через личный кабинет и с использованием ЭП․
Список обязательных документов
Для оформления приёма на работу через ЭТК необходимо собрать следующие документы:
- Трудовой договор (в оригинале и в электронном виде)․
- Согласие сотрудника на ведение электронной трудовой книжки (генерируется в системе)․
- Копия паспорта (страница с фотографией и регистрацией)․
- ИНН и СНИЛС (при наличии)․
- Электронная подпись сотрудника (или подтверждение её наличия)․
- Документ‚ подтверждающий образование (диплом‚ сертификат) – если это условие трудового договора․
- Медицинская справка (форма 086/у) – при необходимости‚ в зависимости от вида деятельности․
Типичные ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Отсутствие согласия сотрудника на ЭТК | Запись будет отклонена системой‚ трудовой договор считается недействительным․ | Обязательно получить и загрузить согласие до создания записи․ |
| Неправильный код ОКДП или ОКВЭД | Запись может быть отклонена модератором Минтруда․ | Проверять коды в официальных справочниках перед вводом․ |
| Отсутствие электронной подписи у работодателя | Запись не будет подписана‚ система не примет её․ | Оформить ЭП в аккредитованном удостоверяющем центре заранее․ |
| Загрузка документов в неподдерживаемом формате | Система не распознает файл‚ запись будет отклонена․ | Использовать PDF (не более 10 МБ) или JPG‚ согласно рекомендациям портала․ |
| Отсрочка подписания сотрудником | Запись остаётся в статусе «Черновик»‚ трудовой стаж не фиксируется․ | Уведомить сотрудника о необходимости подписать в течение 24 часов․ |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?
Да‚ но в этом случае необходимо указать в трудовом договоре‚ какая из форм будет основной․ При наличии ЭТК бумажный вариант считается «вспомогательным» и не должен содержать записей‚ противоречащих электронным․
Вопрос: Что делать‚ если сотрудник потерял доступ к «Госуслугам»?
Сотруднику следует восстановить доступ через сервис «Восстановление доступа к личному кабинету» на портале․ Пока доступ не восстановлен‚ запись в ЭТК нельзя подписать‚ поэтому процесс приёма откладывается․
Вопрос: Нужно ли платить за использование электронной подписи?
ЭП оформляется в удостоверяющем центре за отдельную плату (обычно от 1500 до 3000 рублей)․ Для работодателя это единовременный расход; дальнейшее использование подписи в системе бесплатно․
Вопрос: Как исправить ошибку в уже внесённой записи?
Для исправления требуется создать корректирующую запись (например‚ «Изменение должности»)․ Оригинальная запись остаётся в истории‚ а новая фиксирует исправления․
Вопрос: Можно ли использовать ЭТК для временных работников (график 4/2‚ сезонные работники)?
Да‚ в ЭТК указывается тип занятости (полный/неполный/временный)․ Главное – правильно отразить график работы в трудовом договоре․
Переход на электронную трудовую книжку – это шаг к цифровизации кадрового учёта‚ который экономит время‚ снижает риск ошибок и упрощает контроль со стороны государственных органов․ Чтобы успешно принимать сотрудника на работу через ЭТК‚ необходимо:
- Знать правовую базу и требования к электронным документам;
- Подготовить сотрудника к работе в системе «Госуслуги»;
- Тщательно собрать и загрузить все необходимые документы;
- Внести запись в ЭТК и обеспечить её подпись обеими сторонами;
- Следить за корректностью данных и своевременно исправлять ошибки․
Соблюдая перечисленные шаги‚ вы сможете без проблем оформить нового сотрудника‚ а также обеспечить надёжный и прозрачный учёт его трудового стажа в будущем․
Дата публикации: