В 2026 году вопрос ведения электронных трудовых книжек (ЭТК) остается одним из самых актуальных в сфере трудового права. С момента старта реформы прошло уже несколько лет‚ но у многих сотрудников и работодателей до сих пор возникают сомнения: насколько добровольным является этот переход и есть ли у работодателя право единолично принять решение о переводе данных в цифровой формат?
Краткий ответ: Нет‚ работодатель не может перевести уже работающего сотрудника на электронную трудовую книжку без его письменного согласия. Переход на новый формат для тех‚ кто уже имел бумажную трудовую книжку до 2020 года‚ является исключительно добровольным.
Правовые основы: Добровольность перехода
Согласно действующему трудовому законодательству Российской Федерации‚ переход на электронную трудовую книжку для работников‚ которые вели бумажный вариант до 1 января 2020 года‚ носит добровольный характер. Это означает‚ что решение о том‚ продолжать ли вести бумажную книжку параллельно с электронной или полностью перейти на цифровой формат‚ принимает сам сотрудник.
Ключевые принципы‚ установленные законом:
- Согласие обязательно: Перевести работника на электронную трудовую книжку (без дальнейшего оформления бумажного варианта) можно только с его письменного согласия.
- Право выбора: Сотрудник вправе сам решить‚ переходить на новый формат или нет. Без согласия работника его бумажная трудовая книжка не переводится в электронный формат в части отказа от бумажного носителя.
- Сохранение бумажной версии: Если работник не подал заявления о переходе на ЭТК‚ работодатель обязан продолжать вести его трудовую книжку в бумажном виде наравне с подачей сведений в Социальный фонд России (СФР).
Что говорит закон о принудительном переводе?
Попытка работодателя принудительно перевести сотрудника на электронную трудовую книжку или отказаться от ведения бумажного варианта без заявления работника считается нарушением. В предоставленных данных: «Без наличия письменного заявления… действия работодателя могут быть признаны неправомерными».
Даже если работодатель уведомлял персонал о возможности перехода в 2020 году‚ это не дает ему права автоматически закрывать бумажные книжки тем‚ кто не проявил активности. Молчание работника расценивается как согласие на сохранение бумажной трудовой книжки.
Исключение: Когда согласие не требуется?
Существует одна важная категория работников‚ для которых вопрос выбора бумажной или электронной книжки не стоит, это те‚ кто впервые устраивается на работу.
Начиная с 1 января 2021 года‚ для граждан‚ которые впервые поступают на работу‚ бумажные трудовые книжки не оформляются. Им автоматически заводится только электронная трудовая книжка. В этом случае работодатель действует на основании закона‚ и отдельное заявление о выборе формата от такого сотрудника не требуется‚ так как альтернативы (бумажной книжки) у него быть не может по определению;
Процедура перехода: Как это должно происходить?
Для сотрудников‚ которые уже имеют стаж и бумажную трудовую книжку‚ процедура перехода выглядит следующим образом:
- Инициатива работника: Сотрудник должен принять решение о переходе на ЭТК.
- Подача заявления: Работник пишет письменное заявление работодателю с просьбой прекратить ведение бумажной трудовой книжки и предоставлять сведения о трудовой деятельности только в электронном виде.
- Действия работодателя: Получив заявление‚ работодатель вносит соответствующие изменения в порядок учета и продолжает передавать данные в СФР‚ но больше не делает записей в бумажный документ (за исключением случаев‚ когда работник позже решит вернуть бумажную версию‚ что возможно только при наличии бумажной книжки на руках до момента её закрытия).
Важно отметить‚ что работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России (СФР) независимо от того‚ выбрал работник электронную книжку или оставил бумажную. Разница лишь в том‚ ведется ли параллельно бумажный документ.
Последствия нарушений для работодателя
Если работодатель игнорирует волю сотрудника и прекращает заполнение бумажной трудовой книжки без заявления работника‚ это влечет за собой риски:
- Действия работодателя могут быть признаны неправомерными при проверке трудовой инспекцией.
- Возможны штрафы за нарушение трудового законодательства.
- Сотрудник вправе потребовать восстановления записей в бумажной книжке и компенсации морального вреда.
Ситуация в 2026 году
На текущий момент (май 2026 года) переходный период по внедрению электронных трудовых книжек завершен. Это означает‚ что механизм работы ЭТК отлажен‚ а бумажные книжки сохраняются только у тех‚ кто успел их завести до 2021 года и не отказался от них добровольно.
Как подчеркивают эксперты и государственные органы (включая Департамент труда Москвы и КонсультантПлюс): «Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека».
Резюме для работников и работодателей
Работникам следует знать:
Вы сами вправе решить‚ переходить на новый формат или нет. Если вы хотите сохранить бумажную трудовую книжку‚ вам не нужно писать никаких заявлений об отказе от ЭТК. Достаточно просто не подавать заявление о переходе. Работодатель обязан продолжать ее вести.
Работодателям следует помнить:
Наилучший вариант — попросить оформить переход на электронную трудовую книжку по заявлению‚ убедившись‚ что решение работника добровольно. Принудительный перевод недопустим. Для новых сотрудников (с 2021 года) ЭТК оформляется автоматически без дополнительных согласований‚ так как бумажный вариант для них не предусмотрен.
Соблюдение этих правил гарантирует законность кадрового документооборота и защищает права обеих сторон трудовых отношений.