С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК) – нормативный акт 439‑ФЗ от . С этого момента работодатель обязан вести учёт трудовой деятельности в электронном виде, а сотрудник может выбрать, в каком формате получать сведения о своей трудовой биографии.
Почему важно проверить наличие ЭТК у кандидата
При приёме на работу специалисту по кадрам необходимо убедиться, что у соискателя уже оформлена электронная трудовая книжка или он готов подать соответствующее заявление. Это позволяет:
- избежать дублирования бумажных трудовых книжек;
- своевременно передать сведения в Социальный фонд России (СФР) по форме ЕФС‑1;
- соответствовать требованиям ст. 66.1 ТК РФ о предоставлении сведений о трудовой деятельности;
- сократить время на оформление и хранение документов.
Как убедиться, что у кандидата электронная трудовая книжка
- Запрос у соискателя. При собеседовании попросите кандидата предоставить:
- выписку из ЭТК (можно получить через портал «Госуслуги», в МФЦ или непосредственно у предыдущего работодателя);
- или письменное заявление о переходе на электронный формат трудовой книжки (если у него пока только бумажная).
- Проверка через СФР. Работодатель может направить запрос в Социальный фонд России о наличии электронной трудовой книжки у гражданина (через личный кабинет работодателя на портале СФР). Ответ приходит в течение 3 рабочих дней.
- Обращение к предыдущему работодателю. Если кандидат уже работал, у него должна быть запись о подаче заявления о предоставлении сведений в электронном виде. По ст. 66.1 ТК РФ работодатель обязан выдать на руки бумажную трудовую книжку с записью о подаче такого заявления.
Порядок действий работодателя при приёме на работу
Получение заявления о переходе на ЭТК
Если у сотрудника ещё нет электронной трудовой книжки, он подаёт письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Заявление должно быть оформлено в свободной форме, но содержать:
- ФИО сотрудника;
- номер СНИЛС;
- дату подачи заявления;
- подпись и дату.
Согласно информации из источников ( 15:34:12), лица, которые не успели подать заявление до указанной даты, могут сделать это в любое время, включая момент трудоустройства.
Выдача бумажной трудовой книжки (при необходимости)
После получения заявления работодатель выдаёт на руки бумажную трудовую книжку с записью:
«Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ».
Эта запись делается в графе 13 книги учёта движения трудовых книжек (см. источник от 2025-04-10T07:50:40).
Оформление электронной трудовой книжки
Если у кандидата уже есть ЭТК, работодатель:
- Принимает сведения о приёме на работу и формирует форму ЕФС‑1 (подраздел 1.1) – см. источник от 2026-04-15T07:12:57;
- Направляет форму ЕФС‑1 в Социальный фонд России не позднее трёх рабочих дней с момента получения заявления о переходе на электронный формат (см. источник от 2025-04-10T07:50:40);
- Не заводит бумажную трудовую книжку, даже если сотрудник сам об этом попросит (см. источник от 2026-04-15T07:12:57).
Ведение и хранение ЭТК
Электронная трудовая книжка ведётся в информационной системе СФР. Работодатель обязан:
- обеспечить своевременную подачу сведений о приёме, переводе, увольнении;
- хранить копии всех поданных форм ЕФС‑1 в течение 50 лет;
- при запросе сотрудника предоставлять выписку из ЭТК, подписанную усиленной квалифицированной электронной подписью (ЕКЭП) – см. источник от Департамент труда и соцзащиты г. Москвы.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки
Сотрудник может получить выписку несколькими способами:
- Через портал «Госуслуги» – в разделе «Трудовая деятельность»;
- В МФЦ – по заявлению и предъявлению паспорта;
- В Социальном фонде России – лично или через личный кабинет работодателя;
- У текущего работодателя – запрос в отдел кадров, который выдаст выписку, подписанную ЕКЭП.
Особенности оформления при первом трудоустройстве
Если у новичка никогда не было трудовой деятельности, работодатель:
- Оформляет ему электронную трудовую книжку с первого дня работы;
- Не заводит бумажную трудовую книжку, даже если сотрудник выразит такое желание;
- Подаёт форму ЕФС‑1 (подраздел 1.1) в СФР в течение трёх рабочих дней.
Подробную инструкцию по первому оформлению можно найти в статье «Как получить и оформить трудовую книжку впервые» (2026-05-08T12:38:52).
Электронная трудовая книжка упрощает взаимодействие между работником, работодателем и государственными органами. Для успешного трудоустройства необходимо:
- запросить у кандидата подтверждение наличия ЭТК или заявление о переходе на электронный формат;
- своевременно оформить и передать сведения в СФР по форме ЕФС‑1;
- не заводить бумажную трудовую книжку, если сотрудник уже выбрал электронный вид;
- обеспечить возможность получения выписки из ЭТК в любой момент.
Соблюдение этих правил гарантирует соответствие требованиям трудового законодательства и минимизирует административные риски для организации.