В 2019‑м году в Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) вносятся изменения, которые вводят возможность ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Это стало возможным благодаря Федеральному закону от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ (ред. от 24 февраля 2021). Ниже разберём ключевые положения, сроки реализации, обязанности работодателей и права работников.

Нормативная база

• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
• Изменения в Трудовой кодекс РФ, закреплённые статьей 66.1, предусматривают обязательную передачу сведений о кадровых изменениях в Пенсионный фонд РФ (ПФР).
• Постановление Правительства РФ от 1 января 2020 г. о порядке перехода на электронные трудовые книжки.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ, в котором работодатели формируют и хранят сведения о трудовой деятельности сотрудников. Информация о трудовом стаже, должностях, начислениях и увольнениях передаётся в информационные ресурсы ПФР и хранится в электронном виде.

Основные сведения, которые фиксируются в ЭТК

1. Дата приёма на работу и увольнения.
2. Должность(и) и место работы.
3. Сведения о стаже работы (рабочий день, отпуск, больничный).
4. Сведения о начислениях и удержаниях.
5. Информация о переводах, повышениях, понижениях.

Сроки и порядок перехода на ЭТК

Переход на электронные трудовые книжки регламентирован следующим образом:

• Сведения о работниках, принятых на работу или уволенных с 1 апреля по 26 апреля 2020 г., должны быть переданы в срочном порядке по форме СЗВ‑ТД.
• Для остальных кадровых изменений (перевод на новую должность, изменение формы трудовой книжки и т.п.) сроки представления отчетности остаются прежними – не позднее 15‑го числа месяца, следующего за отчетным.
• В течение 2020 года работники могут отказаться от получения ЭТК в пользу бумажной трудовой книжки, подав работодателю соответствующее заявление.
• С 1 января 2021 г. все сведения о трудовой деятельности работников будут храниться как в бумажной, так и в электронной форме до полного перехода.

Обязанности работодателя

Работодатель обязан:

• Формировать в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника.
• Предоставлять данные для хранения в информационных ресурсах ПФР.
• Ежемесячно подавать в ПФР сведения о кадровых изменениях (статья 66.1).
• Обеспечивать сохранность и целостность электронных данных;
• Предоставлять работнику доступ к его ЭТК в соответствии с законодательством о защите персональных данных.

Права работника

Работник имеет право:

• Получать копию сведений, содержащихся в его ЭТК.
• Отказаться от получения ЭТК и продолжить использовать бумажную трудовую книжку.
• Проверять корректность данных, внесённых работодателем.
• Обратиться в ПФР с запросом о проверке и исправлении ошибок в ЭТК.

Преимущества электронных трудовых книжек

• Ускорение процесса оформления кадровых изменений.
• Снижение бумажных расходов и упрощение хранения документов.
• Повышение прозрачности и доступности информации для всех заинтересованных сторон.
• Сокращение ошибок, связанных с ручным вводом данных.

Как получить электронную трудовую книжку?

Процесс получения ЭТК выглядит следующим образом:

1. Работодатель формирует данные о сотруднике в системе ПФР.
2. Система генерирует электронный документ, который автоматически отправляется работнику.
3. Работник может просмотреть и скачать ЭТК через личный кабинет ПФР.
4. При необходимости – запросить печатную копию в отделе кадров.

Переход на электронные трудовые книжки – важный шаг в цифровизации кадровой службы России. Закон № 439‑ФЗ и последующие нормативные акты обеспечивают правовую основу для хранения сведений о трудовой деятельности в электронном виде, упрощают взаимодействие между работодателями, работниками и ПФР, а также повышают эффективность работы с кадровыми данными.

Для работодателей это означает необходимость внедрения соответствующих информационных систем и соблюдения новых сроков подачи отчётности. Для работников – возможность более гибко управлять своими трудовыми документами и получать доступ к ним в любой момент.