Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни‚ и трудовые отношения не стали исключением. Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России несколько лет назад и сразу привлекла внимание как крупных работодателей‚ так и рядовых сотрудников. С 1 января 2026 года в России официально завершается переходный период по внедрению ЭТК. Это означает‚ что трудовой стаж и все записи теперь будут вестись преимущественно в цифровом формате. В этой статье мы подробно разберем‚ как завести электронную трудовую книжку впервые‚ какие для этого нужны шаги и о чем важно помнить.
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК, это цифровая база данных о вашем трудовом стаже‚ местах работы и причинах увольнения. Работающие по трудовому договору россияне ведут ее с 2020 года. Все сведения‚ которые раньше вносили в бумажный бланк‚ теперь хранятся на серверах Пенсионного фонда (ныне — Социального фонда России‚ СФР).
С появлением электронных трудовых книжек действует новый порядок записей‚ который существенно облегчает работу кадровиков. Однако ошибок в цифровом формате не избежать‚ если не следовать правилам‚ поэтому важно понимать‚ как система работает.
Бумажная или электронная: нужно ли выбирать?
Многих волнует вопрос: значит ли это‚ что с бумажным вариантом мы распрощались раз и навсегда? Не совсем. Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено‚ если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки.
Однако стоит учитывать важный нюанс: с 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки для тех‚ кто впервые устраивается на работу. В некоторых ситуациях вести бумажный вариант все же допускается‚ но для новичков на рынке труда путь один, только ЭТК.
Как завести ЭТК впервые: пошаговая инструкция
Если вы устраиваетесь на работу впервые‚ вам не нужно никуда идти для создания самой книжки, она формируется автоматически. Главное правило: ЭТК заводится только после заключения вашего первого трудового договора.
Шаг 1: Устройство на работу
Вы заключаете трудовой договор с работодателем. На этом этапе от вас не требуется никаких заявлений на создание ЭТК, она образуется в системе автоматически.
Шаг 2: Действия работодателя
Кадровик или руководитель подает отчет в Социальный фонд России (СФР). Ранее это была форма ЕФС-1. В этом отчете содержатся сведения о вашем приеме на работу. Именно на основе этих данных и формируется ваша электронная трудовая книжка.
Шаг 3: Получение доступа к своим данным
После того как работодатель передал информацию‚ вы можете свою ЭТК онлайн. Для этого не нужно ждать увольнения или заказывать справки — данные доступны в реальном времени.
Где посмотреть свою электронную трудовую книжку?
Чтобы впервые увидеть свою ЭТК и убедиться‚ что все записи внесены корректно‚ воспользуйтесь одним из следующих сервисов:
- Госуслуги — самый популярный способ. В разделе «Работа и занятость» или «Выписка о трудовой деятельности» можно скачать полную историю.
- Личный кабинет на сайте СФР — предоставляет самую точную и подробную информацию напрямую из базы фонда.
- Приложение «Работа в России», также позволяет получить выписку из ЭТК.
Как заполняется ЭТК и что делать при увольнении?
Частый вопрос от тех‚ кто только начинает свой трудовой путь: «Как ее заполнить? Когда ее заполнить? При увольнении как оформить?»
Здесь важно понимать главное отличие от бумажного формата: вы не заполняете ЭТК самостоятельно. Это делает ваш работодатель.
- При приеме на работу: Работодатель вносит данные в свою кадровую программу и отправляет их в СФР. Запись появляется в вашей ЭТК.
- В процессе работы: Любые кадровые изменения (перевод на другую должность‚ повышение‚ переименование организации) также фиксируются работодателем.
- При увольнении: Работодатель подает сведения о вашем увольнении с указанием статьи и причины. Вам не нужно ставить подпись в электронной трудовой книжке. Вместо этого‚ по вашей просьбе‚ кадровик обязан выдать вам сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе (заверенная выписка) или в форме электронного документа (подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя).
Подводные камни и частые ошибки
Новый порядок записей несколько облегчает работу кадровиков‚ однако ошибок не избежал ни один новый механизм. Самое главное помнить:
- Сверяйте данные: Проверяйте свою выписку на Госуслугах хотя бы раз в полгода или после каждого увольнения. Ошибки в названии должности или дате приема могут повлиять на будущую пенсию.
- Сроки подачи: Работодатель имеет право подавать сведения в СФР в течение месяца (в некоторых случаях — на следующий рабочий день). Поэтому ваша запись в ЭТК может появиться не мгновенно.
- Исправление ошибок: Если вы нашли неточность‚ не пытайтесь исправить ее сами. Обратитесь к текущему или предыдущему работодателю, именно он должен подать корректирующий отчет в фонд.
Завести электронную трудовую книжку впервые в 2026 году и позже, это простая и полностью автоматизированная процедура. От вас требуется лишь устроиться на официальную работу‚ а всю рутину по созданию и ведению базы возьмет на себя работодатель и государство. С завершением переходного периода ЭТК стала единым стандартом учета стажа‚ сделав отношения между работником и работодателем более прозрачными и защищенными от потери данных.