Трудовая книжка (в т.ч. в форме электронной) — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости гражданина. Вопрос о том, кто и когда должен её выдать, является критически важным при увольнении, устройстве на новую работу или в случае утери. С 1 января 2026 года в России вступает в силу полный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), что меняет, но не отменяет, обязанности работодателя.

Ключевые изменения с 2026 года: конец переходного периода

Как сообщает актуальная информация, с 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает:

• Все работодатели (организации и ИП) обязаны вести сведения о трудовой деятельности своих сотрудников исключительно в электронном виде в реестре сведений о трудовой деятельности (РСТД), который ведёт Пенсионный фонд России (ПФР).
• Выдача бумажного бланка трудовой книжки (ТК) прекращается. Работник получает не физический документ, а электронную трудовую книжку (ЭТК).
• При увольнении работодатель обязан направить сведения об увольнении и трудовом стаже в РСТД. Доступ к своей ЭТК работник получает через личный кабинет на портале Госуслуг (привязанный к СНИЛС) или через мобильное приложение «Работа в России».

Важно! Даже после 2026 года работник вправе потребовать от работодателя выписку из своей ЭТК на бумажном носителе (по установленной форме). Работодатель обязан её предоставить бесплатно.

Кто непосредственно отвечает за выдачу?

Ответственность за корректное и своевременное оформление и передачу сведений о трудовой деятельности лежит на работодателе (юридическом лице или индивидуальном предпринимателе). Конкретные действия выполняют уполномоченные лица:

При увольнении (основной случай)

Обязанность по «выдаче» трудовой книжки (сейчас — по направлению сведений в РСТД и предоставлению выписки) лежит на кадровом специалисте (HR-менеджере) или бухгалтере организации, в которой работник состоял в последний раз.

• Срок: В день увольнения (после подписания приказа и трудовой книжки, если она бумажная) или в тот же день, когда направляются электронные сведения в ПФР.
• Что выдаётся:
  • До 2026 года: бумажная трудовая книжка с внесённой записью об увольнении.
  • С 2026 года: не выдается физический документ, но работодатель обязан:
    1. Направить сведения об увольнении в РСТД (ПФР).
    2. По письменному заявлению работника — выдать на бумаге выписку из ЭТК (форма Т-2 или аналогичная).

При первём трудоустройстве

Если у гражданина ранее не было трудовой книжки (например, первый выход на работу после окончания вуза), он должен получить её у первого работодателя.

• До 2026 года: Работодатель обязан в день приёма на работу оформить новую бумажную трудовую книжку и вручить её работнику.
• С 2026 года: Первый работодатель создаёт запись о приёме на работу в РСТД. Работник получает доступ к своей формирующейся ЭТК через Госуслуги. Бумажный бланк не выдается.

При утере или порче трудовой книжки

В случае утери или порчи бумажной трудовой книжки (актуально для документов, выданных до 2026 года) работодатель, в котором работник состоял последним, обязан:

1. По заявлению работника выдать дубликат трудовой книжки.
2. Для этого необходимо восстановить все записи из предыдущих мест работы. Работодатель может запросить сведения у предыдущих работодателей или в ПФР.
3. Срок оформления дубликата — не регламентирован строго, но должен быть разумным (обычно 5-10 рабочих дней).

С 2026 года вопрос утери бумажного документа отпадает, так как ЭТК хранится в реестре ПФР. Доступ к ней всегда можно восстановить через Госуслуги по СНИЛС.

Что делать, если работодатель задерживает или отказывает в выдаче?

Как отмечает адвокат Анна Переплавченко, задержка выдачи трудовой книжки (или ненаправление сведений в РСТД) является грубым нарушением трудового законодательства (ст. 91, 192 ТК РФ). Работник в этой ситуации защищён законом.

Алгоритм действий:

1. Письменное заявление. Направить работодателю письменное заявление с требованием выдать трудовую книжку (или выписку из ЭТК) и направить сведения в ПФР. Заявление лучше передать под расписку или направить заказным письмом с уведомлением.
2. Обращение в Государственную инспекцию труда (ГИТ). Если ответа нет или он отрицательный, подайте жалобу в ГИТ. Инспекция проверит работодателя и выдаст предписание об устранении нарушений.
3. Обращение в Пенсионный фонд (ПФР). Можно написать заявление в ПФР с просьбой проверить, направлены ли о вас сведения работодателем в РСТД.
4. Судебное разбирательство. Если нарушение привело к потере заработка (например, не смогли устроиться на новую работу из-за отсутствия документов), можно подать иск в суд о взыскании компенсации за вынужденный прогул (ст. 234 ТК РФ) и морального вреда.

Штрафы для работодателя: За невыдачу трудовой книжки или задержку её выдачи (или сведений в ЭТК) на работодателя налагается административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ: для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб., для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Практические советы работнику

• Контролируйте свой личный кабинет на Госуслугах. После 2026 года это основной способ проверки актуальности вашей ЭТК. Регулярно просматривайте записи.
• Требуйте выписку при увольнении. Даже если вы планируете пользоваться ЭТК, на руки возьмите бумажную выписку с подписью и печатью работодателя. Это ваш аргумент при спорах.
• Сохраняйте все документы об увольнении. Приказ об увольнении, табель, заявление — всё может понадобиться для восстановления записей.
• Не подписывайте «чистые» трудовые книжки. Все записи должны быть внесены до вашей подписи.

Краткий итог в виде таблицы

Ответственность за выдачу сведений о трудовой деятельности лежит исключительно на работодателе. С 2026 года эта «выдача» трансформировалась в обязанность по оперативному направлению данных в единый государственный реестр (РСТД) и предоставлению работнику выписки по его требованию. Знание своих прав и активный контроль через личный кабинет на Госуслугах — главная защита работника в новой цифровой реальности. При любых нарушениях со стороны работодателя необходимо действовать настойчиво, используя механизмы Госинспекции труда и суда.