С 10 июня 2021 г. в Украине действует закон № 1217‑IX, который вводит обязательную электронную трудовую книжку (ЭТК). Это значит, что каждый работник, а также его работодатель, должны перевести бумажный документ в электронный формат до 10 июня 2026 г. Ниже вы найдёте подробную инструкцию, как самостоятельно закачать скан трудовой книжки на портал Пенсионного фонда Украины (ПФУ), а также как проверить и использовать вашу ЭТК.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой эквивалент бумажного документа, который хранится в системе ПФУ. Она содержит все записи о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, заработную плату, стаж и т.д. Переход на ЭТК позволяет:

• снизить риск потери или повреждения документа;
• обеспечить высокий уровень защиты персональных данных;
• упростить доступ к стажу при оформлении пенсии, пособий и т.д.;
• сократить бумажную работу для работодателей.

Как закачать скан трудовой книжки на портал ПФУ

Подготовка к загрузке

1. Сканируйте всю трудовую книжку в формате PDF или JPG. Убедитесь, что каждая страница читается, а текст не обрезан.
2. Проверьте, что сканы не превышают 10 МБ в сумме (если превышают, разбейте на несколько файлов).
3. Сохраните файлы в удобном месте на компьютере.

Регистрация и вход в личный кабинет

Для доступа к порталу ПФУ вам понадобится один из следующих способов аутентификации:

• Квалифицированная электронная подпись (КЭП);
• Банковская карта с поддержкой BankID;
• Портал Дія (установите приложение и получите ключ).

Перейдите по ссылке: https://portal.pfu.gov.ua/ и выберите нужный способ входа.

Загрузка сканов

1. В личном кабинете откройте раздел «Электронная трудовая книжка» (может называться «ETK»).
2. Нажмите кнопку «Загрузить скан» или «Обратиться в ПФУ» → «Предоставить сканированную копию».
3. Выберите файлы с компьютера и подтвердите загрузку.
4. После подтверждения ПФУ автоматически начнёт процесс оцифровки. В течение 24‑48 ч вы получите уведомление о статусе.

Проверка результата

После завершения оцифровки вы сможете:

• просмотреть электронную трудовую книжку в режиме чтения;
• скачать PDF‑копию;
• получить выписку о стаже.

Кто может оцифровать трудовую книжку?

• Сам работник – через личный кабинет ПФУ.
• Работодатель – от имени работника, если работник не имеет доступа к порталу.
• Юридические компании – специализированные сервисы, например «ЮК Флагман», которые предоставляют услуги по оцифровке и передаче документов в ПФУ.

Крайний срок и последствия

Переход на электронные трудовые книжки обязателен для всех работников и должен быть завершён до 10 июня 2026 г. После истечения срока:

• Бумажные трудовые книжки будут считаться недействительными;
• Невыполненные работники могут столкнуться с трудностями при получении пенсии, пособий и подтверждении стажа;
• Работодатели рискуют штрафами за нарушение законодательства.

Как проверить свою электронную трудовую книжку

1. Войдите в личный кабинет ПФУ через КЭП, BankID или Дія.
2. Выберите раздел «Электронная трудовая книжка» в левом боковом меню.
3. Нажмите на вкладку «Дані ЕТК» (данные ЭТК). Здесь отображаются все записи о трудовой деятельности.
4. При необходимости скачайте PDF‑копию или выписку о стаже.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли оцифровать трудовую книжку, если я работал до 2004 г.? Да, даже если у вас нет бумажной книги, ПФУ может оцифровать данные, если вы предоставите подтверждающие документы.
• Что делать, если сканы не прошли проверку? Убедитесь, что каждая страница читается, и повторите загрузку. При проблемах свяжитесь с поддержкой ПФУ.
• Можно ли получить электронную трудовую книжку за границей? Да, вы можете загрузить сканы через любой доступный интернет, даже находясь за пределами Украины.
• Как быстро появляется электронная трудовая книжка после загрузки? Обычно это занимает от 24 до 48 часов.

Полезные ссылки

• Портал ПФУ – электронные услуги
• Дія – электронная подпись и ключ
• BUХГАЛТЕР.UA – сервис для загрузки сканов
• UKR.NET – новости о цифровизации

Переход на электронную трудовую книжку – это шаг к более прозрачной и безопасной системе учета трудовой деятельности. Если вы ещё не оцифровали свою книгу, сделайте это до 10 июня 2026 г. Это простая процедура, которую можно выполнить самостоятельно через портал ПФУ, а также с помощью работодателя или специализированных компаний. После оцифровки вы получите доступ к своему стажу в любой момент, без риска потери бумажного документа.

Удачной оцифровки и пусть ваш стаж будет всегда под рукой!