Москва‚ 28 июня 2026 — В условиях активного цифрового трансформирования системы труда в России всё больше организаций переходят на электронные формы документооборота‚ в т.ч. и в части ведения трудовой книжки. На сегодняшний день вопрос о том‚ на кого и кем ведутся электронные трудовые книжки‚ стал особенно актуален.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной записи о трудовом стаже сотрудника. Она содержит сведения о:

• местах и периодах работы;
• должностях и должностных ставках;
• сведениях о трудовом договоре;
• сведениях о продолжительности работы и иных важных факторах.

По данным Вести‚ с 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению ЭТК. На данный момент более 530 тысяч электронных трудовых книжек находятся в ведении Организации Сотрудников Фонда Субъектов Федеральной Регистрации (ОСФР) по Вологодской области. При этом цифровой стаж не может обнулить реальные годы работы – бумажный вариант всё ещё остаётся главным доказательством трудового опыта.

Кому и каким органом принадлежит ведение ЭТК?

Ведение электронных трудовых книжек осуществляется следующими субъектами:

1. Организации‑работодатели – они сами могут вести ЭТК через внутренние ИТ‑системы или через сторонние сервисы.
2. Фонд Субъектов Федеральной Регистрации (ОСФР) – государственная структура‚ которая фиксирует и хранит электронные записи для всех организаций‚ подпадающих под её юрисдикцию.
3. Лицензированные сервисные провайдеры – частные компании‚ получившие разрешение от Министерства Труда и Социальной Защиты‚ предоставляющие платформы для ввода и хранения данных.

Таким образом‚ на кого ведутся электронные трудовые книжки определяется типом организации и её выбранным способом документооборота.

Как проходит переходный период и какие сроки установлены

В соответствии с информацией из последних новостей‚ переходный период по внедрению ЭТК завершается 31 декабря 2026 года. После этого:

• Все новые сотрудники должны оформлять трудовые книжки исключительно в электронном виде.
• Существующие бумажные записи продолжают оставаться юридически значимыми до полного переноса данных в цифровой формат.
• Организации обязаны обеспечить доступность электронных записей для проверок трудовой инспекции и других контролирующих органов.

Преимущества и недостатки электронного формата

Эксперты отмечают несколько ключевых преимуществ:

• Удобство – мгновенный доступ к данным в любой точке страны.
• Безопасность – шифрование и резервное копирование минимизируют риск потери информации.
• Экономия времени – автоматизация ввода и проверки данных сокращает административные издержки.

Однако существуют и недостатки:

• Необходимость цифровой грамотности у работников и администраторов.
• Зависимость от технической инфраструктуры и стабильности интернет‑соединения.
• Потенциальные риски утечки персональных данных при неправильной настройке систем.

Как оформить электронную трудвую книжку в своей организации

Для успешного внедрения ЭТК рекомендуется выполнить следующие шаги:

1. Определить ответственного лица – обычно это HR‑менеджер или специалист по персоналу.
2. Выбрать подходящий сервис или платформу‚ аккредитованную ФССО.
3. Провести обучение персонала по работе с цифровой системой.
4. Ввести персональные данные всех текущих сотрудников в электронную форму.
5. Обеспечить периодическое резервное копирование и обновление данных.

После завершения всех процедур организация получает официальный статус ведения электронных трудовых книжек‚ что упрощает взаимодействие с контролирующими органами и ускоряет процесс оформления новых сотрудников.

Перспективы развития электронных трудовых книжек

Согласно прогнозам аналитиков‚ к 2030 году более 80 % российских организаций будут полностью перейти на электронный формат ведения трудовых книжек. Это откроет путь для интеграции с другими цифровыми системами:

• Системами учёта времени и начисления заработной платы.
• Платформами для удалённого мониторинга условий труда.
• Искусственным интеллектом‚ который будет автоматически формировать отчёты о трудовом стаже.

Таким образом‚ вопрос «Трудовая книжка на кого ведутся кем» не только отражает текущие практики‚ но и указывает на будущее развития системы труда в России‚ где цифровизация станет нормой.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению электронных трудовых книжек или выбору подходящего сервиса‚ оставляйте комментарий ниже – мы постараемся помочь!