Электронная трудовая книжка (ЭТК), это современный формат учета стажа и трудовой деятельности работников. С 1 января 2020 года вступил в силу Федеральный закон, предусматривающий введение ЭТК, и в Трудовой кодекс РФ были внесены соответствующие поправки (статья 66.1 ТК РФ). Теперь все основные сведения о работнике формируются работодателем в электронном виде и передаются для хранения в Социальный фонд России (СФР, ранее — ПФР).
Важно понимать, что в законе нет официального определения для электронных трудовых книжек как отдельного цифрового документа, который пришел на замену стандартной бумажной книжке. По сути, ЭТК — это база данных в ведении СФР, а для работодателя — это обязанность своевременно сдавать отчетность по форме ЕФС-1.
Чем электронная трудовая отличается от бумажной?
В электронной трудовой книжке сохраняется практически весь перечень сведений, которые традиционно фиксировались в бумажной версии. Однако есть и ключевые отличия:
- Формат хранения: данные хранятся на защищенных серверах СФР, а не на руках у работника.
- Отсутствие физического носителя: не существует отдельного цифрового файла-книги, который выдается сотруднику.
- Сроки предоставления: информацию нужно передавать в Фонд ежемесячно, а не по факту события.
- Доступность: работник в любой момент может заказать выписку через Госуслуги, МФЦ или СФР.
Кто и как заполняет ЭТК?
Оформляет электронную книжку работодатель. Руководитель организации самостоятельно выбирает и назначает ответственного сотрудника (чаще всего это кадровик или бухгалтер), который будет вести электронные трудовые книжки и подавать в СФР отчет по форме ЕФС-1.
Какие данные необходимы для заполнения?
Для корректного заполнения сведений о трудовой деятельности (в частности, для заполнения подраздела формы ЕФС-1) работодателю потребуются следующие документы сотрудника:
- Паспорт — для указания Ф. И. О. и даты рождения работника.
- СНИЛС, обязательный идентификатор сотрудника в системе персонифицированного учета.
- ИНН — идентификационный номер налогоплательщика.
Пошаговая инструкция: как внести данные в ЭТК
Заполнение электронной трудовой книжки — это процесс передачи сведений в СФР. Чтобы сделать все правильно, соблюдайте следующую последовательность действий:
Шаг 1. Прием на работу или кадровое событие
Если на работу пришел сотрудник с электронной трудовой книжкой (или написал заявление о переходе на ЭТК), вы обязаны вести его стаж только в электронном виде. При приеме на работу, увольнении, переводе или повышении необходимо сформировать соответствующие данные.
Шаг 2. Заполнение формы ЕФС-1
Сведения подаются именно по этой форме. В ней указывается:
- Информация о работодателе (наименование, регистрационный номер в СФР, ИНН/КПП).
- Сведения о работнике (Ф. И. О., СНИЛС).
- Код выполняемой функции (профессия, должность согласно ОКЗ).
- Основание для кадрового мероприятия (приказ, дата, номер).
Шаг 3. Сдача отчетности в СФР
Заполненный отчет по форме ЕФС-1 необходимо направить в Социальный фонд. На это отводятся строгие сроки:
- При приеме на работу или увольнении — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
- При переводах, повышениях и других кадровых изменениях, до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
Шаг 4. Выдача сведений работнику
По запросу сотрудника или при его увольнении работодатель обязан предоставить ему сведения о трудовой деятельности. Для этого используется краткая форма СТД-Р. С образцом заполнения формы СТД-Р можно ознакомиться на официальном сайте СФР или в справочно-правовых системах. Выдается этот документ на бумаге (под подпись) или направляется в электронном виде с электронной подписью.
Как оформить переход сотрудника на ЭТК в 2025–2026 годах
Если сотрудник, который ранее вел только бумажную трудовую, написал заявление о переходе на электронный формат, работодателю нужно соблюсти важную процедуру:
- Принять заявление от работника о переходе на ЭТК.
- Внести запись в бумажную трудовую книжку. В бумажном документе нужно сделать отметку о том, что работник перешел на электронный формат, в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.
- Выдать бумажную книжку на руки. После внесения записи работодатель закрывает бумажную трудовую и отдает ее сотруднику. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.
- Отметить выдачу в книге учета. Не забудьте зафиксировать факт выдачи бумажной трудовой книжки на руки в книге учета движения трудовых книжек.
Где посмотреть и как получить выписку из ЭТК?
Сотрудникам не нужно ждать, пока работодатель выдаст форму СТД-Р, чтобы узнать свой стаж. Посмотреть сведения из электронной трудовой можно несколькими способами:
- Через портал Госуслуг: в разделе «Справки и выписки» нужно выбрать «Выписка из электронной трудовой книжки». Документ в формате PDF с электронной печатью придет за пару минут.
- На сайте СФР: через личный кабинет застрахованного лица.
- В МФЦ: при личном обращении с паспортом и СНИЛС.
Ответственность работодателя
За непредставление сведений о трудовой деятельности или нарушение сроков их подачи должностным лицам организаций грозит штраф. Кроме того, несвоевременная или неверная передача данных может привести к тому, что в базе СФР стаж сотрудника будет отображаться некорректно, что в будущем повлияет на его пенсию. Поэтому крайне важно следить за сроками сдачи формы ЕФС-1 и корректностью вносимых данных.
Правильное заполнение электронной трудовой книжки — это, прежде всего, своевременная и точная сдача отчета ЕФС-1 в Социальный фонд России. Главное для работодателя — назначить ответственного сотрудника, соблюдать сроки передачи данных и не забывать выдавать работникам форму СТД-Р при увольнении или по запросу. А если сотрудник решит перейти с бумажной книжки на электронную, обязательно сделайте финальную запись в его бумажном документе и выдайте его на руки.