С 1 января 2020 года в России официально ввели электронную трудовую книжку – цифровой эквивалент традиционного бумажного документа. С 1 января 2026 года завершился переходный период‚ и большинство работодателей и сотрудников окончательно перешли на электронный формат. Тем не менее‚ бумажная трудовая книжка остаётся основным документом‚ если работник не отказался от неё. В этой статье разберём‚ как правильно вести трудовую книжку до настоящего времени‚ какие требования к её заполнению‚ как получить доступ к сведениям и что делать‚ если у вас её нет.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это сведения о трудовой деятельности работника‚ хранящиеся в электронной базе Социального фонда России (СФР). Сведения включают:
- Трудовой стаж
- Заработную плату
- Социальные выплаты
- Периоды работы в разных организациях
Доступ к данным предоставляется через сервисы государственного портала Госуслуги и через мобильные приложения. Работник может в любой момент проверить актуальность сведений‚ а работодатель обязан своевременно передавать данные в СФР.
Переход к цифровому формату
С 1 января 2026 года завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает‚ что:
- Большинство работодателей уже полностью перешли на цифровой формат.
- Работники могут получить электронную трудовую книжку даже без бумажного аналога.
- Бумажная трудовая книжка остаётся обязательной‚ если работник не отказался от неё.
Законопроект №14257 продлил сроки оцифровки до 10 июня 2026 года‚ но это не повлияет на страховой стаж.
Как получить электронную трудовую книжку?
Если вы впервые устроились на работу после 1 января 2021 года‚ вам могут оформить только электронную трудовую книжку. Бумажный документ в этом случае не оформляется.
Шаги для получения:
- Регистрация в системе Госуслуг – в личном кабинете вы получите доступ к сервису «Электронная трудовая книжка».
- Проверка данных работодателя – работодатель должен передавать сведения в СФР;
- Получение выписки – при необходимости можно запросить бумажную выписку из СФР.
Как проверить наличие трудовой книжки?
Если работник не получил трудовую книжку в день увольнения‚ работодателю необходимо:
- Попросить сотрудника явиться за книжкой;
- Получить согласие на пересылку книжки по почте.
Для проверки наличия электронной трудовой книжки работник может зайти в личный кабинет на портале Госуслуг и посмотреть статус.
Что делать‚ если у вас нет трудовой книжки?
Если работник не получил трудовую книжку‚ ему следует:
- Обратиться к работодателю с просьбой оформить её.
- Если работодатель отказался‚ можно обратиться в отдел кадров организации с требованием оформить бумажную трудовую книжку.
- В случае отсутствия бумажной трудовой книжки‚ но наличия электронного эквивалента‚ можно запросить выписку из СФР.
Права и обязанности сторон
После перехода на электронный формат обязанности работодателя остаются прежними: своевременно передавать сведения в СФР и обеспечивать правильное оформление трудовой книжки. Работник сохраняет право на:
- Доступ к сведениям о трудовом стаже и заработной плате.
- Получение бумажной выписки при необходимости.
- Проверку корректности данных через Госуслуги.
Как оформить бумажную трудовую книжку в 2023‑2026 годы
С 2023 года бумажные трудовые книжки оформляются на новых бланках‚ которые уже содержат QR‑код для сканирования. Если вы хотите иметь бумажный документ‚ убедитесь‚ что он соответствует новым требованиям:
- Новый бланк с QR‑кодом.
- Печатные данные о стаже и зарплате.
- Подпись руководителя и печать организации.
Подтверждение наличия электронной трудовой книжки
При приёме на работу впервые гражданам‚ которые уже имеют электронную трудовую книжку‚ работодатель может подтвердить её наличие‚ запросив выписку из СФР. Это особенно важно при работе с крупными маркетплейсами (WB‚ Ozon‚ Я.Маркет) и в бухгалтерских программах 2026 года.
С переходом на электронную трудовую книжку в России сохраняется баланс между цифровыми и бумажными форматами. Работники могут легко проверять свои данные через Госуслуги‚ а работодатели обязаны своевременно передавать сведения в СФР. Если у вас возникли вопросы о наличии или оформлении трудовой книжки‚ следуйте рекомендациям выше и не забывайте проверять статус в личном кабинете.