Электронная трудовая книжка (ЭТК) – современный способ документировать сведения о трудовой деятельности работника. С 2025‑2026 годов её заполняют почти все работодатели, а переход на электронный формат требует соблюдения ряда формальностей. В статье подробно рассматриваем, как правильно внести изменения в ЭТК, какие документы нужны и какие ошибки часто встречаются.
Что такое электронная трудовая книжка и зачем её вести?
ЭТК – это цифровой эквивалент бумажной трудовой книжки, в которой фиксируются:
- приём на работу;
- увольнение;
- переводы;
- изменения типа трудового договора;
- приостановление и возобновление работы;
- другие кадровые мероприятия.
Преимущества:
- Быстрый доступ к информации для работодателя и сотрудника.
- Сокращение бумажной работы.
- Упрощение формирования отчётности в ПФР и ФСС.
- Возможность мгновенно проверять данные в единой базе СФР.
Недостатки и риски – возможные сбои в ИТ‑системах, ошибки при вводе данных, а также неправильное оформление заявлений о переходе на электронный формат.
Кто обязан вести ЭТК?
Вести электронную трудовую книжку обязаны все работодатели, у которых есть сотрудники, заключённые по трудовому договору, а также те, кто оформляет договоры ГПХ. При этом:
- Если работник отказывается от электронного формата, сведения вносятся одновременно в бумажную книжку.
- Переход на ЭТК возможен только после подачи работником заявления о переходе.
Как оформить заявление о переходе на электронную трудовую книжку?
Заявление подаётся в письменной форме (можно через электронную почту). Оно должно содержать:
- ФИО работника.
- Номер и серия бумажной трудовой книжки (если она есть).
- Выбор – сохранить бумажную форму или полностью перейти на электронную.
- Подпись работника.
После получения заявления работодатель вносит запись о переходе в локальные акты и в систему СФР.
Что делать, если работник отказался от ЭТК?
Работодатель обязан:
- Внести все сведения об изменениях в трудовую деятельность в бумажную трудовую книжку.
- Сохранить копию заявления о сохранении бумажной формы.
- Сообщить в ПФР и ФСС о выборе работником бумажного документа.
Как правильно внести изменения в существующую ЭТК?
Изменения вносятся в два шага:
- Подготовка документации. Сформировать запрос на внесение изменений, указав тип изменения (увольнение, перевод, корректировка данных и т.д.).
- Внесение сведений в систему СФР. Обратиться в личный кабинет работодателя, выбрать раздел «Электронная трудовая книжка» и загрузить обновлённые данные.
После загрузки данных система автоматически сформирует выписку, которая будет доступна сотруднику.
Как исправить ошибку в уже внесённых сведениях?
Если обнаружено несоответствие или опечатка, выполните следующие действия:
- Откройте запись, которую нужно поправить.
- Нажмите кнопку «Исправить» (или аналогичную, в зависимости от системы).
- Внесите корректные данные и укажите причину изменения.
- Подтвердите действие паролем/подписью.
- Система сформирует журнал изменений, который будет доступен в отчёте ПФР.
Юридические аспекты и частые ошибки
Неправильное оформление процесса может привести к штрафам и отказу в выплатах. Рассмотрим основные правовые требования и типичные просчёты.
Форма ЕФС‑1 и подраздел 1.1
Сведения о трудовой деятельности вносятся в форму ЕФС‑1, подраздел 1.1. Эта форма заполняется для каждого сотрудника при:
- приёме;
- увольнении;
- переводе;
- изменении типа договора;
- приостановлении/возобновлении работы.
С 30 декабря 2025 года действует новая редакция формы, утверждённая Министерством труда.
Частые ошибки при внесении изменений
- Неправильный код вида деятельности. При обновлении данных необходимо использовать актуальный ОКПД2.
- Отсутствие подписи работодателя. Без подписи запрос не считается официальным.
- Запоминание изменений в бумажной книжке без согласования. Если работник уже перешёл на ЭТК, бумажная запись не нужна.
- Неучёт сроков подачи отчётности. Отчёты в ПФР необходимо отправлять до 30‑го числа следующего месяца.
Где посмотреть свою электронную трудовую книжку?
Сотрудник может получить доступ к своей ЭТК через:
- Личный кабинет ПФР (раздел «Моя электронная трудовая книжка»).
- Личный кабинет на портале Госуслуги – «Трудовая деятельность».
- Электронную почту организации, где вложены выписки в формате PDF.
Для быстрого просмотра достаточно ввести ФИО и номер страхового свидетельства.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Можно ли одновременно вести бумажную и электронную книжки?
Ответ: Да, но только до момента, когда работник официально выберет один из вариантов. После подачи заявления о переходе в ЭТК бумажная форма перестаёт использоваться. - Вопрос: Сколько раз можно вносить изменения в ЭТК?
Ответ: Изменения допускаются бесконечное количество раз, однако каждый случай должен быть задокументирован и подтверждён подписью работодателя. - Вопрос: Что делать, если в системе отображается «недостоверные данные»?
Ответ: Сначала проверьте ввод данных вручную, затем обратитесь в отдел кадров или в службу поддержки СФР для корректировки. - Вопрос: Как оформить дубликат ЭТК?
Ответ: Подача заявления в ПФР с указанием причины (потеря, повреждение и т.п.) и последующее подтверждение прав на дубликат.
Пошаговый чек‑лист для работодателя
- Получить от сотрудника заявление о переходе (или о сохранении бумажной формы).
- Обновить локальные акты, чтобы они соответствовали новым требованиям Трудового кодекса.
- Внести сведения в форму ЕФС‑1, подраздел 1.1.
- Загрузить данные в личный кабинет СФР и подтвердить их.
- Сохранить журнал изменений и копию заявления в архиве компании.
- Контролировать сроки подачи отчётности в ПФР и ФСС.
Внести изменения в электронную трудовую книжку – процесс, требующий внимания к деталям и соблюдения установленных формальностей. Правильное оформление заявлений, своевременное обновление данных в системе СФР и понимание юридических требований позволяют избежать ошибок, штрафов и проблем с выплатами. Следуя приведённому чек‑листу и рекомендациям, работодатель сможет эффективно управлять кадровыми документами и поддерживать прозрачность отношений с сотрудниками.
Если возникнут дополнительные вопросы, рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому праву или в службу поддержки ПФР.