Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России несколько лет назад, и сегодня этот формат стал привычным. Это оказалось удобно и сразу привлекло внимание как крупных работодателей, так и сотрудников. В XXI веке мы живем, кругом цифровизация, поэтому переход на ЭТК, логичный шаг.
Однако у многих сотрудников и кадровиков до сих пор возникают вопросы: как оцифровать бумажный документ, если человек не перешел на ЭТК ранее? И как получить скан самой электронной трудовой книжки, если она уже ведется в цифровом виде? В этой статье мы подробно разберем оба сценария.
Что такое электронная трудовая книжка?
Трудовая книжка — это документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Туда работодатель вносит информацию о том, где, когда и в какой должности работал человек. С появлением электронных трудовых книжек действует новый порядок записей, который несколько облегчает работу кадровиков. Тем не менее, ошибок в ведении ЭТК лучше не допускать, так как исправлять их сложнее, чем в бумажном варианте.
Важно помнить: работники, которые первую трудовую деятельность начали после 1 января 2021 года, сведения о стаже могут получить только из электронной трудовой книжки. Бумажный документ им больше не выдается.
Как сделать скан бумажной трудовой книжки для электронного документооборота
Если сотрудник сохранил бумажную трудовую книжку (отказался от перехода на ЭТК в 2020 году), но работодателю или банку требуется электронная копия, необходимо сделать качественный скан. Вот подробная инструкция:
Шаг 1: Подготовка документа
- Убедитесь, что в бумажной книжке нет нечитаемых участков, пятен или разрывов.
- Проверьте наличие всех печатей и подписей работодателей на предыдущих местах работы.
- Снимите обложку, если она мешает плотному прилеганию страниц к стеклу сканера.
Шаг 2: Настройка сканера
- Разрешение: Установите разрешение не менее 300 DPI. Это обеспечит хорошую читаемость мелкого текста и печатей.
- Цветность: Выбирайте цветной режим (Color), так как печати должны быть цветными для подтверждения подлинности.
- Формат: Сохраняйте страницы в формате PDF (желательно с возможностью поиска по тексту) или TIFF. Многостраничный PDF — самый удобный вариант для пересылки.
Шаг 3: Процесс сканирования
Сканируйте каждую разворотную страницу (или каждый лист), начиная с ьного листа и заканчивая последней записью и пустыми страницами до них. Не пропускайте пустые страницы, это подтверждает отсутствие скрытых записей.
Шаг 4: Объединение и проверка
Соберите все отсканированные изображения в один файл. Убедитесь, что страницы идут в правильном порядке, а текст и печати читаются без искажений.
Как получить выписку (скан) из электронной трудовой книжки
Если у вас уже есть ЭТК, то физически сканировать ничего не нужно. Ваша трудовая уже хранится на серверах Социального фонда России (СФР). Чтобы получить электронную копию (выписку), нужно воспользоваться государственными сервисами:
- Госуслуги: В разделе «Работа и занятость» выберите «Выписка из электронной трудовой книжки». Файл придет в формате PDF или XML с электронной подписью ФОТ (Федеральной службы по труду и занятости).
- Личный кабинет на сайте СФР: Авторизуйтесь через Госуслуги и закажите выписку о стаже.
- Приложение «Работа в России»: Также позволяет сформировать и скачать данные о стаже.
Полученный PDF-файл с электронной подписью обладает той же юридической силой, что и скан бумажной трудовой книжки, заверенный нотариусом или отделом кадров.
Особенности работы с ЭТК в 1С:ЗУП
Для кадровиков и бухгалтеров оцифровка стажа — это не только сканирование, но и корректный учет в программах. 1С не любит работать с незнакомой для нее информацией, она любит справочники и классификаторы. Поэтому при переносе данных из скана бумажной книжки или при приеме нового сотрудника с ЭТК важно всё правильно настроить.
Как настроить в 1С:ЗУП трудовые функции и коды ОКЗ
Для корректной передачи данных в ЕФС-1 (Единая форма сведений) необходимо:
- Заполнить справочник «Трудовые функции»: Каждая должность должна быть сопоставлена с соответствующим кодом ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий).
- Указать код ОКЗ в карточке сотрудника: При приеме на работу или переносе данных из скана трудовой, выберите подходящую трудовую функцию из классификатора 1С.
- Проверить реквизиты: Убедитесь, что дата начала деятельности, должность и код ОКЗ совпадают с данными, указанными в скане или выписке из ЭТК.
Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?
При приеме на работу работодатель обязан выяснить, ведет ли сотрудник ЭТК. Подтвердить наличие электронной трудовой книжки можно следующими способами:
- Предоставлением выписки из ЭТК, полученной на Госуслугах (в формате PDF с ЭЦП).
- Сотрудник может показать данные прямо в мобильном приложении Госуслуг (сервис «Электронная трудовая книжка»).
- Бумажной справкой от предыдущего работодателя о подаче сведений о переходе на ЭТК.
Сделать скан трудовой книжки электронной — задача, которая решается по-разному в зависимости от того, какой формат документа у вас имеется. Если это старая бумажная книжка, потребуется сканер, аккуратность и соблюдение технических требований к качеству изображения. Если же это современная ЭТК, достаточно зайти на портал Госуслуг и скачать готовый заверенный файл. А кадровикам не стоит забывать о правильной настройке классификаторов ОКЗ в программах вроде 1С:ЗУП для корректной сдачи отчетности.