Вопрос о дате внедрения электронных трудовых книжек (ЭТК) является одним из ключевых для работников и работодателей. Ответ на него требует понимания этапов реформы, так как процесс перехода на цифровой формат был постепенным и имеет несколько важных временных точек.
Ключевые даты реформы
Основные вехи перехода на электронные трудовые книжки выглядят следующим образом:
- 1 января 2020 года, старт параллельного ведения. С этой даты работодатели получили право вести трудовые книжки в электронном виде параллельно с бумажными. То есть, если у работника уже была бумажная книжка, работодатель мог продолжить её заполнять или начать вести электронную запись.
- 1 января 2021 года, обязательность электронного формата для новых сотрудников. Если человек впервые в жизни устраивается на работу (т.е. у него не было трудового стажа до ), работодатель не заводит бумажную трудовую книжку. Вся информация о его трудовой деятельности ведется только в электронном виде в форме Сведений о трудовой деятельности (СТД), которые и являются электронной трудовой книжкой.
- 1 июля 2025 года — полный переход на электронный формат. С этой даты вступают в силу новые правила, согласно которым бумажные трудовые книжки перестают выдаваться. Все записи о трудовой деятельности, включая те, что были сделаны до 2020 года (при наличии), должны быть перенесены в электронный вид. На практике это означает, что с работодатели обязаны вести трудовые книжки исключительно в электронном формате.
- 1 января 2026 года — завершение переходного периода. К этой дате должен быть окончательно завершен процесс перевода всех имеющихся бумажных записей в электронный вид. После этого бумажная трудовая книжка, выданная ранее, сохраняет свою юридическую силу как документ, но все новые записи будут вноситься только в электронную систему.
Важное уточнение: а что с записями до 2020 года?
Крайне важно помнить: электронная трудовая книжка содержит сведения только с 1 января 2020 года. Все записи о работе, выполненной до этой даты, остаются только в бумажном варианте (если он у вас есть). Поэтому, даже если вы перешли на электронный формат, сохраняйте свою старую бумажную книжку — это единственный официальный документ, подтверждающий ваш стаж до 2020 года.
Что содержится в электронной трудовой книжке?
Электронная форма по содержанию практически идентична бумажной. В ней фиксируются:
- Персональные данные работника.
- Даты приема, перевода и увольнения.
- Наименование работодателя и его реквизиты.
- Должность, профессия, специальность, квалификация.
- Основание для кадрового решения (номер, дата и вид документа).
- Причины увольнения.
Как получить свою электронную трудовую книжку?
Сведения о трудовой деятельности формируются и хранятся в Единой государственной системе информации о трудовой деятельности (ЕГИС ТД). Работник может:
- Получить электронную трудовую книжку (формат .pdf с электронной подписью) через портал «Госуслуги».
- Получить выписку из Сведений о трудовой деятельности (незаверенная, для личного ознакомления) также через «Госуслуги» или по запросу в работодателе.
- При увольнении получить от работодателя заверенную выписку из СТД на бумажном носителе (по аналогии с традиционной трудовой книжкой).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Могу ли я отказаться от электронной трудовой книжки?
Нет. С 1 января 2021 года для впервые устраивающихся на работу бумажная книжка не заводится. Для остальных с 1 июля 2025 года ведение исключительно в электронном виде становится обязательным для работодателя. Работник может получить заверенную бумажную выписку при увольнении, но основное хранение — в системе ЕГИС ТД.
Что делать, если у меня есть стаж до 2020 года, а бумажная книжка утеряна?
Это серьезная проблема. Поскольку электронная система не содержит этих данных, восстановить стаж будет очень сложно. Необходимо будет искать другие документы (приказы, трудовые договоры, справки с места работы) и обращаться в суд для установления факта трудовых отношений. Храните бумажную книжку в надежном месте!
Кто отвечает за внесение записей?
Обязанность по формированию и направлению сведений в ЕГИС ТД лежит на работодателе. Он должен вносить данные о каждом приеме, переводе и увольнении в течение 15 рабочих дней.