С 1 января 2020 года в России начался масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). С тех пор этот цифровой документ прочно вошел в жизнь работников и работодателей, однако вокруг него до сих пор возникает множество вопросов. Самый частый из них: у всех ли есть электронная трудовая книжка? В этой статье мы подробно разберем, кому она положена, кто обязан ее вести, а кто может оставить бумажный формат.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровая база данных о трудовой деятельности и стаже работника. В отличие от бумажного аналога, она не может потеряться, испортиться или быть залита кофе. Работодатель в электронном виде передает сведения о приеме на работу, увольнении и переводах в Социальный фонд России (СФР). Работник в любой момент может запросить выписку из ЭТК, которая и является подтверждением его трудового пути.
У всех ли есть электронная трудовая книжка?
Короткий ответ: да, данные в электронном виде формируются у всех, кто официально трудоустроен, но с важными нюансами касательно формата ведения документа.
Согласно законодательству, электронные трудовые книжки должны быть у всех работников: тех, кто работает в офисе, на удалёнке или по совместительству. Однако это не означает, что бумажная трудовая книжка автоматически аннулирована у всех поголовно. Переход на цифровой формат был добровольным для тех, кто уже имел стаж до 2020 года.
Кому заводят только ЭТК?
С 2021 года вступило в силу важное правило: всем работодателям нужно вести ЭТК сотрудников, для которых это первая работа. То есть, если человек впервые в жизни устраивается на работу после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка ему не заводится. Его трудовая история изначально формируется исключительно в электронном виде в базе СФР.
Кому предоставлен выбор?
Работники, которые устраивались на работу до перехода на электронный формат (до 2020 года), имели право выбора. Они могли:
- Сохранить бумажную трудовую книжку. В этом случае работодатель продолжает вести привычный бумажный бланк, но при этом также обязан сдавать электронные отчеты по этому сотруднику в СФР. То есть данные о нем все равно появляются в электронном виде.
- Перейти на электронную трудовую книжку. В этом случае бумажная книжка выдается на руки работнику с отметкой о переходе на ЭТК и больше не ведется.
Если сотрудники, имевшие стаж до 2020 года, не подали руководству заявление о выборе цифровой ТК, их бумажные трудовые продолжают вести в привычном формате. Но, как уже было сказано, цифровая копия их стажа в системе СФР все равно формируется за счет регулярной отчетности работодателя.
Обязанности работодателя в 2026 году
Сегодня большинство работников уже пользуются цифровым документом. Массовое уведомление сотрудников о выборе формата было обязательным в 2020 году, сейчас этого не требуется. Однако у работодателей остаются четкие обязанности:
- Сдача отчетности. Работодатели должны предоставлять в СФР отчеты об основных кадровых мероприятиях (отчет ЕФС-1, куда входят сведения по форме СЗВ-ТД). Отчет сдается по всем работникам сразу или при наступлении следующего кадрового мероприятия (прием, перевод, увольнение).
- Оформление новых сотрудников. При приеме на работу работодатель должен всем новым сотрудникам заводить данные в электронном виде, а также разъяснять новому сотруднику, в каком формате ведется его трудовая книжка и как получить сведения о трудовой деятельности.
- Фиксация перехода. Если работник решает перейти с бумажного формата на электронный, всё, что нужно сделать работодателю — зафиксировать этот переход в его старой бумажной книжке и поставить соответствующую отметку, после чего выдать бумажный документ на руки.
Преимущества и недостатки ЭТК
Плюсы электронной трудовой книжки:
- Данные не потеряются при ликвидации компании или форс-мажоре у работника.
- Удобный и быстрый доступ к сведениям о стаже через портал Госуслуг или МФЦ.
- Исключение мошенничества с записями в трудовой книжке.
- Упрощение процедуры трудоустройства — не нужно носить с собой оригинал документа.
Минусы и риски:
- Зависимость от информационных систем (если Госуслуги или базы СФР временно недоступны, выписку получить не удастся).
- Риск технических ошибок со стороны работодателя при подаче сведений, что требует времени на их исправление.
- Необходимость для людей старшего возраста осваивать цифровые сервисы для получения выписки.
Где работнику посмотреть свою ЭТК?
Чтобы убедиться, что электронная трудовая книжка на вас заведена и данные вносятся корректно, можно воспользоваться следующими способами:
- Через портал Госуслуг — самый быстрый способ получить выписку в режиме онлайн.
- В МФЦ — можно заказать выписку на бумажном носителе.
- У текущего работодателя — по заявлению работника кадровая служба обязана предоставить выписку из ЭТК (форма СТД-Р) в течение 3 рабочих дней.
- В отделении СФР — при личном обращении.
Частые ошибки и юридические аспекты
Одна из самых частых ошибок работодателей — неверная подача отчетности или несвоевременная сдача СЗВ-ТД. Это может привести к тому, что в электронной трудовой книжке работника не отобразится важное кадровое событие. Если вы обнаружили ошибку в ЭТК, необходимо обратиться к текущему или бывшему работодателю, который допустил неточность. Он обязан подать в СФР корректирующий отчет с правильными данными.