С 2020 года в Российской Федерации активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Пенсионный фонд РФ (ПФР) стал центральным хранилищем сведений о трудовой деятельности граждан. В данной статье подробно рассмотрены нормативные основы, этапы перехода, формы отчётности, порядок подачи сведений в ПФР и способы получения выписок из ЭТК.
Нормативная база
- Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» – регулирует ведение учёта страховых взносов и сведений о трудовой деятельности.
- Приказ Минтруда России от № 722н – утверждает форму справки о трудовой деятельности (СТД‑ПФ) и порядок её выдачи.
- Постановление Правительства РФ № 1442 от – устанавливает сроки перехода на электронный формат трудовых книжек.
- Информационное письмо ПФР от – разъясняет порядок подачи сведений по форме СЗВ‑ТД.
Все нормативные акты доступны на официальном сайте ПФР и Министерства труда и социальной защиты РФ.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
ЭТК – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, в котором хранятся:
- данные о приёме на работу, переводах, увольнениях;
- сведения о периодах работы, должностях, профессиях;
- информация о наградах, поощрениях и дисциплинарных взысканиях;
- стаж, необходимый для назначения пенсии и других социальных выплат.
Все сведения формируются работодателем в электронном виде и передаются для хранения в ПФР. Доступ к ЭТК возможен через:
- Личный кабинет на портале Госуслуги (только электронный вид);
- Многофункциональные центры (МФЦ) – выдача бумажной выписки;
- Клиентскую службу территориального органа ПФР.
Этапы перехода на ЭТК
- До – работодатели должны были получить от сотрудников письменное заявление о выборе формата ведения трудовой книжки (бумажный или электронный).
- С – для граждан, впервые поступающих на работу, ведение трудовой книжки осуществляется исключительно в электронном виде.
- С – вступили в силу требования о передаче сведений о приёме, переводе и увольнении в ПФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
Таким образом, к концу 2026 года подавляющее большинство трудовых книжек уже находится в электронном формате, а бумажные экземпляры сохраняются только по заявлению сотрудников, сделанному до конца 2020 года;
Отчётность в ПФР: форма СЗВ‑ТД
Согласно пункту 2.1 Приказа Минтруда № 722н, работодатель обязан представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности работников по форме СЗВ‑ТД. Основные положения:
- Когда подавать: не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме, переводе или увольнении.
- Как подавать: через Личный кабинет страхователя на сайте ПФР, посредством специализированного оператора связи (ЭДО) или лично в клиентской службе территориального органа ПФР.
- Что указывается:
- ФИО сотрудника, СНИЛС;
- дата и основание приёма/увольнения/перевода;
- наименование организации, её ИНН и КПП;
- должность, подразделение, трудовая функция;
- период работы (с по).
Пример заполнения формы СЗВ‑ТД можно скачать в разделе «Формы и шаблоны» на официальном сайте ПФР.
Получение выписки из электронной трудовой книжки
Сотрудник может получить выписку из ЭТК следующими способами:
- Через портал Госуслуги – после авторизации выбрать раздел «Трудовая деятельность» → «Запросить выписку из ЭТК». Выписка формируется мгновенно и доступна для скачивания в PDF;
- В МФЦ – подать заявление на получение бумажной выписки (требуется паспорт и СНИЛС). Срок выдачи – до 5 рабочих дней.
- В клиентской службе ПФР – личное обращение с паспортом и СНИЛС; выписка выдаётся в день обращения при наличии всех данных в системе.
Выписка содержит все записи о трудовой деятельности, завершённые электронной подписью ПФР, и имеет юридическую силу, равную бумажной трудовой книжке.
Ответственность за нарушение порядка ведения трудовой книжки
Нарушение сроков подачи сведений в ПФР или непредоставление формы СЗВ‑ТД влечёт административную ответственность:
- Статья 15.25 КоАП РФ – штраф для должностных лиц от 5 000 до 10 000 руб.; для организаций – от 50 000 до 100 000 руб.
- Повторное нарушение в течение года увеличивает штраф в два раза.
- При умышленном сокрытии данных возможна дисквалификация должностного лица на срок от 6 месяцев до 1 года.
Поэтому важно своевременно оформлять приказы о кадровых изменениях и передавать сведения в ПФР в установленные сроки.
Практические рекомендации для работодателей
- Внутренний регламент – разработать и утвердить порядок ведения трудовых книжек (бумажных и электронных), включая ответственных сотрудников и сроки подачи СЗВ‑ТД.
- Обучение кадровой службы – провести тренинги по работе с Личным кабинетом ПФР и использованию ЭДО для передачи форм.
- Контроль сроков – настроить автоматические напоминания в системе 1С:ЗУП или другом HR‑софте о необходимости отправки сведений не позднее следующего рабочего дня.
- Архивирование – сохранять электронные копии всех приказов и форм СЗВ‑ТД не менее 50 лет, как требует законодательство о хранении кадровых документов.
- Информирование сотрудников – при приёме на работу разъяснять право выбора формата трудовой книжки и порядок получения выписки из ЭТК.
Ведение трудовых книжек в ПФР сегодня – это преимущественно электронный процесс, который упрощает взаимодействие работодателей, сотрудников и пенсионного фонда. Соблюдение установленных сроков подачи формы СЗВ‑ТД, использование доступных сервисов (Госуслуги, Личный кабинет ПФР, ЭДО) и правильное информирование персонала позволяют избежать штрафов и обеспечить прозрачность трудовой истории каждого гражданина.
Если у вас остались вопросы по конкретным ситуациям (например, восстановление утерянных данных, перевод с бумажного на электронный формат или порядок подачи СЗВ‑ТД при совместительстве), рекомендуем обратиться в территориальный орган ПФР или воспользоваться онлайн‑консультацией на портале Госуслуги.