С 2020 года в России введены электронные трудовые книжки (ЭТК), которые постепенно заменяют бумажные аналоги. Это нововведение связано с цифровизацией документооборота и упрощением процедуры ведения трудовой деятельности. В этой статье мы подробно расскажем, как заказать электронную трудовую книжку через Пенсионный фонд России (ПФР), какие документы для этого нужны и на что обратить внимание.
Самое главное помнить: электронная трудовая книжка не отменяет бумажную, а дублирует её. Работодатель обязан вносить записи как в бумажную, так и в электронную версию. Если вы не хотите переходить на ЭТК, вы можете сохранить бумажную трудовую книжку и продолжать её использовать.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который хранится в информационной системе Пенсионного фонда России. Она содержит:
- данные о трудовой деятельности гражданина;
- информацию о приёме на работу, переводе, увольнении;
- сведения о награждениях и поощрениях;
- данные о профессиональной переподготовке и повышении квалификации.
ЭТК доступна через:
- Личный кабинет на сайте ПФР (pfr.gov.ru);
- Мобильное приложение ПФР;
- Портал Госуслуги;
- МФЦ (при наличии технической возможности).
Кто может заказать электронную трудовую книжку?
Заказать ЭТК могут:
- Работники, которые хотят перейти на электронный формат ведения трудовой деятельности;
- Работодатели, которые обязаны вносить записи в ЭТК своих сотрудников;
- Граждане, уволившиеся с последнего места работы (для получения доступа к своей ЭТК).
⚠️ Очень важно: Если вы только начинаете трудовую деятельность (например, после учёбы), у вас изначально будет заведена электронная трудовая книжка. Бумажный вариант вам не выдадут, если вы не напишете заявление о сохранении бумажной трудовой книжки.
Как заказать электронную трудовую книжку через ПФР?
Шаг 1: Подготовка документов
Для оформления ЭТК вам понадобятся:
- Паспорт гражданина РФ;
- СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта);
- Электронная подпись (если вы будете подавать заявление онлайн);
- Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде (если вы хотите перейти с бумажной на электронную).
Шаг 2: Подача заявления
Вы можете подать заявление на ведение трудовой книжки в электронном виде несколькими способами:
Через Личный кабинет на сайте ПФР (pfr.gov.ru)
- Зарегистрируйтесь на сайте ПФР или войдите в Личный кабинет с помощью учётной записи Госуслуг;
- Перейдите в раздел «Электронные трудовые книжки»;
- Выберите опцию «Подать заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде»;
- Заполните форму и приложите необходимые документы;
- Подпишите заявление электронной подписью и отправьте на рассмотрение.
Через МФЦ (Многофункциональный центр)
Если у вас нет возможности подать заявление онлайн, вы можете обратиться в ближайший МФЦ. Необходимо:
- Предъявить паспорт и СНИЛС;
- Заполнить заявление на месте;
- Получить уведомление о принятии заявления.
Через работодателя
Если вы уже работаете, ваш работодатель обязан:
- Получить ваше согласие на ведение ЭТК;
- Внести соответствующие записи в систему ПФР;
- Уведомить вас о внесённых изменениях.
⚠️ Невероятно важно: Если вы хотите сохранить бумажную трудовую книжку, вы должны написать заявление работодателю в течение 5 дней после трудоустройства. В противном случае, работодатель автоматически переведёт вас на электронный формат.
Шаг 3: Получение уведомления
После подачи заявления ПФР рассматривает его в течение 5 рабочих дней. Вы получите уведомление:
- В Личном кабинете на сайте ПФР;
- По электронной почте (если указали);
- Через МФЦ (если подавали заявление там).
Если заявление одобрено, вам будет доступен доступ к вашей электронной трудовой книжке.
Как проверить электронную трудовую книжку?
После оформления ЭТК вы можете проверить её следующими способами:
- Через Личный кабинет на сайте ПФР (pfr.gov;ru);
- Через мобильное приложение ПФР (доступно для Android и iOS);
- Через портал Госуслуги;
- Через работодателя (если вы работаете).
В электронной трудовой книжке отображаются:
- данные о приёме на работу;
- переводы и увольнения;
- сведения о награждениях;
- данные о профессиональном развитии.
Что делать, если в электронной трудовой книжке ошибка?
Если вы обнаружили неточности в своей ЭТК, вам необходимо:
- Обратиться к работодателю — он обязан исправить ошибку в течение 3 рабочих дней;
- Написать заявление в ПФР (если ошибку допустил работодатель);
- Подать жалобу через Госуслуги или обратиться в трудовую инспекцию.
⚠️ Если работодатель отказывается исправлять ошибку, вы можете обратиться в суд или в Государственную инспекцию труда.
Плюсы и минусы электронной трудовой книжки
Преимущества ЭТК:
- Удобный доступ к данным в любое время;
- Защита от потери или порчи (в отличие от бумажной);
- Возможность быстрого внесения изменений;
- Снижение бумажного документооборота;
- Упрощение процедуры при устройстве на работу (можно предоставить данные работодателю в электронном виде).
Недостатки ЭТК:
- Не все работодатели готовы к работе с электронными трудовыми книжками;
- Возможны технические сбои в системе ПФР;
- Некоторые граждане предпочитают бумажный вариант из-за привычки;
- Для доступа к ЭТК требуется интернет и электронная подпись.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку после перехода на электронную?
Да, можно. Для этого необходимо написать заявление работодателю о сохранении бумажной трудовой книжки. Работодатель обязан внести соответствующие записи и выдать вам бумажный вариант.
Что делать, если я не работаю и не могу получить доступ к ЭТК?
Если вы не работаете, вы можете получить доступ к своей ЭТК через:
- Личный кабинет на сайте ПФР;
- МФЦ;
- Портал Госуслуги.
Если у вас нет доступа к интернету, вы можете обратиться в ПФР лично с паспортом и СНИЛС.
Можно ли получить бумажную копию электронной трудовой книжки?
Да, можно. Для этого необходимо обратиться в ПФР или МФЦ с паспортом и СНИЛС. Вам выдадут бумажную выписку из ЭТК.
Как долго хранится электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка хранится в течение всей жизни гражданина и 75 лет после его смерти (аналогично бумажной трудовой книжке).
Можно ли оформить ЭТК иностранцу?
Нет, иностранные граждане не могут оформить электронную трудовую книжку, так как она предназначена только для граждан РФ.
Переход на электронные трудовые книжки, это шаг к цифровизации и упрощению документооборота в России. Несмотря на некоторые сложности, ЭТК имеет множество преимуществ: удобный доступ, защита от потери и возможность быстрого внесения изменений.
Если вы решили перейти на электронный формат, следуйте нашим инструкциям, и у вас всё получится! Не забывайте, что вы всегда можете сохранить бумажную трудовую книжку, если не хотите отказываться от привычного формата.
Помните: Если у вас возникнут вопросы, вы всегда можете обратиться в Пенсионный фонд России, МФЦ или на горячую линию ПФР (###-###-####).
Дата публикации: 2023 год