С 1 января 2020 года в России действует механизм ведения электронных трудовых книжек (ЭТК). Согласно изменениям в Трудовом кодексе РФ, сведения о трудовой деятельности работника формируются работодателем в электронном виде и передаются для хранения в Пенсионный фонд России (ПФР). Бумажная трудовая книжка больше не является обязательным документом, однако её по-прежнему можно вести по заявлению сотрудника. В этой статье мы подробно разберем, как правильно заполнять электронную трудовую книжку, приведем наглядные примеры записей и объясним сопутствующие документы.
Правовые основы ведения ЭТК
Основным документом является Приказ Минтруда России от № 320н, утвердивший «Порядок ведения и хранения трудовых книжек». Он регламентирует:
- Как и когда вносить записи в ЭТК.
- Кто несет ответственность за корректность (работодатель и уполномоченное лицо).
- Порядок передачи сведений в ПФР.
- Права работника на получение информации о своей трудовой деятельности.
Кто и когда заполняет ЭТК?
Работодатель (или уполномоченное лицо) обязан внести запись в электронную трудовую книжку:
- При приеме на работу, на основании трудового договора и приказа о приеме.
- При увольнении — на основании приказа об увольнении и (при наличии) заявления работника.
- При изменении условий трудового договора (перевод, изменение должности, режима работы и т.д.).
- При предоставлении отпусков (если это требуется по внутренним правилам или для учета стажа).
Запись заверяется электронной подписью руководителя или ответственного лица. Если организация ведет бумажную книжку, требуется подпись и печать.
Конкретные примеры записей в ЭТК
Ниже приведены образцы записей, которые должны быть внесены в систему. Формулировки должны быть четкими, без сокращений, с указанием дат и оснований.
Запись о приеме на работу
Основание: Трудовой договор № Х от «XX» месяц 20XX г. и Приказ № Х от «XX» месяц 20XX г.
Принят(а) на работу в качестве [должность, например: менеджера по продажам] с [дата начала работы, например: 15 июня 2026 года]. Условия трудового договора: [например: полная рабочая неделя, 40 часов, оклад 60 000 рублей].
Запись об увольнении по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)
Основание: Заявление работника от «XX» месяц 20XX г. и Приказ № Х от «XX» месяц 20XX г.
Уволен(а) по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) с «XX» месяц 20XX г. Трудовая книжка (сведения о трудовой деятельности) выдана на руки под расписку «XX» месяц 20XX г.
Примечание: Фраза «Трудовая книжка выдана на руки» важна, если сотрудник ранее имел бумажный документ и хочет его получить при увольнении.
Запись о переводе на другую должность
Основание: Дополнительное соглашение к трудовому договору № Х от «XX» месяц 20XX г. и Приказ № Х от «XX» месяц 20XX г.
Переведен(а) на должность [новая должность, например: старший менеджер] с «XX» месяц 20XX г. Условия трудового договора изменены: [например: оклад изменен на 75 000 рублей].
Запись о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска
Основание: График отпусков на 20XX год и Приказ № Х от «XX» месяц 20XX г.
Предоставлен(а) ежегодный оплачиваемый отпуск с «XX» по «XX» месяц 20XX г. (XX календарных дней).
Переход с бумажной книжки на электронную (ЭТК)
Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка, а он хочет перейти на электронный формат, он должен подать работодателю заявление.
Образец заявления о переходе на ЭТК
Я, [ФИО полностью], работающий(ая) в должности [должность], прошу в соответствии с ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ вести мою трудовую книжку в электронном виде; Сведения о моей трудовой деятельности прошу передавать в Пенсионный фонд Российской Федерации. Бумажную трудовую книжку прошу считать недействительной и вернуть мне (или уничтожить, если не требуется).
«___» __________ 20__ г.
_________________ / [ФИО] /
После получения заявления работодатель:
- Вносит в свою систему (например, 1С:Зарплата и управление персоналом) запись о переходе на ЭТК.
- Передает все сведения из бумажной книжки в электронный вид в ПФР.
- Если бумажная книжка была, она либо возвращается сотруднику, либо уничтожается с оформлением акта (по решению работодателя и согласия сотрудника).
- С этих пор ответственность за ведение сведений лежит на ПФР, а не на отделе кадров организации.
Документы, которые получает работник
Даже при ведении ЭТК сотрудник имеет право получить документы, подтверждающие его трудовую деятельность:
- Справка СТД-Р — выдается работодателем по запросу сотрудника. Содержит выписку из его ЭТК (периоды работы, должности, причины увольнений). Основание: заявление работника.
- Справка СТД-СФР, выдается Пенсионным фондом России. Является официальным документом для подтверждения стажа и страховых периодов. Заказывается через личный кабинет на сайте ПФР или через МФЦ.
- Выписка из электронной трудовой книжки — может быть предоставлена работодателем в виде распечатанного документа, заверенного подписью и печатью (если есть).
Важные нюансы на 2026 год
- Новый сотрудник (первое трудоустройство): ему не выдают бумажную книжку. Все сведения сразу формируются в ЭТК. Он может в любой момент запросить у работодателя справку СТД-Р или получить справку СТД-СФР в ПФР.
- Уведомление сотрудников: работодатель обязан уведомить всех сотрудников о переходе на ЭТК (образец уведомления утверждается внутренним приказом).
- Ответственность: за достоверность и своевременность внесения записей в ЭТК отвечает работодатель (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Проверка: сотрудник может в любой момент проверить правильность записей в своем личном кабинете на сайте ПФР (после регистрации).
Заполнение электронной трудовой книжки — это стандартная процедура, которая упрощает учет и хранение данных. Ключевые правила:
- Все записи делаются четко, без исправлений, на основании приказов и документов.
- Основание для каждой записи обязательно указывается.
- Переход на ЭТК происходит только по письменному заявлению сотрудника.
- Работник всегда имеет право получить выписку (справку СТД-Р) из своей ЭТК.
Следуя этим примерам и правилам, вы обеспечите корректное ведение кадрового учета в соответствии с законодательством РФ.
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций всегда обращайтесь к актуальным редакциям нормативных правовых актов или консультируйтесь с юристом.