С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот вопрос вызывает много вопросов у работников и работодателей. Самое главное — понять, когда подача заявления обязательна, а когда нет.

Кто должен, а кто не должен писать заявление?

Для работников, принятых на первую работу с 1 января 2021 года

Заявление писать не нужно. Электронная трудовая книжка формируется для них автоматически с момента приема на работу. Бумажная трудовая книжка им не выдается.

Для работников, имевших бумажную трудовую книжку до 2021 года

Заявление писать нужно, если они хотят сохранить бумажный документ. Переход на ЭТК для этой категории — добровольный. Если работник не подаст заявление, его сведения будут вестись только в электронном виде, а бумажная книжка останется у него на руках с последней записью.

Как правильно написать и подать заявление?

Если вы решили перейти на электронный формат или, наоборот, сохранить бумажный, вам необходимо написать письменное заявление работодателю.

Структура заявления

• В шапке: ФИО, должность, подразделение.
• В центре строки: «Заявление».
• В тексте: четко указать, что вы просите предоставить сведения о трудовой деятельности в электронной форме (или, если хотите оставить бумажную, указать на желание ее сохранить).
• Дата и личная подпись.

Куда и когда подавать?

Заявление подается в отдел кадров (или непосредственному руководителю) по основному месту работы. Его можно подать в любое время, в т.ч. при трудоустройстве.

Обязанности работодателя после получения заявления

Как только работодатель получил заявление от сотрудника о переходе на ЭТК, он обязан выполнить ряд действий:

1. Выдать бумажную трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней. В ней делается специальная запись о том, что сведения о трудовой деятельности будут предоставляться в электронной форме (на основании ст. 66.1 ТК РФ).
2. Отметить выдачу в книге учета движения трудовых книжек.
3. Начать передавать сведения о работнике в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде.

Важные нюансы и частые вопросы

Можно ли отказаться от электронной книжки после выбора?

Нет. Выбор формата (электронный или бумажный) на основании поданного заявления является окончательным для данного работодателя. Отказаться от ЭТК, если вы подали заявление, нельзя.

Что делать, если в бумажной книжке и данных СФР есть несоответствия?

При переходе на ЭТК СФР проверяет, соответствуют ли данные из вашей бумажной книжки информации в своей системе. Если обнаружатся расхождения, изменения могут не внести. Поэтому перед подачей заявления важно убедиться, что все записи в бумажном документе корректны.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Выписку (форма СТД-Р) можно получить:

• Через портал Госуслуг (в разделе услуг).
• Обратившись напрямую к работодателю — он обязан выдать справку в электронном или бумажном виде.
• Через отделение СФР.

Резюме: когда заявление обязательно?

Важно: С 2023 года сведения о трудовых книжках (включая заявления) необходимо подавать в СФР с помощью формы ЕФС-1.