С 1 января 2020 года в России действует система электронной трудовой книжки (ЭТК). Этот цифровой документ заменяет (или дополняет) традиционную бумажную книжку и содержит всю информацию о трудовой деятельности работника. Для работодателя важно понимать, где и как он может получить доступ к этим данным, как выполнять свои обязанности по их предоставлению и какие риски несет при нарушении правил.
Ключевые принципы электронной трудовой книжки
Прежде чем говорить о доступе, необходимо помнить несколько основополагающих правил:
- Добровольность перехода для работников, трудоустроенных до 2020 года. Они могут выбрать либо только электронную, либо только бумажную, либо обе версии одновременно.
- Обязательность для новых сотрудников. Все, кто впервые устроился на работу после 31 декабря 2020 года, получают только электронную трудовую книжку. Бумажный вариант им не выдается.
- Двойная сила документа. Если работник сохранил бумажную книжку, работодатель обязан вести оба формата параллельно (вносить записи и в бумажную, и в электронную).
- Источник данных — Социальный фонд России (СФР). Все сведения хранятся в единой государственной системе СФР. Работодатель не является хранителем архива, а лишь передает информацию в СФР.
Где работодатель может посмотреть данные ЭТК?
Сам работодатель, как правило, не имеет прямого доступа к личному кабинету сотрудника на портале Госуслуг или в системе СФР для просмотра его полной трудовой истории. Его роль — предоставить информацию работнику по его запросу. Однако работодатель может и должен:
Проверить данные, которые он сам передал в СФР
Работодатель через свои кадровые и бухгалтерские программы (например, 1С:Зарплата и управление персоналом) формирует и отправляет в СФР сведения о трудовой деятельности (форма СЗВ-ТД, а с 2023 года — в составе формы ЕФС-1). Он может проверить корректность этих сведений в своих отчетах и через сервисы СФР для юридических лиц (при наличии соответствующего доступа по ЭЦП).
Получить выписку из ЭТК по запросу работника
Это основной и самый важный способ. По письменному заявлению сотрудника работодатель обязан предоставить ему сведения о трудовой деятельности. Это можно сделать двумя способами:
- На бумажном носителе — выдается под роспись.
- В электронном виде — направляется на электронную почту работника, подписанное усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя (если она у него есть).
Сроки предоставления:
- В период работы — не позднее 3 рабочих дней с даты подачи заявления.
- При увольнении — в день прекращения трудового договора. Если работник в этот день отсутствует или отказывается от получения, выписка отправляется заказным письмом с уведомлением.
Обратиться в территориальный орган СФР или МФЦ
Работодатель (как и любой гражданин) может запросить выписку из собственной электронной трудовой книжки (если он является работником где-либо) через:
- Личный кабинет на портале Госуслуг (требуется подтвержденная учетная запись).
- Личный кабинет на сайте Социального фонда России (sfr.gov.ru).
- Многофункциональный центр (МФЦ) — услуга предоставляется экстерриториально, то есть в любом МФЦ России.
Важно: для работодателя это актуально, если он хочет получить выписку на себя как на физическое лицо (например, для проверки своего стажа). Для получения данных на сотрудника он должен действовать через процедуру, описанную в п.2.
Что входит в сведения о трудовой деятельности?
Электронная трудовая книжка содержит практически тот же набор данных, что и бумажная:
- ФИО, данные документа, удостоверяющего личность.
- Даты приема, увольнения, перевода, приостановления, возобновления трудового договора.
- Наименование работодателя (с учетом изменений).
- Должность, профессия, специальность, структурное подразделение.
- Основание кадрового мероприятия (номер, дата, вид документа).
- Причина увольнения (с точной формулировкой, соответствующей Трудовому кодексу).
Обязанности и ответственность работодателя
Несвоевременное или некорректное предоставление данных влечет за собой административную и гражданско-правовую ответственность.
Что должен делать работодатель:
- Принять письменное заявление от работника о выборе формата ведения трудовой книжки (электронный, бумажный или оба).
- При выдаче бумажной книжки внести в нее запись о подаче такого заявления и предупредить работника о необходимости ее хранить (данные до 2020 года есть только в ней).
- Своевременно и точно формировать и отправлять в СФР сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД/ЕФС-1) в установленные законом сроки.
- Предоставлять выписку работнику по его заявлению в установленные сроки.
- Исправлять ошибки по письменному заявлению работника, если в данных обнаружены неточности.
За что работодателя могут привлечь к ответственности:
- Задержка выдачи трудовой книжки или выписки при увольнении.
- Внесение в ЭТК неправильной формулировки причины увольнения.
- Непредставление или представление неполных/недостоверных сведений в СФР.
- Нарушение порядка представления сведений в электронном виде.
Последствия: Если из-за некорректной записи об увольнении работнику отказали в трудоустройстве, суд может обязать работодателя выплатить ему средний заработок за весь время вынужденного прогула.
Порядок и сроки представления сведений в СФР (актуально с 2023 года)
С 1 января 2023 года сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) представляются работодателем в СФР в составе единой формы ЕФС-1.
- Сроки:
- По приему, увольнению, переводу, приостановлению, возобновлению — не позднее 1 рабочего дня за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).
- По заявлению работника о предоставлении сведений или о продолжении ведения бумажной книжки — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором изданы документы или подано заявление.
Краткий итог для работодателя
- Вы не храните архив. Все данные хранятся в СФР. Ваша задача — корректно и вовремя их передавать.
- Вы не решаете, что смотреть. Работник сам выбирает, где видеть свою ЭТК (Госуслуги, сайт СФР, МФЦ). Ваша обязанность — дать ему выписку по запросу.
- Бумажная книжка не умерла. Если сотрудник ее сохранил, вы обязаны вести ее параллельно с электронной.
- Точность формулировок — ключевой момент. Особенно при увольнении. Ошибка может обойтись дорого.
- Соблюдайте сроки передачи данных в СФР и предоставления выписок работникам.
Таким образом, «посмотреть» данные ЭТК работодатель может в первую очередь через собственные отчетные формы и, главное, предоставив выписку работнику, который затем сможет увидеть полную историю в личных кабинетах Госуслуг или СФР. Основная ответственность работодателя, не в просмотре, а в точном и своевременном ведении и передаче этих сведений.
Информация в статье актуальна на момент составления и основана на законодательстве РФ. Для получения самой свежей информации рекомендуется обращаться к официальным источникам: сайту Социального фонда России и порталу Госуслуг.