С 1 января 2020 года в России начался поэтапный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Этот процесс регулируется Постановлением Правительства РФ № 750 и изменениями в Трудовом кодексе. Заполнение ЭТК — обязанность работодателя, и от правильности этих действий зависит защита трудовых прав сотрудника и избежание штрафов для компании.

Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это официальный документ в электронном виде, который содержит всю информацию о трудовой деятельности гражданина: приёмы, увольнения, повышения, периоды работы, иные сведения. Её главные преимущества:

• Невозможность утери или порчи, документ хранится в защищённой государственной системе.
• Автоматический учёт стажа для назначения пенсии.
• Удобство для сотрудника — доступ к информации через личный кабинет на портале Госуслуг или сайта ПФР.
• Сокращение бумажного документооборота для работодателя.

Кто обязан вести электронные трудовые книжки?

С 2020 года все работодатели (организации и ИП) обязаны:

1. Вести сведения о трудовой деятельности работников в ЕЦСТ.
2. Отчитываться в ПФР по форме СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) при любых кадровых изменениях (приём, увольнение, перевод и т.д.).
3. Передавать информацию в ПФР в течение 15 календарных дней со дня события.

Важно! Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, он может:

• Продолжать использовать её (двойное ведение: бумажная + электронная).
• Написать заявление об отказе от бумажного варианта и перевести все записи в электронный формат.

Пошаговая инструкция: как заполнить ЭТК новому сотруднику

Шаг 1: Получение согласия сотрудника

При приёме на работу уточните у сотрудника, есть ли у него бумажная трудовая книжка.

• Если есть — попросите предоставить её для внесения записей в ЭТК. Сотрудник может отказаться от перевода в электронный вид.
• Если нет или он отказался от бумажной, работодатель обязан создать ему ЭТК в ЕЦСТ. Для этого нужно получить от сотрудника письменное заявление (можно в свободной форме) о согласии на ведение ЭТК.

Шаг 2: Создание записи о приёме на работу

Запись вносится в течение 15 дней со дня фактического допуска к работе (даты подписания трудового договора).

Что указывать в форме СЗВ-ТД (и, соответственно, в ЭТК):

1. Дата приёма — дата, с которой сотрудник фактически приступил к работе (дата подписания приказа).
2. Наименование организации — полное название работодателя согласно Уставу/свидетельству.
3. Подразделение — структурное подразделение, если есть.
4. Должность — точное наименование должности из штатного расписания или трудового договора.
5. Основание приёма — номер и дата трудового договора, приказа о приёме.

Эти данные автоматически формируются в программе 1С:ЗУП или другом ПО, интегрированном с ЕЦСТ, при отправке отчётности СЗВ-ТД;

Шаг 3: Внесение изменений в течение работы

При любых изменениях (перевод, изменение условий трудового договора, увольнение и т.д.) необходимо сформировать и отправить новый отчёт СЗВ-ТД.

Примеры событий, требующих записи:

• Перевод на другую должность или в другое подразделение.
• Изменение условий оплаты труда (повышение/снижение оклада).
• Изменение режима рабочего времени.
• Награждение (премирование, поощрение).
• Увольнение (см. ниже).

Как оформить увольнение в электронной трудовой книжке

Запись об увольнении вносится в день увольнения (дата подписания приказа об увольнении и последнего рабочего дня).

Шаг 1: Подготовка приказа и расчёт

Оформите приказ об увольнении (форма Т-8 или своя), произведите полный расчёт с сотрудником (все выплаты, компенсации, отпускные).

Шаг 2: Формирование отчёта СЗВ-ТД об увольнении

В программе 1С:ЗУП или другом сервисе выберите операцию «Увольнение» и заполните поля:

• Дата увольнения, последний рабочий день.
• Основание увольнения — точная статья или пункт Трудового кодекса РФ (например, «п. 2 ч. 1 ст; 77 ТК РФ» — соглашение сторон).
• Причина увольнения — краткое описание (например, «увольнение по собственному желанию»).

Шаг 3: Отправка данных в ПФР

Сформированный отчёт СЗВ-ТД отправляется в ПФР через систему электронного документооборота (часто встроен в 1С). После успешной отправки и приёма ПФРом запись автоматически появится в ЭТК сотрудника.

Шаг 4: Уведомление сотрудника

Сообщите сотруднику, что запись об увольнении внесена в его электронную трудовую книжку. Он может проверить её в личном кабинете на портале Госуслуг или через сервис ПФР «История трудовой деятельности».

Как проверить, что запись внесена правильно?

1. После отправки СЗВ-ТД в программе 1С или другом ПО появится квитанция о приёме от ПФР с номером отправки.
2. Через 2-3 рабочих дня сотрудник может проверить наличие записи в своём личном кабинете на Госуслугах (раздел «Пенсия» → «История трудовой деятельности»).
3. Работодатель также может проверить статус отправки через сайт ПФР в разделе для организаций.

Типичные ошибки и как их избежать

• Просрочка отправки СЗВ-ТД (более 15 дней). → Настраивайте автоматическую отправку отчётности в 1С или имейте календарь контрольных дат.
• Неточность в данных (ошибка в ФИО, дате, номере документа). → Вводите данные строго по документам (паспорт, приказ, трудовой договор).
• Неполное основание (например, «увольнение» без ссылки на статью ТК РФ). → Всегда указывайте полное основание с номером пункта/статьи.
• Забыли про бумажную книжку при её наличии. → При наличии бумажного варианта делайте записи в обеих системах (бумагу, по факту, электронную — через СЗВ-ТД).
• Отсутствие заявления об отказе от бумажной книжки, если сотрудник хочет только ЭТК. → Получите письменное заявление, храните его в личном деле.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

В: Что делать, если сотрудник не имеет доступа к Госуслугам?

Он может получить выписку из ЭТК через многофункциональный центр (МФЦ) или написать заявление в отделение ПФР. Работодатель не выдает бумажные выписки — это делает ПФР.

В: Можно ли исправить ошибку в уже отправленной записи?

Да. Нужно отправить корректирующий отчёт СЗВ-ТД с верными данными и указанием номера предыдущей отправки. Старая запись в ЕЦСТ будет заменена новой.

В: А что с трудовыми книжками, выданными до 2020 года?

Они остаются действительными. Все записи, сделанные в них до перехода на ЭТК, сохраняют силу. При увольнении такую книжку нужно заполнить и выдать сотруднику. Информация о ней также должна быть отражена в ЭТК (если она ведётся).

В: Какие штрафы за нарушения?

За несвоевременное или неверное внесение сведений в ЕЦСТ (ст. 5.27 КоАП РФ) предусмотрены штрафы для должностных лиц и юридических лиц. Размер зависит от тяжести нарушения и может достигать 50 000 рублей для ИП и 500 000 рублей для организаций.

Заполнение электронной трудовой книжки — это не сложная, но требующая внимания процедура. Ключевые моменты:

1. Своевременность — все кадровые события вносятся в течение 15 дней.
2. Точность — данные должны полностью соответствовать документам.
3. Учёт бумажного варианта — если он есть, ведите оба учета параллельно.
4. Использование ПО — настройте программу 1С:ЗУП или другой сервис для автоматической отправки СЗВ-ТД.

Следуя этой инструкции, вы обеспечите защиту трудовых прав сотрудников и минимизируете риски для своей организации в условиях цифровизации трудовых отношений.

Статья подготовлена на основе анализа нормативных актов (ТК РФ, Постановление Правительства № 750) и практики ведения кадрового учёта. Актуально на 2026 год.