С 1 января 2020 года в Российской Федерации действует система электронных трудовых книжек. Она заменила (или дополнила) традиционный бумажный документ и обеспечивает работникам постоянный доступ к сведениям о своей трудовой деятельности. Ниже подробно рассмотрим, кто и где ведёт ЭТК, как получить доступ к ней и какие органы отвечают за её хранение и обновление.
Кто является оператором электронной трудовой книжки
Основным оператором, который хранит и формирует данные ЭТК, является Социальный фонд России (СФР). В его информационной базе сосредоточены сведения о трудовой деятельности всех застрахованных лиц, получаемых от работодателей в рамках отчётности по форме СЗВ‑ТД (с 2023 года – форма ЕФС‑1).
- СФР получает данные от каждого работодателя ежемесячно.
- На основе этих данных формируется индивидуальная электронная трудовая книжка работника.
- Сведения в базе СФР являются официальными и могут использоваться для подтверждения трудового стажа, назначения пенсии и других социальных выплат.
Где именно хранятся данные ЭТК
Информация о трудовой деятельности находится в централизованной информационной базе СФР. Эта база не имеет физического носителя в виде отдельной книги у каждого работника; она существует в электронном виде на серверах фонда и доступна через защищённые онлайн‑сервисы.
Важно понимать, что:
- Работодатель не хранит полную копию ЭТК у себя; он лишь передаёт сведения в СФР.
- Работник может получить выписку из своей ЭТК только через официальные каналы СФР или портал государственных услуг.
- Если работник не подал заявление о переходе на электронный формат, СФР всё равно ведёт его запись, но доступ к ней ограничен (используется только для внутренней работы фонда).
Как работник может посмотреть свою электронную трудовую книжку
Доступ к ЭТК предоставляется бесплатно и в режиме онлайн. Основные способы:
- Через портал Госуслуг:
- Войти в личный кабинет (ЕСИА).
- Перейти в раздел «Справки и выписки» → «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Получить документ в формате PDF или распечатать его.
- Через личный кабинет на сайте СФР:
- Зарегистрироваться на fr.gov.ru (или использовать существующий аккаунт Госуслуг).
- Выбрать услугу «Получение выписки из ЭТК».
- Скачать выписку.
- В МФЦ или территориальном органе СФР:
- Обратиться с паспортом и СНИЛС.
- Получить бумажную выписку или электронный вариант на носителе.
Как работодатель ведёт электронную трудовую книжку
Обязанности работодателя регламентированы Трудовым кодексом РФ и нормативными актами СФР:
- Ежемесячно формировать и направлять отчёт по форме СЗВ‑ТД (с 2023 года – ЕФС‑1) в СФР.
- В отчёте указывать все изменения в трудовой деятельности сотрудника: приём, перевод, увольнение, изменения должности, периоды отпусков и больничных.
- Обеспечить своевременность и достоверность передаваемых данных.
- Информировать сотрудников о праве выбрать формат трудовой книжки (бумажную, электронную или оба варианта).
Даже если работник предпочитает бумажную книжку, работодатель всё равно обязан передавать сведения в СФР, и фонд ведёт параллельную электронную версию.
Правовые основания и сроки
Основные нормативные акты, регулирующие ведение ЭТК:
- Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» (в части учёта страхового стажа).
- Трудовой кодекс РФ, ст. 66 (оформление и ведение трудовой книжки).
- Приказ Минтруда России от № 582н «Об утверждении формы отчёта СЗВ‑ТД».
- Постановление Правительства РФ от № 1756 «О введении электронных трудовых книжек».
С 1 января 2020 года все работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки для своих сотрудников. С 2023 года отчётность перешла на форму ЕФС‑1, но суть осталась прежней – передача данных в СФР.
Преимущества электронной трудовой книжки
- Постоянный доступ к данным из любой точки с интернет‑подключением.
- Снижение риска утраты или повреждения документа.
- Упрощение процесса подтверждения стажа при приёме на работу, оформлении пенсии и получении социальных выплат.
- Сокращение бумажного документооборота и связанных с ним расходов.
Электронная трудовая книжка ведётся и хранится в информационной базе Социального фонда России. Работодатели передают сведения о трудовой деятельности сотрудников через ежемесячные отчёты (СЗВ‑ТД/ЕФС‑1), а работники могут получить выписку из своей ЭТК онлайн через портал Госуслуг или личный кабинет СФР, а также в МФЦ и территориальных органах фонда. Эта система обеспечивает прозрачность, надёжность и удобство учёта трудового стажа для всех участников трудовых отношений.