Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России несколько лет назад и стала новым стандартом учета стажа. Сегодня можно с уверенностью сказать: трудовая книжка оформляется только в электронном виде для определенной категории граждан. В этой статье мы подробно разберем, кого именно касается это правило, как происходит переход и как работать с новыми реалиями.
Кому оформляется трудовая книжка только в электронном виде?
Главное изменение, которое вступило в силу несколько лет назад и остается актуальным на 2026 год, касается новых сотрудников. Для тех, кто впервые вступает в трудовые отношения (устраивается на свою первую официальную работу) после 31 декабря 2020 года, бумажная трудовая книжка не заводится;
С 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности таких работников формируются и ведутся исключительно в электронном виде. Новые сотрудники, которые впервые поступают на работу в 2025 году и позднее, не могут выбирать между бумажными и электронными трудовыми книжками — для них цифровой формат является единственно возможным и обязательным.
Что такое электронная трудовая книжка?
Важно понимать юридическую терминологию: на законодательном уровне термина «электронная трудовая книжка» официально не существует. Под ЭТК понимают сформированную в системе Пенсионного фонда (ныне СФР) выписку с данными о трудовой деятельности работника. В этой выписке кратко перечисляются:
- Места трудоустройства;
- Соответствующие им периоды работы;
- Должности и переводы.
Цифровой стаж не может обнулить реальные годы работы, а главным доказательством трудового опыта для тех, кто сохранил бумажный вариант, по-прежнему остается классическая трудовая книжка.
Переход на ЭТК для действующих работников
Если вы начали свою трудовую деятельность до 2021 года, у вас есть право выбора. Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки.
Однако, если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК, процедура выглядит так:
- Работник пишет заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
- Работодатель вносит в бумажную трудовую итоговую запись о том, что работник подал заявление.
- Бумажная трудовая выдается работнику на руки. С этого момента работник хранит её самостоятельно.
- Все следующие записи о стаже ведутся работодателем только в электронном виде.
Важно: когда будете выдавать бумажную книжку, напомните работнику, что её лучше не терять, так как она остается подтверждением стажа, накопленного до перехода на ЭТК.
Как работодателю оформить нового сотрудника с ЭТК?
При приеме на работу кандидата, который ведет только электронную трудовую книжку, кадровику или работодателю необходимо предпринять следующие шаги:
- Запросить подтверждающие документы. Попросите у сотрудника справку СТД-Р от предыдущего работодателя. Если сотрудник не имеет справки на руках, он может получить выписку из электронной трудовой книжки самостоятельно, например, через портал Госуслуг.
- Не отражать в журнале учета. Если сотрудник устраивается на работу с электронной трудовой книжкой, информацию об этом не нужно отражать в журнале по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них.
- Подавать сведения в учетные органы. Работодатель обязан регулярно подавать сведения о трудовой деятельности сотрудника в электронном виде.
Как работнику посмотреть свою ЭТК?
Поскольку на руки работнику не выдается физический документ с синей обложкой, доступ к своим данным он может получить дистанционно. Посмотреть электронную трудовую книжку можно следующими способами:
- Через портал Госуслуг (в личном кабинете);
- Лично в клиентской службе СФР (социального фонда России);
- У текущего работодателя, запросив выписку СТД-Р;
- В отделении МФЦ.
Что ждет трудовые книжки в будущем?
Государство продолжает развивать систему электронного документооборота. Уже сейчас Минтруд создает специальные порталы, где можно будет дистанционно заключать трудовые договоры. Кроме того, Министерство труда и социальной защиты РФ планирует изменить правила ведения трудовых книжек, чтобы исключить из них избыточные требования и устаревшие сведения.
Таким образом, полный отказ от бумажных бланков для новых кадров — это свершившийся факт. Работодателям необходимо строго следить за тем, чтобы лица, впервые поступающие на работу, оформлялись только в электронном виде, а работникам стоит привыкать к цифровому формату и беречь выданные на руки бумажные оригиналы как архив своих прошлых достижений.