На дворе май 2026 года, и переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) уже стал устоявшейся реальностью российского рынка труда. Если несколько лет назад этот процесс только набирал обороты, то сегодня цифровая форма учета стажа является основной. Данная статья представляет собой подробную инструкцию о том, что такое ЭТК, как с ней работать, где смотреть данные и какие отчеты сдавать работодателям.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажного документа, содержащий сведения о трудовой деятельности гражданина. Информация хранится в единой базе Социального фонда России (СФР, ранее ПФР). Это обеспечивает сохранность данных, исключает риск потери или порчи документа и упрощает процедуру подтверждения стажа при выходе на пенсию.
Важно помнить: с 1 января 2021 года для сотрудников, впервые поступающих на работу, трудовые книжки оформляются только в электронном виде. Бумажный вариант для них не ведется.
Инструкция для работников: как посмотреть и получить выписку
Сотрудникам больше не нужно носить бумажную книжку с собой. Вся информация доступна онлайн. Вот пошаговый алгоритм действий:
Способ 1: Через портал Госуслуги
- Войдите в личный кабинет на портале Госуслуги.
- В поисковой строке введите запрос «Выписка из трудовой книжки».
- Выберите услугу «Извлечение сведений о трудовой деятельности».
- Нажмите кнопку «Получить выписку». Документ в формате PDF с электронной подписью сформируется мгновенно.
- Сохраните файл или отправьте его работодателю.
Способ 2: Через личный кабинет на сайте СФР
Аналогичные действия можно выполнить в личном кабинете застрахованного лица на официальном сайте Социального фонда России. Раздел «Справки и выписки» содержит всю историю ваших мест работы, должностей и причин увольнения.
Способ 3: Через работодателя или МФЦ
Вы можете обратиться в отдел кадров по текущему месту работы или в любой офис МФЦ с просьбой предоставить сведения о трудовой деятельности. Работодатель обязан выдать заверенную выписку в течение 3 рабочих дней.
Инструкция для работодателей: ведение и отчетность
Для организаций и ИП работа с ЭТК требует строгого соблюдения регламента и использования специализированного ПО (например, 1С:Зарплата и управление персоналом, Контур.Экстерн и др.).
Шаг 1. Оформление новых сотрудников
При приеме на работу сотрудника, у которого нет трудового стажа до 1 января 2021 года, работодатель:
- Не заводит бумажную трудовую книжку.
- Обязан передать сведения о приеме на работу в СФР.
- Издает приказ о приеме на работу и знакомит с ним сотрудника.
Шаг 2. Работа с действующими сотрудниками
Для сотрудников, работавших до 2021 года, действуют следующие правила:
- Сведения о стаже до 2020 года остаются в бумажной трудовой книжке (она хранится у работодателя или на руках у работника, если он выбрал электронную форму).
- Все события после 1 января 2020 года фиксируются в электронном виде.
- Если сотрудник ранее не подавал заявление о выборе формы трудовой книжки, работодатель продолжает вести ему и бумажную, и электронную версию параллельно (до момента подачи заявления или увольнения).
Шаг 3. Сдача отчетности (Форма ЕФС-1)
С 2023 года отчетность по трудовым книжкам (ранее формы СЗВ-ТД) сдается в составе единого расчета ЕФС-1.
Сроки подачи:
- При приеме на работу и увольнении — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
- При переводе на другую постоянную работу или подаче заявления о выборе формы трудовой книжки — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
Частые вопросы и важные нюансы 2026 года
Где хранится бумажная трудовая книжка?
Если сотрудник написал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, его бумажный документ выдается ему на руки. Работодатель делает в ней запись о подаче заявления и больше не ведет. Если сотрудник выбрал ведение бумажной версии, она хранится у работодателя как документ строгой отчетности.
Что делать при ошибке в данных?
Если в ЭТК обнаружена ошибка, работодатель должен:
- Сформировать корректирующий отчет ЕФС-1 с указанием верных данных.
- Внести исправления в бумажную версию (если она велась) в соответствии с инструкцией по заполнению трудовых книжек.
Можно ли полностью отказаться от бумажных книжек?
Для новых сотрудников (после ) — да, они существуют только в электронном виде. Для «старых» сотрудников переход на ЭТК происходит только по их личному заявлению. Принудить работника отказаться от бумажной версии работодатель не вправе.
Электронная трудовая книжка — это удобный и безопасный инструмент, который упрощает взаимодействие между работником, работодателем и государством. В 2026 году процесс цифровизации завершен, и знание правил работы с ЭТК является обязательным навыком для любого специалиста по кадрам и бухгалтера. Следите за обновлениями законодательства и своевременно сдавайте отчетность в СФР, чтобы избежать штрафных санкций.
Дата актуализации информации: май 2026 года.