В 2026 году процесс цифровизации трудовых отношений в России достиг своей финальной стадии. Тема отмены бумажных трудовых книжек, которая активно обсуждалась с начала десятилетия, теперь стала реальностью для большинства участников рынка труда. Однако важно понимать нюансы: полная физическая ликвидация бумажного носителя не произошла, но обязанность работодателей по их ведению фактически упразднена для подавляющего большинства случаев.
Текущая ситуация в 2026 году: что изменилось?
На сегодняшний день, 23 мая 2026 года, можно констатировать, что электронная трудовая книжка (ЭТК) стала безальтернативным стандартом для новых участников рынка труда и тех, кто добровольно отказался от бумажного аналога.
Ключевые изменения, актуальные на 2026 год:
- Для новых сотрудников: Для граждан, впервые устраивающихся на работу после 1 января 2026 года, бумажная трудовая книжка не оформляется вообще. Их трудовой стаж фиксируется исключительно в электронном виде в информационных ресурсах Социального фонда России (СФР).
- Обязанности работодателей: Работодатели освобождены от ведения бумажных трудовых книжек, если работник не подал письменное заявление о сохранении бумажной формы до конца 2025 года. Теперь работодатель обязан формировать сведения о трудовой деятельности только в электронном виде.
- Отчетность: Независимо от наличия бумажной книжки у сотрудника, работодатель обязан ежемесячно представлять отчетность по форме ЕФС-1 в СФР.
Кому оставили бумажные трудовые книжки?
Вопрос «отменят ли бумажные трудовые?» часто трактуется неправильно. Полного запрета на существование бумажного документа нет. Бумажные трудовые книжки сохраняются и ведутся (при наличии соответствующего заявления работника) для следующих категорий:
- Сотрудников, которые до конца 2025 года подали работодателю письменное заявление о сохранении бумажной трудовой книжки.
- Граждан, чьи бумажные трудовые были заведены ранее и которые не изъявили желания перейти на цифровой формат.
Важно отметить, что Трудовой кодекс РФ не содержит нормы, позволяющей работнику отказаться от электронной трудовой книжки. Сведения в электронном виде формируются для всех без исключения. Вопрос стоит лишь о параллельном ведении бумажного бланка.
Можно ли вернуться с электронной на бумажную?
Один из самых частых вопросов в 2026 году: возможен ли обратный переход? Ответ однозначен: нет.
Если сотрудник ранее подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку или устроился на работу впервые после 2020 года (когда бумажная уже не заводилась), он не может потребовать от работодателя возобновить ведение бумажного документа. Законодательство не предусматривает механизма возврата к бумажному формату once выбор сделан в пользу цифрового или если такой выбор был предопределен датой начала трудовой деятельности.
Что происходит при увольнении?
При увольнении в 2026 году действуют следующие правила:
- Если работник вел только электронную трудовую: работодатель выдает сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) и делает запись об увольнении в электронной базе СФР. Бумажный документ не выдается, так как его не существует.
- Если работник сохранил бумажную трудовую: работодатель вносит запись об увольнении в бумажную книжку, заверяет ее подписью и печатью (при наличии), выдает книжку на руки работнику и одновременно отправляет данные в СФР.
- Если работник отказался от бумажной в пользу электронной: бумажная трудовая книжка выдается ему на руки с внесенной закрывающей записью о сделанном выборе. Дальнейшее ведение бумажного документа прекращается.
Практические советы для работников и работодателей
Для работодателей критически важно следить за актуальностью данных в СФР. Ошибки в форме ЕФС-1 могут привести к штрафам, даже если бумажные книжки не ведутся. Необходимо проверять, подавал ли сотрудник заявление о сохранении бумажной формы, прежде чем вносить изменения в кадровый документооборот.
Работникам следует помнить:
- Электронная трудовая книжка надежнее: ее невозможно потерять или испортить.
- Проверить свои данные можно в любой момент через портал «Госуслуги» или в клиентской службе СФР.
- Если у вас осталась бумажная трудовая с записью о переходе на ЭТК, храните ее как исторический документ, подтверждающий стаж до момента перехода, но не носите с собой при каждом трудоустройстве, если не требуется подтверждение стажа до 2020 года в редких случаях.
2026 год стал годом, когда электронная трудовая книжка окончательно вытеснила бумажную из повседневного оборота для новых поколений работников и тех, кто доверился цифровизации. Хотя бумажный носитель формально не уничтожен и сохраняется для определенной категории граждан, де-факто стандартом стала именно электронная форма. Работодатели полностью перешли на электронный документооборот в части учета стажа, что упростило процедуры приема и увольнения, сделав их прозрачными и быстрыми.
Помните: отсутствие бумажной книжки у нового сотрудника в 2026 году, это не ошибка, а норма закона.