С 1 января 2020 года в России действует переход на электронную трудовую книжку (ЭТК). Однако многие граждане обнаружили, что в их ЭТК отсутствуют сведения о трудовой деятельности, которые были задокументированы в бумажной трудовой книжке до указанной даты. В этом случае предусмотрена возможность дополнения данных в ЭТК. Ниже разъясняем, как это сделать, какие документы нужны и какие нюансы стоит учитывать.
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который хранится в базе Пенсионного фонда РФ (ПФР). В ней содержатся:
- Сведения о трудовом стаже
- Сведения о заработной плате
- Кадровые события (приём, перевод, увольнение)
- Сведения о награждениях и квалификациях
Переход на ЭТК позволяет ускорить процессы оформления документов, уменьшить бумажную работу и повысить прозрачность трудовых отношений.
Когда можно внести дополнительные сведения?
Если в вашей бумажной трудовой книжке есть записи, которые не перенесены в ЭТК, и вы хотите их добавить, то:
- Сведения должны относиться к периодам работы до 1 января 2020 года.
- Вы должны иметь доступ к бумажной трудовой книжке и к её полным страницам.
- Ваша ЭТК должна быть активной и иметь свободные места для записи.
Как правильно оформить заявление о внесении сведений?
Для начала необходимо подать заявление в органы Пенсионного фонда РФ (ПФР) с требованием включить в ваш индивидуальный лицевой счет (ИЛС) все сведения о трудовой деятельности за указанный период.
- Соберите документы:
- Полную бумажную трудовую книжку (все страницы).
- Справку о трудовом стаже (если есть).
- Копию паспорта.
- Свидетельство о браке (если менялись фамилия/имя).
- Заполните форму ЕФС‑1: Это официальная форма для внесения сведений в ИЛС. В ней указываются:
- Персональные данные работника.
- Сведения о трудовой деятельности (даты, должности, причины увольнения).
- Код выполняемой функции (по классификатору).
- Подайте заявление в ПФР:
- Через портал ПФР (если вы используете электронный сервис).
- Лично в отделении ПФР.
- Подтвердите доступ к данным: При работе с системой ПФР может потребоваться подтверждение разрешения на доступ к вашим данным. Подтвердите запрос.
- Ожидайте обработки: ПФР обычно рассматривает заявление в течение 10–15 рабочих дней.
Что делать, если в ЭТК нет места для записи?
Если на внутренней стороне передней обложки ЭТК нет свободного места, работодатель обязан:
- Внести новые сведения на первую страницу (ьный лист).
- Обновить данные о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, если они изменились.
Если работодатель не может внести запись, вы можете обратиться в ПФР с заявлением о необходимости внесения сведений в ИЛС.
Как правильно заполнить раздел «Сведения о работе»?
В разделе «Сведения о работе» в ЭТК указываются:
- Номер и дата приказа о приёме/переводе/увольнении.
- Дата начала и окончания работы.
- Причина увольнения (прекращения трудового договора) – в точных формулировках, предусмотренных Трудовым кодексом РФ.
- Код выполняемой функции (по классификатору).
Важно соблюдать точность формулировок, чтобы избежать конфликтов при проверке работодателем или ПФР.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли внести сведения о работе, если я работал в нескольких компаниях до 2020 года?
Да, в одном заявлении можно указать все периоды работы, но каждая запись должна быть подтверждена соответствующим приказом. - Что делать, если у меня нет копии бумажной трудовой книжки?
Обратитесь в прежний работодателя за копией. Если это невозможно, подайте заявление в ПФР с описанием периода работы; ПФР может запросить дополнительные доказательства. - Сколько времени занимает внесение сведений?
Обычно 10–15 рабочих дней, но в сложных случаях может потребоваться до 30 дней. - Можно ли внести сведения о награждениях?
Да, в разделе «Сведения о награждении» указываются дата, причина и документ, подтверждающий награждение.
Как избежать ошибок при внесении сведений?
- Проверьте точность дат и названий приказов.
- Убедитесь, что все данные согласованы с вашими личными документами (паспорт, свидетельство о браке).
- Сохраняйте копии всех отправленных документов.
- Следите за сроками – в некоторых случаях ПФР может запросить дополнительные сведения в течение 30 дней.
Внесение дополнительных сведений в электронную трудовую книжку – это важный шаг для сохранения правовой чистоты вашего трудового стажа. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете:
- Обновить свой ИЛС без лишних задержек.
- Убедиться, что все периоды работы учтены при расчёте пенсионных и социальных льгот.
- Избежать конфликтов с работодателем и ПФР в будущем.
Не забывайте, что все действия регулируются Трудовым кодексом РФ и нормативными актами ПФР. При возникновении сомнений всегда обращайтесь за консультацией к специалисту в области трудового права.
Удачи в обновлении вашей трудовой книжки!