Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и опыт работы гражданина России. С помощью нее можно доказать свой профессиональный путь для расчета пенсии, получения социальных выплат или устройства на новую работу. Однако с недавнего времени процесс заведения и ведения этого документа претерпел серьезные изменения. Если вы впервые устраиваетесь на работу, вам важно знать: бумажные трудовые книжки для новичков больше не заводятся.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): Что это и зачем?
С 1 января 2021 года все, кто начинает свою карьеру и устраивается на работу впервые, получают исключительно электронную трудовую книжку (ЭТК). Выбрать бумажный формат таким сотрудникам нельзя. Даже если вы устраиваетесь в несколько мест одновременно, ваша ЭТК все равно будет одна — общая база в Социальном фонде.
Важно понимать юридическую сторону: на законодательном уровне термина «электронная трудовая книжка» не существует. Под ЭТК понимают информацию о трудовой деятельности человека, которая хранится в базе данных Социального фонда России (СФР). При необходимости эти данные предоставляются в виде выписки. Именно эту выписку в обиходе и называют электронной трудовой книжкой.
Как завести ЭТК впервые?
Если вы новичок и раньше нигде не работали, вам не нужно никуда ходить и подавать специальные заявления на создание документа. Процесс происходит автоматически:
- Устройство на работу: Вы заключаете трудовой договор с первым работодателем.
- Отчет работодателя: Работодатель подает в Социальный фонд отчет по форме ЕФС-1 (с подразделом 1.1, который пришел на смену старой форме СЗВ-ТД).
- Создание ЭТК: После получения данных от работодателя Социальный фонд создает вашу электронную трудовую книжку в своей базе.
Таким образом, самостоятельно завести или заказать электронную трудовую книжку нельзя — она формируется по факту вашей первой официальной работы.
Что делать тем, у кого уже есть бумажная трудовая?
Если вы уже имели опыт работы до 2021 года и у вас на руках есть бумажная трудовая книжка, вы имеете право перейти на электронный формат. Для этого необходимо:
- Написать у текущего работодателя заявление. В нем можно указать: «Прошу предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ» (на основании ч. 5 ст. 2 закона от № 439-ФЗ).
- После подачи заявления работодатель внесет в вашу бумажную трудовую книжку запись о том, что вы перешли на ЭТК.
- Бумажная книжка будет выдана вам на руки. С этого момента работодатель будет сдавать по вам только электронные отчеты ЕФС-1.
Где посмотреть и получить выписку из ЭТК?
Хотя самой «книжки» в виде файла на компьютере нет, вы всегда можете получить актуальную выписку со своим стажем. Существует несколько способов:
Через портал Госуслуг (самый быстрый способ)
Для этого у вас должна быть подтвержденная учетная запись (получить ее можно через УКЭП или в центре обслуживания). Как посмотреть данные:
- Войдите на портал gosuslugi.ru под своим логином и паролем.
- Перейдите в раздел «Справки и выписки».
- Найдите услугу по запросу выписки из электронной трудовой книжки.
У работодателя
Вы можете запросить сведения у своего текущего работодателя. Он обязан предоставить вам справку по форме СТД-Р. Однако важно помнить: работодатель может выдать выписку только о текущем месте работы. Полный сводный отчет о всем стаже он не предоставит.
В Социальном фонде (СФР) или МФЦ
Вы можете лично обратиться в управление Социального фонда России или в любой центр госуслуг «Мои документы» (МФЦ). Там вам предоставят полную выписку из ЭТК по форме СТД-СФР как в бумажном, так и в электронном виде.
Как предъявлять ЭТК при устройстве на новую работу?
При приеме на работу информацию о вашем трудовом стаже можно представлять в электронном виде или в бумажном. Если вы приносите электронную выписку, она должна быть подписана вашей усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Если УКЭП нет, вы можете просто распечатать выписку, полученную на Госуслугах или в СФР, и принести ее работодателю вместе с остальным пакетом документов.
Завести трудовую книжку в РФ сегодня проще, чем когда-либо. Для тех, кто только начинает свой путь, процесс полностью автоматизирован и происходит без их непосредственного участия — достаточно просто официально устроиться на работу. А для того, чтобы всегда иметь под рукой подтверждение своего стажа, достаточно иметь подтвержденную учетную запись на портале Госуслуг, где выписка формируется за пару минут.