С 1 января 2026 года в России завершился переход на электронную трудовую книжку (ЭТК). Этот этап кардинально изменил порядок учёта трудовой деятельности. В статье подробно разберём, как правильно вести ЭТК, кто должен это делать, где её можно посмотреть и какие ключевые изменения вступили в силу.

Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?

Электронная трудовая книжка (ЭТК), это цифровой аналог (замена) бумажной трудовой книжки, который ведётся в единой информационной системе Пенсионного фонда России (СФР). В неё автоматически включаются все сведения о трудовой деятельности гражданина:

• ФИО, данные о паспорте.
• Сведения о каждом месте работы: наименование работодателя, ИНН, ОГРН.
• Должность, структурное подразделение.
• Дата начала и окончания работы, причины увольнения.
• Сведения о переводах, временных отпусках (если они отражаются).
• Исчисляемый стаж для пенсии.

Главное преимущество: данные в ЭТК формируются автоматически на основе сведений, которые работодатель передаёт в СФР в электронном виде (в форме СЗВ-ТД и теперь обновлённой ЕФС-1). Это исключает ошибки при заполнении и потерю документа.

Кто и как переходит на электронную трудовую книжку?

Для работника

Переход на ЭТК для сотрудника, который уже имеет бумажную книжку, не требует специального заявления или активных действий. Процесс происходит автоматически:

1. Работодатель с 2021 года обязан передавать в СФР сведения о приёме, увольнении, переводах каждого сотрудника в электронном виде (форма СЗВ-ТД).
2. На основании этих данных СФР формирует и ведёт электронную трудовую книжку гражданина.

Если же сотрудник, принятый до 2021 года, хочет добровольно отказаться от бумажной книжки в пользу электронной, он должен написать заявление работодателю. Образец заявления на переход на ЭТК прост и содержит просьбу вести учёт трудовой деятельности исключительно в электронном виде, а бумажную книжку не использовать. Работодатель обязан рассмотреть заявление и с момента его принятия перестать вносить записи в бумажный бланк;

Для работодателя (организации, ИП)

Работодатель с 2026 года:

• Не вправе оформлять новые бумажные трудовые книжки. Все записи о приёме, увольнении, переводах вносятся только в ЭТК через передачу данных в СФР.
• Обязан корректно и в установленные сроки (не позднее дня представления отчётности) передавать в СФР сведения о каждом кадровом событии по форме ЕФС-1 (заменившей старую форму СЗВ-ТД). В этой форме используются новые коды кадровых мероприятий, на которые нужно обратить особое внимание.
• Должен по письменному заявлению работника (если тот имеет действующую бумажную книжку) прекратить её ведение и уведомить СФР об этом.
• Хранит у себя копии заявлений работников о переходе на ЭТК или об отказе от неё.

Как и где посмотреть свою электронную трудовую книжку?

У гражданина есть несколько способов получить доступ к своим данным в ЭТК:

1. Через личный кабинет на портале Госуслуг. Это самый удобный способ. После авторизации нужно найти раздел «Трудовая книжка» или «Сведения о трудовой деятельности». Там отображается вся история, идентичная данным в СФР.
2. Через личный кабинет на сайте ПФР (СФР). Необходимо иметь подтверждённую учётную запись на сайте Пенсионного фонда. В разделе «Трудовая деятельность» доступна полная выписка.
3. Через работодателя. По запросу сотрудника работодатель обязан предоставить ему выписку из электронной трудовой книжки (на бумажном носителе или в электронном виде). Это можно сделать в кадровой службе.
4. В отделении СФР (ПФР). Обратившись лично с паспортом, можно получить официальную выписку.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Выписка из ЭТК — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт. Она имеет юридическую силу, равную выписке из бумажной книжки.

Порядок получения:

• Через Госуслуги/СФР: В личном кабинете найдите функцию «Заказать выписку». Она будет подготовлена в электронном виде (с электронной подписью) или на бумаге (с печатью СФР).
• Через работодателя: Напишите заявление (можно по форме организации). Работодатель формирует выписку через свою кадровую программу (например, через сервис «Контур.Экстерн» или аналоги), которая интегрирована с СФР, и выдает её вам.
• В СФР: Подайте письменное заявление в отделении ПФР, предъявив паспорт.

Стоимость: Выписка, заказанная через Госуслуги или СФР, бесплатна. Работодатель может взимать плату за изготовление бумажной копии, если это предусмотрено локальными актами (но не за сам факт формирования данных).

Обязанности работодателя и частые ошибки в 2026 году

С 2026 года контроль со стороны СФР за сроками и правильностью подачи кадровой отчётности (ЕФС-1) усилился. Основные обязанности и типичные ошибки:

• Обязанность: Передавать сведения о каждом кадровом событии (приём, увольнение, перевод) в СФР в день occurrence события или не позднее дня подачи отчётности.
• Ошибка: Подача отчётности с задержкой. Это ведёт к несвоевременному отражению стажа в ЭТК сотрудника и может повлечь штрафы для работодателя.
• Обязанность: Использовать актуальные коды видов кадровых мероприятий в форме ЕФС-1. Например, код «Увольнение по соглашению сторон» (код 15) или «Увольнение по инициативе работника» (код 11). Неверный код искажает причину увольнения.
• Ошибка: Неверное указание дат (дата увольнения, дата перевода). Даты должны точно соответствовать приказу и фактическим обстоятельствам;
• Обязанность: По заявлению работника с бумажной книжкой — прекратить её ведение и направить в СФР соответствующую информацию (код «Прекращение ведения бумажной трудовой книжки»).

К 2026 году переход на электронную трудовую книжку в России полностью завершён. Вот главное, что нужно помнить:

1. Новые бумажные трудовые книжки с не оформляются. Все записи ведутся только в электронном виде.
2. Старые бумажные книжки (до 2021 г.) действуют, но их ведение необязательно. Они остаются у работника как исторический документ.
3. ЭТК ведётся автоматически на основе данных, которые работодатель передаёт в СФР. От работника для этого не требуется ничего, кроме наличия подтверждённой записи о работе в системе.
4. Проверить свои данные можно в любое время через Госуслуги или сайт СФР. Регулярная проверка поможет вовремя заметить и исправить ошибки.
5. Работодатель должен быть предельно внимателен при заполнении формы ЕФС-1, использовать правильные коды и соблюдать сроки подачи.

Электронный формат делает учёт трудовой деятельности более прозрачным, надёжным и удобным как для работника, так и для государства. Понимание этих правил помогает избежать проблем при оформлении пенсии или при смене работы.

Статья подготовлена на основе актуальных нормативных актов и практики применения законодательства в 2026 году. Для получения самой точной информации по вашему случаю рекомендуется обращаться в отделение СФР или к кадровому специалисту.