Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала неотъемлемой частью кадрового документооборота. С 2020 года сведения о трудовой деятельности работников ведутся в цифровом формате, а для тех, кто устраивается на работу впервые, бумажный вариант больше не оформляется вовсе. В связи с этим у работодателей и сотрудников часто возникает вопрос: как правильно представить электронную трудовую книжку при трудоустройстве, увольнении или по запросу государственных органов?
В этой статье мы подробно разберем, что представляет собой ЭТК, как передать её данные новому работодателю, как заказать выписку для подтверждения стажа и какие нюансы важно учитывать в 2026 году.
Что такое электронная трудовая книжка и какие данные в ней хранятся?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки. Физически она не существует в виде отдельного документа или файла, который можно было бы «передать из рук в руки». Это информация о трудовом стаже человека, которая хранится в базе Социального фонда России (СФР).
В ЭТК отражаются следующие данные:
- Сведения о работнике (ФИО, дата рождения, СНИЛС);
- Места работы и занимаемые должности;
- Даты приема на работу и увольнения;
- Причины увольнения (с ссылкой на статью ТК РФ);
- Сведения о переводах на другую должность.
Как представить ЭТК при трудоустройстве на новую работу?
Главное правило, которое нужно запомнить: предоставить саму электронную трудовую книжку в виде файла или распечатки новому работодателю нельзя. Работодатель не вносит записи в чужую ЭТК вручную — он только отправляет отчеты в СФР, а фонд сам добавляет информацию в базу.
Однако новому работодателю необходимо подтвердить ваш предыдущий стаж. Представить данные из ЭТК можно двумя способами:
Предоставление выписки из ЭТК
Работник может самостоятельно заказать выписку и принести её работодателю. Это можно сделать:
- Через портал Госуслуг — в разделе «Выписка из электронной трудовой книжки». Выписка формируется в формате PDF или XML (с электронной подписью СФР). Как правило, документ готов в течение нескольких минут, максимальный срок — до 3 рабочих дней.
- На сайте СФР, в личном кабинете работника.
- В МФЦ — при личном обращении.
- У текущего/предыдущего работодателя — по заявлению работника кадровая служба обязана предоставить выписку в течение 3 рабочих дней.
Предоставление бумажной трудовой книжки
Если вы перешли на ЭТК, но не отказались от бумажного варианта (сохранили право на его ведение, если стаж начался до 2020 года), вы можете по-прежнему предъявить новому работодателю бумажную трудовую книжку. В ней будет стояна отметка о том, что работник подал заявление о переходе на электронный формат.
Как работодателю представить сведения в ЭТК?
Работодатель не заполняет ЭТК напрямую. Чтобы информация о сотруднике (прием, перевод, увольнение) появилась в его электронной трудовой книжке, работодатель обязан представить данные в СФР в составе отчета ЕФС-1.
Порядок действий для работодателя:
- Издать кадровый приказ (о приеме на работу, увольнении и т.д.).
- Получить заявление от сотрудника (если речь идет о переходе с бумажной трудовой на электронную — это обязательный шаг).
- Направить сведения в СФР по форме ЕФС-1. Сроки подачи зависят от типа события: например, данные о приеме на работу нужно подать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, а данные о увольнении, на следующий рабочий день после увольнения.
Как исправить данные в ЭТК?
Частая проблема — обнаружение ошибок в записях электронной трудовой книжки. Если работник заметил неточность (например, неверную должность или дату увольнения в выписке), порядок представления исправлений следующий:
- Работник обращается к работодателю, который допустил ошибку.
- Работодатель подает в СФР корректирующий отчет ЕФС-1, указывая правильные сведения.
- СФР вносит изменения в базу данных, и при следующем запросе выписки работник видит актуальную информацию.
Важно: сам работник не может редактировать ЭТК через Госуслуги — все изменения вносятся исключительно через работодателя и СФР.
Где и как посмотреть электронную трудовую книжку?
Чтобы убедиться, что работодатель вовремя и правильно представил сведения в вашу ЭТК, вы можете проверить данные в любое время:
- На Госуслугах — самый быстрый и удобный способ. Перейдите в раздел «Выписка из электронной трудовой книжки» и нажмите кнопку «Получить выписку».
- В личном кабинете на сайте СФР, данные обновляются в режиме реального времени после получения отчетов от работодателей.
- В приложении СФР для мобильных устройств.
Преимущества и недостатки ЭТК
Преимущества:
- Невозможно потерять или испортить документ (сведения хранятся на серверах СФР);
- Работодатель не может задержать выдачу трудовой при увольнении;
- Упрощается процесс подтверждения стажа для назначения пенсии или пособий;
- Доступ к данным в любое время суток.
Недостатки и риски:
- Зависимость от работы серверов СФР и Госуслуг (возможны технические сбои);
- Риск ошибок из-за невнимательности работодателя при заполнении ЕФС-1;
- Необходимость контролировать своевременность отправки отчетов работодателем.
Часто задаваемые вопросы
Обязательно ли писать заявление на ведение ЭТК?
Если вы впервые устраиваетесь на работу после 2020 года, бумажная трудовая книжка на вас не заводится, сведения ведутся только в электронном виде, заявление не требуется. Если ваш стаж начался раньше, вы имели право подать заявление о выборе формата (до конца 2020 года). Если вы выбрали ЭТК, за вами сохранилось право вести и бумажную книжку параллельно.
Что делать, если новый работодатель требует бумажную трудовую, а я перешел на ЭТК?
Предоставьте ему распечатанную выписку из ЭТК (полученную через Госуслуги или СФР) или бумажную трудовую книжку с отметкой о переходе на электронный формат (если вы ее сохранили). Работодатель не имеет права отказать в приеме на работу из-за отсутствия бумажной трудовой.
Как быстро появляются данные в ЭТК после увольнения?
Работодатель обязан подать отчет ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после дня увольнения. Как только СФР обработает отчет (обычно это происходит в течение 1-2 дней), запись появится в вашей выписке.
Представление электронной трудовой книжки, это, прежде всего, процесс передачи информации через государственные системы. Работнику не нужно нести «файл» с ЭТК на новое место работы, достаточно предоставить официальную выписку. А главная задача работодателя, своевременно и корректно сдавать отчетность ЕФС-1 в Социальный фонд России. Регулярная проверка своей выписки через Госуслуги поможет избежать проблем с искажением трудового стажа в будущем.