С 2020 г․ в России все трудовые книжки ведутся в электронном виде (ЭТК)․
Вопрос о том, можно ли вносить сведения о награждениях и поощрениях, вызывает много вопросов․
Ниже приведено подробное руководство, основанное на актуальных нормативных актах, практических рекомендациях и примерах заполнения․

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

• ЭТК – это электронный документ, который хранится в системе «Трудовой фонд России» (ТФР)․
• Он заменяет бумажную трудовую книжку и содержит все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, начисленные отчисления, а также сведения о награждениях, поощрениях и дисциплинарных взысканиях․
• С 1 января 2026 г․ завершился переходный период, и теперь все работодатели обязаны вести ЭТК․

Правовая база

Внесение сведений о награждениях регулируется следующим законодательством:

• Трудовой кодекс РФ – статья 66 (п․ 4) «Сведения о награждениях за успехи в работе»․
• Постановление Правления ПФ РФ от 27 окт․ 2020 г․ № 769п – «О внесении изменений в постановление Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 25 декабря 2019 г․ № 1520» (обновление форм и порядка ведения ЭТК)․
• Постановление Правления ПФ РФ от 25 декабря 2019 г․ № 1520 – «Об утверждении форм и порядка ведения электронных трудовых книжек»․

В соответствии с этими актами, сведения о награждениях обязательно вносятся в ЭТК, если они относятся к трудовой деятельности работника․

Кому и какие награждения можно записать?

• Награды, присуждённые работодателем за успехи в работе (премии, грамоты, медали, сертификаты)․
• Награды, присуждённые государственными органами, но имеющие отношение к трудовой деятельности (например, «Золотой ключик» за экономию средств)․
• Для военнослужащих запись о награждении военной службы в ЭТК не требуется․

Как выглядит запись о награждении в ЭТК?

Запись состоит из нескольких граф (полей), которые заполняются в соответствии с формой «Сведения о награждении» (форма Т‑2)․ Ниже приведён пример заполнения․

Пример заполнения

В большинстве случаев графа 5 заполняется тем же значением, что и графа 2, но если награждение вручено позже, указывайте реальную дату вручения․

Пошаговый порядок внесения записи

1. Подготовка документов – соберите приказ, письмо, сертификат, грамоту и т․д․ Убедитесь, что в них указаны все реквизиты (наименование, дата, номер)․
2. Определите порядковый номер записи – посчитайте, сколько записей уже в ЭТК, и добавьте 1․
3. Вход в систему «Трудовой фонд России» – авторизуйтесь в личном кабинете работодателя․
4. Выберите раздел «Сведения о награждении» – в меню «Трудовая книжка» найдите пункт «Награждения»․
5. Заполните форму – введите данные в соответствии с таблицей выше․
6. Проверьте корректность данных – убедитесь, что все реквизиты совпадают с оригинальными документами․
7. Подтвердите запись – нажмите «Сохранить» и подпишите электронно (если требуется)․
8. Сохраните копию – скачайте PDF‑копию записи для внутреннего архива․

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильный порядковый номер – всегда проверяйте, что номер последней записи в системе, и добавляйте 1․
• Отсутствие реквизитов документа – в графе 4 обязательно укажите название, дату и номер документа․
• Запись о награждении в раздел «Сведения о работе» – это неверно․ Награждения вносятся в отдельный раздел «Сведения о награждении»․
• Неверная дата вручения – если дата вручения отличается от даты внесения, указывайте обе даты․
• Отсутствие подписи – в некоторых случаях требуется электронная подпись руководителя․

<table border="1">
 <tr><th>Графа</th><th>Содержание</th></tr>
 <tr><td>1</td><td>№ 12</td></tr>
 <tr><td>2</td><td></td></tr>
 <tr><td>3</td><td>«Почетная грамота» за выдающиеся достижения в работе</td></tr>
 <tr><td>4</td><td>Приказ № 123 от </td></tr>
 <tr><td>5</td><td></td></tr>
</table>

Что делать, если работник сменил работодателя?

При увольнении работник получает «Справку о трудовой деятельности» от текущего работодателя․ В этой справке также указываются сведения о награждениях, полученных в рамках работы в компании․ При приёме на работу в новом месте эти сведения автоматически попадают в ЭТК нового работодателя․

Где можно получить образцы и шаблоны?

• КонсультантПлюс – в разделе «Акты, образцы, формы, договоры» доступны шаблоны для заполнения․
• Кадровая служба и управление персоналом предприятия – публикации с образцами записей․
• На портале Трудовой фонд России можно скачать официальные формы․

Внесение награждений в электронную трудовую книжку – это обязательный элемент учета трудовой деятельности․ Правильное заполнение обеспечивает юридическую защиту как работодателя, так и работника, а также упрощает процедуры расчёта стажа и пенсионных прав․

Соблюдайте порядок, используйте официальные шаблоны, проверяйте реквизиты и даты – тогда ваши записи будут корректными и надёжными․