Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой формат учета стажа и трудовой деятельности работника. В ней хранится вся история карьерного пути человека: где, когда и кем он работал. Переход на цифровой формат стал важным шагом в модернизации кадрового документооборота, однако у многих граждан до сих пор возникают вопросы о том, кто именно создает, выдает и ведет этот документ. В этой статье мы подробно разберем, кто несет ответственность за электронную трудовую книжку и как ее получить.
Кто является держателем базы ЭТК?
Важно понимать ключевую вещь: электронная трудовая книжка не выдается в виде физического документа или отдельного файла, который можно было бы «подержать в руках» (в отличие от бумажной). Это цифровая база данных. Официальным держателем этой базы является Социальный фонд России (СФР). Именно туда стекается вся информация о трудовой деятельности граждан от работодателей.
Кто заводит электронную трудовую книжку?
Процесс заведения ЭТК зависит от того, когда человек впервые устроился на работу:
- Для тех, кто впервые трудоустроился в 2021 году и позже: Электронная трудовая книжка оформляется им автоматически. Выбрать бумажный формат таким сотрудникам нельзя — по закону они получают исключительно ЭТК. При этом, даже если вы устраиваетесь в несколько мест одновременно, ЭТК все равно будет одна, объединяющая все места работы.
- Для тех, кто начал карьеру до 2021 года: До 2021 года все работники должны были сделать выбор: остаться на бумажной форме, перейти на электронную или вести обе одновременно. Каждый сотрудник подтверждал свое решение заявлением.
Кто выдает данные из электронной трудовой книжки?
Поскольку ЭТК существует в цифровом пространстве, вопрос стоит не о том, «кто выдает книжку», а о том, кто предоставляет из нее выписку. Получить сведения о своем стаже можно несколькими способами:
Работодатель
Работодатель не только передает данные о вашей работе в СФР (посредством отчета по форме ЕФС-1), но и может выдать вам выписку из электронной трудовой. Для работодателя ЭТК — это регулярный отчет в фонд, а для сотрудника — справка о стаже.
- Выписка выдается по форме СТД-Р.
- Работодатель обязан выдать ее при увольнении или по письменному заявлению работника в течение 3 рабочих дней.
Кроме того, именно работодатель выдает бумажную трудовую книжку на руки, если работник выбрал электронный формат ведения. При этом в бумажной книжке делается отметка о том, что сотрудник перешел на ЭТК, и с этого момента работодатель освобождается от ответственности за ее хранение.
Социальный фонд России (СФР)
Как держатель базы, СФР напрямую выдает выписки из электронной трудовой книжки.
- Выписка выдается по форме СТД-СФР.
- Получить ее можно при личном обращении в территориальное отделение фонда.
Портал Госуслуг
Это самый быстрый и удобный способ. Если вы зарегистрированы на Госуслугах, вы можете в любой момент заказать и скачать выписку из ЭТК в электронном виде. Документ будет подписан усиленной квалифицированной электронной подписью СФР и имеет юридическую силу.
МФЦ (Многофункциональные центры)
Обратиться за выпиской можно и в центры «Мои документы». Однако стоит учитывать важный нюанс: в МФЦ выписку выдают только в бумажном формате, тогда как на Госуслугах, у работодателя и в СФР можно получить данные еще и в виде электронного документа.
Что спрашивать у кандидата при приеме на работу?
В 2026 году нет ни одного официально работающего гражданина, на которого не была бы заведена электронная трудовая книжка. При приеме на работу работодатель имеет право запросить:
- Выписку из электронной трудовой книжки (через Госуслуги, СТД-Р или СТД-СФР);
- Бумажную трудовую книжку (если она не была сдана на руки при переходе на ЭТК);
- Оба документа одновременно.
Исключение составляют только те, кто впервые устраивается на работу после 1 января 2021 года — им предоставлять нечего, так как их стаж начнется с первого дня работы у нового работодателя, который сам передаст данные в СФР.
Подводим итоги
Электронная трудовая книжка — это централизованный цифровой ресурс. Ее не выдает какой-то конкретный человек в конверте. Заведение ЭТК происходит автоматически для всех новых сотрудников, а данные в нее вносит работодатель, направляя отчеты в Социальный фонд России. Если вам нужно подтвердить свой стаж, вы всегда можете получить официальную выписку у своего текущего работодателя, в отделении СФР, через портал Госуслуг или в МФЦ.