Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России несколько лет назад, и с 1 января 2026 года в нашей стране завершается переходный период по внедрению ЭТК. Это означает, что трудовой стаж и вся информация о трудовой деятельности теперь хранятся в цифровом формате, что стало удобно и сразу привлекло внимание как крупных работодателей, так и сотрудников.
С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки. Однако у многих работодателей и работников до сих пор возникают вопросы: как подтвердить наличие ЭТК и, самое главное, как увидеть данные электронной трудовой книжки работника? В этой статье мы подробно разберем все способы получения доступа к этим данным.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Ранее она существовала только в бумажном виде и являлась документом строгой отчетности. Теперь же информация о трудовом пути россиян дублируется (или полностью ведется) в электронном виде на платформе Федеральной налоговой службы и Социального фонда России (СФР).
Как работодатель может увидеть ЭТК работника?
Для работодателя основным источником информации о трудовой деятельности сотрудника являются данные, которые он сам и подает в контролирующие органы.
Через отчетность СЗВ-ТД
С 2021 года при приеме на работу или увольнении кадровики обязаны подавать форму СЗВ-ТД. Именно через этот отчет работодатель уведомляет государство о кадровых событиях. Важно помнить: если при переходе на подачу СЗВ-ТД в конце 2020 года были поданы корректные данные о сотрудниках, их местах работы и ведении ЭТК, то эта информация уже зафиксирована в системе.
Запрос сведений у самого работника
Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки? При приеме на работу нового сотрудника работодатель обязан запросить у него сведения о трудовой деятельности. Сделать это можно двумя путями:
- В бумажном виде — сотрудник предоставляет распечатку сведений о трудовой деятельности из Социального фонда России или МФЦ.
- В электронном виде — работник может предъявить выписку в формате PDF с электронной подписью уполномоченного органа (ПФР/СФР), полученную через Госуслуги.
Использование электронного документооборота (ЭДО)
Крупные компании, подключенные к системам электронного документооборота с СФР, могут видеть актуальный статус сотрудника в личном кабинете страхователя. Однако напрямую «листать» всю трудовую чужого человека работодатель не вправе — он видит только те данные, которые сам передавал, и те, что предоставил сам работник.
Как сам работник может посмотреть свою ЭТК?
Часто сотрудники обращаются в отдел кадров с вопросом, как им посмотреть свою электронную трудовую книжку. Вот основные способы, которые вы можете порекомендовать работнику:
- Через портал Госуслуг
Это самый быстрый и популярный способ. Для этого нужно авторизоваться на Госуслугах, в поиске ввести «Выписка из электронной трудовой книжки» и заказать услугу. Результат придет в личный кабинет в формате PDF с квалифицированной электронной подписью. - В личном кабинете на сайте СФР (Социального фонда России)
Авторизация также проходит через Госуслуги. В разделе «Электронная трудовая книжка» отображается весь трудовой стаж, должности и периоды работы. - Через МФЦ
Работник может лично обратиться в многофункциональный центр и получить выписку на бумажном носителе. - Через работодателя
По заявлению работника работодатель обязан предоставить ему сведения о трудовой деятельности за период работы в данной компании (по форме СТД-Р) в срок не позднее трех рабочих дней.
Особенности для тех, кто устраивается на работу впервые
С какого года при приеме на работу впервые гражданам оформляется только ЭТК? Начиная с 2021 года, все граждане, впервые устраивающиеся на работу, автоматически получают исключительно электронную трудовую книжку. Бумажный вариант для них не заводится. Таким образом, к 2026 году формируется полностью цифровая среда для учета стажа.
Завершение переходного периода в 2026 году ставит точку в многолетнем сосуществовании бумажных и электронных форматов. Теперь электронная трудовая книжка — это надежный, защищенный от потери и порчи инструмент. Работодатель может увидеть данные ЭТК через предоставленные сотрудником выписки и собственную отчетность СЗВ-ТД, а сам работник имеет круглосуточный доступ к своему стажу через Госуслуги и кабинет СФР.