В 2026 году в России завершается переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это привело к numerous вопросам у работодателей и соискателей: обязательно ли ещё держать бумажный документ, если у кандидата уже есть электронный вариант? В статье разберём, как правильно поступать при приёме на работу, какие требования предъявляет закон и как оформить переход.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, в котором фиксируются сведения о:
- приёме на работу;
- переводах;
- увольнениях;
- других изменениях трудовых отношений.
Эти данные автоматически передаются в Пенсионный фонд (ПФР) и Сбербанк России, а также доступны работодателю через личный кабинет на портале Госуслуги или в системе Е‑Офис.
Как убедиться, что у кандидата действительно есть электронная трудовая книжка?
Согласно материалам ГАРАНТ.РУ и КонсультантПлюс, проверка выглядит так:
- Работодатель получает доступ к сведениям о трудовой деятельности через Единый портал госуслуг.
- Если в системе отображается запись о приёме, можно считать, что электронная книжка оформлена.
- В случае отсутствия записи (например, из‑за потери или повреждения оригинала), работник обязан предоставить письменное заявление с указанием причины.
После подачи заявления работодатель оформляет новую электронную книжку в установленном порядке.
Обязательно ли вести бумажную книжку, если есть электронная?
С 26 апреля 2020 года, согласно постановлению Правительства РФ № 590, вводятся новые сроки представления сведений в ПФР, однако бумажная и электронная формы являются юридически равнозначными. Это значит, что:
- Если сотрудник не отказался от бумажной формы, работодатель обязан её вести.
- Если сотрудник дал письменное заявление об отказе от бумажной версии, работодатель может полностью перейти на электронную форму.
Таким образом, трудовая книжка нужна только в том случае, когда работник её запрашивает или не желает перейти на электронный формат.
Как оформить переход на электронную форму?
По инструкции УБРиР и Е‑Офис, процесс выглядит так:
- Получение заявления от сотрудника о переходе на электронную книжку.
- Оповещение ПФР о приёме нового сотрудника и о том, что он отказался от бумажной формы (не позднее следующего рабочего дня).
- Внесение данных в электронный документ в виде формы СТД‑Р (Сведения о трудовой деятельности).
- Хранение электронного документа в личном кабинете сотрудника и в системе ПФР.
После выполнения этих шагов работодатель получает электронную трудвую книжку, которую можно проверить через портал Госуслуги или ПФР.
Что делать, если у сотрудника нет электронной книжки?
Если по какой‑то причине кандидат не имеет электронного документа (утрата, повреждение и т.п.), он обязан:
- Подать письменное заявление с указанием причины отсутствия ЭТК.
- Работодатель обязан по этому заявлению оформить новую электронную книжку.
В этом случае бумажная версия может быть временно использована только до полного оформления электронного документа.
Как проверить сведения о трудовом стаже через электронную книжку?
Электронная трудовая книжка позволяет:
- Подтвердить опыт работы у конкретного работодателя.
- Посчитать общий трудовой стаж, необходимый для назначения пенсии.
- Получить выписку о всех записях (приём, перевод, увольнение) через портал Госуслуги или ПФР.
Таким образом, электронный документ полностью заменяет бумажный в подтверждении прав на соцвыплаты и пенсионные выплаты.
Краткие рекомендации работодателям
Для удобства можно оформить чек‑лист:
- Убедиться, что у кандидата есть запись о приёме в электронной системе ПФР.
- Получить письменное заявление о переходе на ЭТК, если требуется.
- Внести данные в форму СТД‑Р и сообщить в ПФР в течение рабочего дня.
- Сохранить электронную копию в личном кабинете сотрудника.
- При необходимости оформить бумажную копию, только если сотрудник не отказался от неё.
Переход на электронные трудовые книжки упрощает процесс учёта трудового стажа и уменьшает риск потери или подделки документов. Однако бумажная форма остаётся обязательной только в случае, когда работник явно желает её вести. Если сотрудник предоставил электронную запись и не отказывается от неё, работодателю достаточно вести только электронный документ.
Поэтому при устройстве на работу необязательно требовать отдельную бумажную трудовую книжку, если у кандидата уже есть подтверждённая электронная версия. Главное – правильно оформить заявление и своевременно передать данные в ПФР.
Обновлено: 23 мая 2026 г., 14:47