С переходом на цифровой формат кадрового учета в России появилась электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Это не просто файл, а запись в единой базе данных, которая содержит всю историю профессионального пути гражданина: даты приема на работу, переводы, увольнения и другие сведения о стаже․
Вопрос доступа к этим данным является одним из самых важных, так как информация о стаже напрямую влияет на назначение пенсий, получение пособий и прохождение профессиональной аккредитации․
Кто является держателем данных?
Важно понимать, что ЭТК не хранится на компьютере работодателя или в телефоне работника․ Держателем единой базы данных является Социальный фонд России (СФР) (ранее — ПФР)․ Именно эта организация обеспечивает сохранность сведений и предоставляет доступ к ним уполномоченным лицам․
Кто имеет доступ к сведениям ЭТК?
Сам работник
Сотрудник имеет полный доступ к информации о своем трудовом стаже․ Получить эти сведения можно несколькими способами:
- Портал Госуслуг: Самый быстрый способ․ В личном кабинете (при наличии подтвержденной учетной записи ЕСИА) можно заказать выписку из ЭТК․
- Личный кабинет на сайте Социального фонда России (СФР): Прямой доступ к данным через государственную информационную систему․
- МФЦ: Можно обратиться в многофункциональный центр для получения бумажной распечатки сведений․
- Отделение СФР: Личный визит в фонд для получения официальной выписки․
Работодатель
Работодатель не имеет прямого постоянного доступа к электронной базе СФР в режиме «просмотра»․ Однако он взаимодействует с ЭТК следующим образом:
- Передача данных: Работодатель обязан подавать сведения о приеме, переводе и увольнении сотрудника в СФР․
- Запрос сведений: При приеме нового сотрудника работодатель может запросить выписку из ЭТК, чтобы проверить стаж кандидата․ Однако делает это либо через запрос в СФР, либо просит самого работника предоставить выписку из Госуслуг․
Государственные органы
Органы государственного контроля, надзора и пенсионного обеспечения имеют доступ к базе данных для выполнения своих функций (например, для расчета страховой пенсии или проверки законности трудоустройства)․
Важные нюансы доступа
Что будет, если работник не подал заявление о переходе на ЭТК?
Если сотрудник продолжает вести бумажную трудовую книжку и не подавал заявление о переходе на электронный формат, ситуация выглядит так:
СФР всё равно ведет записи в ЭТК (так как работодатели подают отчетность в электронном виде), но эти записи предназначены исключительно для внутренней работы фонда․ В этом случае доступа к ЭТК нет ни у кого, включая самого работника, а основным документом, подтверждающим стаж, остается бумажная книжка․
Преимущества электронного доступа
Переход на ЭТК дает ряд неоспоримых преимуществ:
- Безопасность: Документ невозможно потерять, испортить или украсть․
- Скорость: Новый работодатель может быстро подтвердить стаж сотрудника без необходимости ждать физического перемещения бумажной книжки․
- Прозрачность: Работник в любой момент может проверить, подал ли работодатель сведения о его приеме на работу или переводе․
Таким образом, основным распорядителем данных является Социальный фонд России․ Работник имеет неограниченный доступ к своим данным через цифровые сервисы (Госуслуги, сайт СФР) или центры обслуживания (МФЦ), а работодатель взаимодействует с системой путем передачи данных и получения подтвержденных выписок․